Kuinka toimia nopeammin ja tehokkaammin - Vaihe 1
Kirjoitetun suunnitelman on oltava tärkeä, jotta pikkutarkastajat saataisiin pään takaa ja auttaa estämään katastrofit, koska unohdat jotain tärkeää.
Useimmat naiset huomaavat, että heidän on käytettävä aika ajoin päivittäistä suunnitelmaa, mutta jolla on yksi auttaa sinua järjestämään aikaasi paremmin, valmistautumaan tiettyihin hankkeisiin etukäteen ja suunnitelma antaa sinulle selkeämmän henkisen kuvan kaikista asioista sinun pitää.
Päästä eroon päivittäisistä häiriöistä suunnitelman mukaan
Jos tulet töihin joka päivä ja joutuu välittömästi valloittamaan pitkän "tekemäsi" listan ja pöydän häiriö, parhaimmillaan voit puskata päivänne kuin kilparatsastus (ja nopeasti burnout sprintin jälkeen, aivan kuten kilpahevos) keskittyen mikä näyttää kaikkein painavammalta milloin tahansa. Huonoin tapaus on, että istut funk: ssa, joka ei tiedä mistä aloittaa. Kummassakin tapauksessa yksinkertaisesti "palojen sammuttaminen" joka päivä on ainoa vähiten tehokas tapa hyökätä työmäärään ja paras tapa pakata itseesi, kun taas vain jäljessä.
Ilman suunnitelmaa päivien häiriötekijät siirtyvät nopeasti: puhelin soi, alkaa vastata sähköposteihin, työtoverit aloittavat chit-chatin ja ennen kuin tiedät, että lounasaika on saapunut ja sinulla on vähän saavutettu.
Päivittäinen suunnitelma saattaa sisältää tunnin jokaisena aamuna päästäkseen sisään palauttamalla puhelut ja tarkistamalla sähköpostiviestin ennen kuin aloitat muita tehtäviä, mutta se toimii enemmän kuin vain ohjeena siitä, mitä tehdä aikasi kanssa. Jos esimerkiksi olet tarkoituksellisesti varannut tunnin tehdä jotain ja siirryt tämän aikarajan yli, tiedät, että sinun täytyy säätää suunnitelmaa seuraavana päivänä.
Kartoittamalla päivän segmentteihin tai tehtäviin voit helpommin tunnistaa ongelmatilanteet ja huipputehokkuusajat (eli saatat olla vähemmän tehokas lounaan jälkeen, jos kärsit iltapäivästä tai joskus aamulla hidas käynnistin).
Suunnitelma voi auttaa sinua välttämään enemmän kuin voit käsitellä
Optimisti on joku, joka pystyy näkemään positiivisen tietyssä tilanteessa, keskittyy yleensä uskoon, että "kaikki on mahdollista". Ei ole mitään vikaa, kun olet optimistinen, ellei se johda sinua aliarvioimaan kykyjäsi, aika, joka kuluu jonkin tekemiseen, ja johtaa siihen, että otat enemmän kuin pystyt käsittelemään.
Realisti voi olla optimisti, mutta realisti näkee myös logistiikan, joka voi olla mukana tilanteessa ja jossa otetaan huomioon mahdolliset esteet ja rajoitukset.
Jos sinulla ei ole omaa pelisuunnitelmaa vuorattuina päiväksi, saatat joutua vaikeampaan aikaan sanomaan, ettei se auttaisi muita tai hankkimaan uusia hankkeita, koska sinulla on positiivinen "voi tehdä" asenne, joka ohittaa todellisuuden tai järkeä. On helppo aliarvioida, kuinka kauan asiat vievät oman tehtäviensä suorittamiseen paljon vähemmän kuin joku muu, jos luulet olevan supernainen ja aurinkoinen näkymä on kaikki, mitä tarvitaan tekemään asiat.
Tietäen, mitä on omalla lautasellasi päivällä ja kun olet määrittänyt oman aikasi budjetin tiettyihin tehtäviin, voit auttaa sinua vastaamaan määräaikoja, tekemään enemmän päivittäin ja olemaan realistisempaa lisätehtävän tekemisestä.
Hyökkäyssuunnitelman luominen
Ennen kuin lähdet töihin, päätä etukäteen, mihin keskitytään, kun sinne pääset. Parempi vielä, suunnittele päiväsi edeltävänä yönä ja valmistakaa työpöytäsi tehtäviin, jotka haluat tehdä aamulla. Saat esimerkiksi aamun järjestämiä tiedostoja tai lukemateriaalia, jotta voit vain hypätä sisään tai laittaa tavaroita tai puheluita, jotka haluat palata järjestyksessä, jonka tarvitset.
Suunnitelma voi auttaa sinua luomaan ennustettavissa olevia rutiineja, jotka puolestaan pitävät sinua paremmin valmistautuneina kohtaamaan kaoottisia päiviä, kun pomo tai korkean kunnossapitoasiakas tarvitsee enemmän aikaa.
Lisää artikkeleita tässä sarjassa
Miten toimia nopeammin ja tehokkaammin
Vaihe 2: Aseta pienet tavoitteet ja tarkista ne, jotka olet suorittanut . Luettelon tekeminen ja suoritettujen kohteiden tarkistaminen voi kuulua vain toisesta tehtävästä, mutta kun tehdään oikein, tehtävän kokoaminen voi auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin.
Vaihe 3 - Pysähdy lykkäämällä, mutta voit vapaasti lykätä töitä tarpeen mukaan . Monet meistä poistavat asiat, koska emme ole halunneet tehdä niitä ensi sijassa - varsinkin jos tuntuu jonkun toisen vastuulta.