1. Mielestäsi käytävät
Jopa maailmassa, jossa voimme kiirehtiä tekemään asioita mahdollisimman nopeasti, jotta voisimme siirtyä seuraavaan tehtävään, käytä aikaa käyttääksesi hyviä käytäntöjä sähköpostissasi.
Älä anna laiminlyödä sanoa "kiitos" ja "kiitos".
Kun käsittelet ihmisiä, joita et tunne hyvin tai lainkaan tai joiden kanssa sinulla on vain muodollinen suhde, osoita heille heidän nimensä ja sukunimensä, elleivät he ole pyytäneet sinua tekemään muuten. Esimerkiksi sanoa "Hyvä Mr White" tai "Hyvä Rouva Gray". Jos vastaat sähköpostiviestiin ja lähettäjän alkuperäinen sanoma on allekirjoittanut sen vain etunimelläsi, voit turvallisesti olettaa, että on hyvä käsitellä niitä samalla tavalla.
2. Katso äänesi
Ääni on, miten kirjoittaja voi ilmaista asenneasi sähköpostiviestissä. Se vaikuttaa siihen, miten se vastaanotetaan. Haluat yleensä tavata vastaanottajan kunnioittavasti, ystävällisesti ja lähestyttävänä. Et halua kuulostaa kovalta tai vaativalta. Jatka viestiäsi useita kertoja ennen lähettämistä.
Kun kirjoitat jollekulle, jonka kanssa olet ilmoittanut aiemmin, aloita sanomalla jotain ystävällistä, kuten "Toivottavasti olet hyvin". Vaikka emojis voi auttaa sinua lähettämään äänen helpommin, pidättäytyä käyttämästä niitä ammattimaisessa sähköpostissa, ellei kirjoitat jollekin jolla on erittäin epävirallinen suhde.
Älä koskaan käytä niitä kirjoittaessa mahdolliselle työnantajalle.
Sitä pidetään aina huonoina sähköpostietiketinä, kun kirjoitat sähköpostin tai osan isoista kirjaimista. Se näyttää sinusta kuin huudat.
3. Ole valmis
Varattuilla ihmisillä ei ole aikaa eikä taipumusta viettää enempää kuin minuutti yksittäisen sähköpostiviestin lukemiseen.
Jos haluat sallia vastaanottajan lukea viestisi nopeasti ja vielä ymmärtää sitä, sinun on pidettävä se lyhyt.
Älä kuitenkaan jätä asiaankuuluvia yksityiskohtia. Varmista, että viestisi selkeästi välittää syyn kirjoittaa se ensin. Kukaan ei säästä aikaa, jos päädyt edestakaisin yritettäessä selittää pois jääneitä tietoja.
4. Älä käytä tekstiilejä lyhenteitä
Vaikka haluat säästää aikaa, älä käytä tekstiviestejä ammatillisessa sähköpostissa. Jos kirjoitat paljon, niin monet ihmiset, saatat olla tottunut käyttämään jonkinlaista pikakirjausta puhua ystävillesi. Voit esimerkiksi käyttää "u", "ur" ja "plz" "sinun", "sinun" ja "ota" sijaan. Näillä lyhenteillä ei ole sijaa liikekirjeessä, ellei vastaanottaja ole henkilö, jolle sinulla on satunnainen suhde.
5. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Käytä nykyiseen työpaikkaan liittyvää viestiä aina sähköpostiosoitteesi, jonka työnantaja on määrittänyt sinulle. Älä koskaan käytä sitä lähettämässä viestejä, jotka eivät liity työhösi, esimerkiksi jos etsit uutta. Käytä sen sijaan henkilökohtaista sähköpostitiliä.
Jos sinulla ei ole henkilökohtaista tiliä, esimerkiksi Internet-palveluntarjoajaasi, kun olet rekisteröitynyt palveluun, saat ilmaisen sähköpostitilin.
Käytä Gmailia tai muuta palvelua, jos haluat määrittää ammattilaisen kuultavan osoitteen. Älä käytä mitään hölmöä tai viittaavaa. Ensimmäinen etu- ja sukunimi tai täydellinen nimi ovat sopivia valintoja.
6. Älä unohda oikeinkirjoitusta ja kielioppia
On ehdottoman tärkeää, että olet ojentanut sähköpostisi huolellisesti. Älä koskaan unohda tätä kriittistä vaihetta, ei väliä kuinka kiireinen olet. Asioita, joihin haluat kiinnittää huomiota, ovat oikeinkirjoitus ja oikea kielioppi. Sen lisäksi, että kirjoitat oikein sanat oikein, haluat myös mainita ihmisten nimet oikein, mukaan lukien vastaanottajan nimi ja yrityksen nimi.
Ole varovainen siitä, että luottaa liian suuresti oikeinkirjoittajiin. He eivät saa huomauttaa väärin kirjoitettuja sanoja. Esimerkiksi oikeinkirjoittajat eivät merkitse sanaa "to" lauseen "Minulla on kysymyksiä sinulle", vaikka tässä yhteydessä sen pitäisi olla "kaksi". Kaksoismerkit oikeinkirjoituksia, joita et ole varma käyttämällä vapaata online-sanakirjaa kuten Merriam-Webster.