Miten projektilautakunnat ja ohjausryhmät tukevat projektia?
Aloitetaan sanomalla, että hankekonttori on tärkeä osa projektin organisaatiorakennetta. jos sinulla ei ole sellaista, sinun pitäisi puhua johtajan kanssa saada yksi asetettu.
Projektin johtokunnan puheenjohtajana toimii hankesuunnittelija ja siihen kuuluu tyypillisesti useita muita sidosryhmiä sekä projektipäällikkö .
Hallituksella on tavallisesti 3-5 henkilöä. Ne ovat kaikki keskeisiä hankkeen sidosryhmiä ja ihmisiä, joilla on kyky hankkia asiat projektille.
Alalinja: se on joukko ihmisiä, jotka kokoontuvat auttamaan projektin valvonnassa ja jatkamaan sitä eteenpäin oikeaan suuntaan.
Projektikeskukset perustetaan hankkeen elinkaaren alussa ja toimivat koko hankkeen ajan, kunnes se suljetaan. Katsotaanpa projektikeskuksen 4 avainroolia.
Hankehallitus tarjoaa hallintotavan
Ensinnäkin projektihallitus tarjoaa kriittistä hallintoa. Ne varmistavat, että toimintaperiaatteita noudatetaan yritysten tasolla ja portfolio- tai ohjelmatasolla. Ne tarjoavat valvonnan, mitä projektiryhmä tekee. He yhdessä projektipäällikön kanssa ovat vastuussa hankkeen onnistuneesta toimittamisesta ja tämä hallintoprojekti takaa, että projektiryhmä toimii eettisesti ja yrityksen hyväksyttävissä rajoissa.
He tekevät tämän kyseenalaistamalla projektipäällikköä ja antamalla apua ja tukea.
Projektialusta antaa suuntaa
Projektista tehdään usein päätöksiä, ja osa niistä jää projektin johtajan vastuulle. Kun projektipäällikkö ei pysty tekemään päätöstä, ja se on jotain, josta tulee keskustella enemmän sidosryhmien kanssa kuin pelkästään sponsori, se siirtyy projektilautakunnalle.
Heidän tehtävänsä on pitää projekti tietenkin tarjoamalla asianmukainen suunnan joukkueelle. Ne edistävät vision perustamista hankkeen alkuvaiheessa ja pitävät hankkeen jatkuvasti.
Hankehallitus tekee päätökset
Projektilautakunta on ensisijaisesti päätöksentekoelin. Niiden tehtävänä on tehdä päätöksiä, jotka pitävät hankkeen etenemässä eteenpäin poistamalla ongelmia ja auttamalla projektipäällikköä näkemään selkeä reitti onnistuneeseen loppuunsaattamiseen.
Projektipäällikkö antaa suosituksia projektilautakunnalle. Tämä voi sisältää suosituksia,
- Riskit, kuten lieventämissuunnitelmat mahdollisten haasteiden ratkaisemiseksi
- kysymykset
- Resurssiongelmia, kuten ei ole oikeita tiimin jäseniä
- Ajoittaa viivästyksiä
- Talousarvion ylitykset.
Projektipäällikkö ei välttämättä tarvitse toimia projektin johtajan suosituksen perusteella. Ryhmänä he voivat esittää muita ehdotuksia eteenpäin ja usein he tekevät. Tämä johtuu usein siitä, että heillä on suurempi kuva, yritystason näkemys hankkeen ympäristöstä kuin projektipäällikkö, joten he voivat nähdä vaihtoehtoisia reittejä ja valita parhaiten tuolloin.
Projektilautakunta hyväksyy kulut
Lopuksi projektilautakunta hyväksyy kokonaistalousarvion.
Jokainen ostotilaus tai budjettikohta hoidetaan yleensä projektinhallinnalla. Sinun ei tarvitse mennä projektilautakuntaasi saadaksesi kaikki laskut, jotka on allekirjoitettu maksettavaksi.
Projektitasolla projektityöllä on kuitenkin rooli ensiksi hyväksyessään, miten aiot käyttää rahaa (budjettisuunnitelmasi) ja seurata jatkuvasti menoja sen varmistamiseksi, että projekti on käynnissä.
Sinun on myös kiinnitettävä projektilistalle, kun näyttää siltä, että sinun tarvitsee käyttää vararahastoja tai hallinnointivaroja. He voivat hyväksyä ylityöt ja auttaa projektiryhmät pääsemään lisävaroihin, jos se on perusteltua.
Kaiken kaikkiaan projektihallitus tarjoaa keskeisen ohjaus- ja ohjaustoiminnan projektiryhmälle. Heidän johdonsa ja neuvonsa auttavat projektipäällikköä ohjaamaan hanketta oikeaan suuntaan ja he ovat täysin valmiita astumaan sisään ja auttamaan, jos jokin alkaa mennä pieleen.