Vastaanottovirkailijoiden kyky keskittyä haastattelun aikana
Vastaanottovirkailijoilla on oltava vahvat organisaatio- ja viestintätaidot , mukaan lukien pehmeät taidot, kuten asiakaspalvelu, monitietoisuus ja kyky tehdä nopeita päätöksiä.
Koska vastaanottovirkailijoilla on yhä tiettyjä teknisiä taitoja, sillä työpaikoilla on jatkuvasti kasvavia teknisiä edistysaskelia. Sinun pitäisi olla kokemassa tietokonejärjestelmien ja toimistokoneiden, kuten tulostimien, kopiokoneiden, skannereiden ja faksilaitteiden (kyllä, vielä) käyttökokemusta tietokoneohjelmien, kuten MS Office -työkalujen ja alan erityisohjelmien, lisäksi.
Vastaanottovirkailijoiden haastatteluja
Tarkista luettelo vastaajista usein kysyttyihin kysymyksiin.
1. Mitä tiedät tästä yrityksestä ja palveluistamme?
Perehtyminen mahdolliseen työnantajaasi osoittaa kunnioitusta ja kiinnostusta omalta puolelta. Tee kotitehtäväsi ennen haastattelua.
2. Mikä motivoi sinua tekemään vastaanotto- ja hallinnollisia töitä?
Tämä on todennäköisesti kulttuurinen tai hahmokysymyskysymys. Tee vastauksestasi tiukka, mutta rehellinen.
3. Mitä teet pysymään nopeassa työympäristössä?
Haastattelijasi haluaa olla varma, että voit pysyä mukana. Se, miten teet sen, on todennäköisesti merkityksetön, mutta sinun pitäisi saada selkeä ja varma vastaus valmis.
4. Kuinka pidät vuorokautisen aikataulusi järjestyksessä?
Samalla tavoin, miten järjestät päiväsi, ei ole todellakaan kyse, sillä se on osoitus siitä, että olette hyvin järjestäytyneitä ja täyttäkää kaikki tehtävät pätevästi ja oikea-aikaisesti.
5. Mitä viestijärjestelmää ja kalenteriohjelmia käytät?
Haastattelija voi haluta tietää, oletko perehtynyt mahdolliseen työnantajasi järjestelmään, mutta kysymyksen kohta voi olla myös arvioida alan tietämystä. Jos olet perehtynyt useisiin eri ohjelmiin ja osaa älykkäästi selittää mieltymyksesi, näytät laajan asiantuntemuksen ja vahvan ymmärryksen kentästäsi. Saattaa myös kysyä muista vastaanottotyöntekijöiden teknisistä näkökohdista tai yleisestä tietokoneiden lukutaidosta.
6. Mikä rooli vastaanottovirkailija pelaa asiakkaan ensimmäisessä organisaatiomerkissä?
Haastattelijan täytyy olla varma siitä, että ymmärrät hakemasi paikan, mutta tämä kysymys voi olla myös kulttuurinen, koskettaa työnfilosofiaasi.
7. Kuinka lisäit lisäarvoa viimeiseen yritykseen?
Siirry eteenpäin ja puhukaa aineettomia etuja - jos kaikki sanovat, että kirjoittit koko toimistokehän, niin sano. Mutta jos mahdollista, tule myös numeroineen. Säästätkö työnantajan rahaa? Kasvata myyntiä? Jos on, kuinka paljon rahaa oli mukana?
8. Kerro minulle aika, joudut käsittelemään vihainen asiakas tai vieras, joko puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Miten käsittelet tilannetta?
Tämä on yksi monista kysymyksistä, joita saatat kysyä, miten voit käsitellä stressaavia ja vaikeita olosuhteita. Voisitte myös kysyä, miten vastasit rikolliseen tai epäeettiseen toimintaan. Ole rehellinen. Älä liioitele ja älä myös myy itsesi lyhyeksi.
9. Oletko valmis tekemään ylitöitä?
Jos et halua tehdä ylitöitä, niin sano. Jos olet valmis tekemään ylitöitä, mutta vain tietyissä rajoissa, niin sanokaa myös. Kyllä, on yrityksiä, joissa ylitöiden tekeminen ei maksa sinulle työtä, mutta sitouduttuasi et voi pitää tai uhrata hyvinvointia tai perheesi työtäsi ei ole hyväksyttävä vaihtoehto. Tarvitset työtä, joka vastaa saatavuutta.
10. Oletko työskennellyt vastaanottovirkailijana aiemmin?
11. Kuinka monta työntekijää työskenteli viimeisessä toimistossasi?
12. Kuinka moni ihminen keskimäärin käytti vuorovaikutusta päivittäin viimeisessä työpaikassasi?
13. Kuvaile aikaisempia tehtäviäsi hallinnollisena avustajana, sihteerinä tai vastaanottovirkailijana.
14. Oletteko käsitellä aikaisemmin arkaluonteisia tai luottamuksellisia tehtäviä? Olitko mukava käsitellä näitä tehtäviä?
15. Kuinka priorisoidaan puhelut, asiakkaat, toimitukset ja muut ongelmat, jotka on käsiteltävä välittömästi?
16. Kuinka pidät vuorokautisen aikataulusi järjestyksessä?
17. kerro minulle ajasta, jona teidän oli toimittava monessa tehtävässä.
18. Kuinka vahva tietokoneen taito on?
19. Millaisia maksuosuuksia olette tehneet tulojen lisäämisen, kustannusten pienentämisen ja säästetyn ajan mukaan?
20. Mikä on kirjoitustyön nopeus ja mikä on keskimääräinen virhetaso?
21. Kerro minulle asiakaspalvelukokemuksesta.
22. Minkä tyyppisen tietoturvaprotokollan olet seurannut viimeisellä työpaikalla?
23. Mikä oli toimitusten hyväksymismenettely? Henkilökohtaiset paketit?
24. Kerro minulle aika, jolloin teitä painostettiin jakamaan luottamuksellisia tai yksityisiä tietoja.
25. Kerro minulle aika, jonka olet mennyt edellisessä työssä.
Miten saada paras näyttö
Vastaanottovasta-asemaa voidaan pitää lähtötasona, mutta se voi myös olla ensimmäinen askel yrityksen tikapuita varten. Mahdollinen työnantaja vetää itsevarmaan ja itsevarmaan henkilöön. Usein olet ensimmäinen henkilö, jonka asiakkaat tai potilaat kokevat käydessään toimistossa ensimmäistä kertaa.
Varmista, että ensimmäinen vaikutelma on paras mahdollinen. Näin valmistaudut haastatteluun .
Yhdessä erottuva resume, ota aikaa pukeutua osa, kun haastattelussa. Jos saat työpaikan, olet etulinjassa ja on tärkeää näyttää työnantajalle ammatillinen kuva.
Jos et ole varma siitä, mitä haastattelussa on käytettävä, tutustu vinkkeihin siitä, miten pukeutua haastatteluun .
Jos sekä oma CV että ammatillinen pukukampanja ovat tulossa, ja olet valmis vastaamaan todennäköisiin kysymyksiin, onnistut saamaan tehtävän, johon haastattelet.