Taitojen kirjoittaminen - kommunikointi sanojen kanssa

Viestintä sanojen kanssa

Kaikista luokista, jotka otin college-ja jatko-oppilaitoksesta, kaksi, jotka ovat auttaneet minua eniten urani aikana, ovat olleet Englanti Composition ja Business English. Näissä luokissa olen oppinut tehokkaita kirjoitustaitoja, joita olen käyttänyt kaikissa tehtävissäni, joita minulla on koskaan ollut. Ei muuta työtä, mutta työni tällä sivustolla sisälsi kirjallisesti osana työnkuvausta . Tästä huolimatta minun oli pakko kirjoittaa jokaiseen työhön, ja se oli itsestään selvää, että voisin tehdä sen.

Näin on useimpien työpaikkojen kohdalla - onko sinun tehtävä kirjoittaa sisäisiä muistiinpanoja, vastata asiakkaisiin tai auttaa suunnittelemaan myyntimateriaaleja. Kirjoittama kaunis proosaa ja runoutta on lahjakkuus. Kirjoittaminen tehokkaasti on kuitenkin taito, joka voidaan oppia.

Järjestä kirjoituksesi

Olitko kirjoittamassa muistiota kollegallesi tai kertomuksestasi pomoasi, sinun pitäisi päättää, mitä tietoja haluat välittää. Näin voit tehdä tämän:

1. Kirjoita jokaiseen aiheeseen, jonka haluat keskustella muistioon tai raporttiin.
2. Laita ne järjestykseen - kaikkein vähiten tärkeälle.
3. Kirjoita lyhyt yhteenveto koko muistoksestasi - tämä on ensimmäinen kappaleesi.
4. Laajenna jokaista vaiheessa 1 lueteltua kohdetta.
5. Jos vastaanottajan on ryhdyttävä toimiin, ilmoittakaa se sulkeutuessasi.

Joitakin vinkkejä

Vältä selkeyttä. Sano voimakkaasti, mitä yrität kirjoittaa. Kuuntele kuinka sanat kuulostavat. Esimerkiksi lause: "Sain selville, että minun olisi tarkasteltava aiempia myyntilukuja saadaksemme aikaan suunnitelman, jonka avulla voimme arvioida jälleenmyyntitekniikkamme", voitaisiin yksinkertaisemmin sanoa, että "minun on otettava katsokaa aikaisempia myyntilukuja uudelleen arvioidaksemme myyntitekniikkamme. "

Kirjoita yleisösi.

Käytä yksinkertaista kieltä. Et halua, että lukija tarvitsee sanakirjan, jonka avulla ymmärrät, mitä yrität sanoa. Sinun ei pitäisi yrittää vaikutella lukijaasi valtavan sanastosi kanssa. Mahdollisuudet ovat, että turhaat lukijasi sen sijaan. Useimmat ihmiset pelaavat samanaikaisesti useita tehtäviä ja haluavat saada vain tarvittavia tietoja.

Sinä olet vastuussa tämän tapahtumisesta. Sen sijaan, että sanottiin: "Hänen ystävällinen luonne merkitsee hänelle ylivoimaisen ehdokkaan työhön", sanoa "Hänen ystävällisyytensä tekee hänestä ehdokkaan tehtävään."

Pysy kaukana jargonista, jonka lukija ei välttämättä ymmärrä. Jos työsi on hyvin teknistä, mutta henkilö, johon kirjoitat, ei ole hyvin perehtynyt tähän kenttään, pitää kiinni sanoista, joita henkilö ymmärtää. Jos esimerkiksi olet Web-sivuston suunnittelija, pätevyydestänne pätevyydellä oleva muistio ei ole järkevää: "Mitä haluaisit minun käyttää sivustosi BGCOLOR-muodossa: # ADD8E6 tai #FFFFFF?" Jokainen, jolla on asiantunteva verkkosivujen suunnittelu tietää, että tämä kysymys voidaan kääntää "Mitä haluat sivustosi taustaväreksi: Vaaleansininen tai valkoinen?" Älä kuitenkaan odota, että asiakkaasi tuntisi paremmin tämän teknisen kielenkäytön kuin hän olisi hänen keskustelunsa psykologisesta termistä, kuten trichotillomania.

Klisee päivässä pitää lukijan poissa - tai ainakin se ei saa hänestä muistaa mitä sanot. Haluat kirjasi olla ikimuistoinen. Koska me kuulemme klisejä usein, meistä tulee epämiellyttävää. Sanat eivät siis ole ainutlaatuisessa yhteydessä kirjallisuuttasi.

Sen sijaan, että sanoit "Älä laita huomenna, mitä voit tehdä tänään" muistion alaiselle, jonka yrität motivoida. Sano vain, "Pysähdy viivyttelemällä. Hanki nyt työ."

Käytä aktiivista ääntä mahdollisuuksien mukaan. Aktiivinen ääni tekee lauseesta vahvemman ja yleensä lyhyemmän. Yritetään näitä esimerkkejä. Passiivinen ääni: "Myynti kasvoi verkostoitumisen ansiosta." Aktiivinen ääni: "Oma verkostoituminen kasvatti myyntiä."

Älä ole tarpeettomia. Ei ole tarpeen sanoa "iltapäivällä kello 14" tai "odottava raskaana oleva nainen". Sanomalla "kaksitoista" tai "2 iltapäivällä" tai "odottava nainen" tai "raskaana oleva nainen" kaikki ilmaisevat, mitä haluat sanoa ja jotka ovat vähemmän sanallisia.

Tietenkin kiinnitä huomiota kielioppiin. Käytä Strunk ja Whitein tyylielementtejä, jotka ovat käytettävissä Webissä. Hyvän sanakirjan pitäisi olla lähellä, sekä sanastoa.

Sanasto antaa sinulle mahdollisuuden pitää kirjoituksesi tuoreena auttamalla sinua löytämään erilaisia ​​sanoja. Monet näistä resursseista ovat saatavilla verkossa.

Oikoluku on yksi tärkeimmistä asioista, joita voit tehdä. Koska olet luultavasti tekemässä suurimman osan kirjoitusasi tietokoneesta, sinulla on mahdollisuus käyttää automaattisia oikeinkirjoitus- ja kielioppaajia . Varo, vaikka tietyt sanat, joita käytetään väärässä kontekstissa, saattavat kadota tietokoneistetuilla oikeinkirjoittajilla. Esimerkiksi lause "Työntekijöille, jotka osallistuivat myös kokouksiin kaksi oppia gnu-ohjelmistosta", kulkisivat oikeinkirjoitustarkastuksen läpi ilman, että kirjoitusvirheitä havaittiin. Joko joku muu lainaa asiakirjan, jos mahdollista. Jos aika sallii, laita koostumuksesi pois ja oikaise se myöhemmin tai vielä paremmin seuraavana päivänä.