Kasvava osa aloista sihteereillä on kandidaatin tutkinto tai ansaita erityislähtöisiä sertifikaatteja, kuten akkreditoidun oikeudellisen sihteerin tai sertifioidun lääkärin hallinnollisen avustajan.
Sihteereiden / hallinnollisten avustajien työedellytykset
Jotta voit työskennellä hallinnollisessa asemassa , sinun on odotettava olevan mukava käyttää tekniikkaa monin eri tavoin. Sinua saatetaan joutua luomaan asiakirjoja, kokoamaan esityksiä, luomaan laskentataulukoita, hallitsemaan tietokantoja ja ylläpitämään verkkosivustoja. Sinun pitäisi olla mukava käyttää Microsoft Officea, sähköpostia ja internetiä. Pienyrityksille tehtävästä työstä saatat joutua tuntemaan QuickBooksin tai muiden kirjanpito-ohjelmien avulla.
Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot ovat välttämättömiä. Kun työskentelet toimistotyössä, sinun on oltava yksityiskohtaisesti suuntautuneita ja omistavat oikolukutaito. Sinulla on oltava vankka käsky Englannin kieltä, mukaan lukien kirjoittaminen / muokkaus taitoja. Joillakin työtehtävillä voi olla asiakirjojen ja / tai verkkosivustojen luominen. Sinun on oltava mukava tarkistaa tai laatia viestintää tai web-sisältöä.
Toimistosihteerin rooli voi olla osa velvollisuuksiasi. Jotta voisit olla menestyvä johtaja, sinun on kyettävä toimimaan monitasolla ja järjestettävä hyvin. Päällikkönä suunnittelet usein henkilöstön tapahtumia, kuten palkintoja illallisia ja varainkeruutapahtumia tai aikatauluttamaan asiakkaiden kokouksia ja järjestää aikatauluja työtovereille.
Miten löytää työpaikka sihteerinä / hallinnollisena avustajana
Ennen kuin aloitat haun, kerää viittaukset aikaisemmilta työnantajilta. Jos sinulla ei ole paljon työkokemusta, voit käyttää henkilökohtaista referenssia .
Työnantajat, jotka palkkaavat sihteerin tai hallinnollisen avustajan, etsivät yksilöä, jonka kanssa he voivat työskennellä mukavasti, jotka sekoittuvat hyvin muihin työntekijöihin ja joilla luotettavia tietoja luotetaan. Vahvat suositukset voivat osoittaa nämä ominaisuudet.
Napauta verkostoihisi, jotta voit saada johtaa työpaikan avautumiseen. Päästä Facebook- ja LinkedIn-yhteystietoihin, perheen ystäviin, naapureihin ja entisiin työnantajiin ja anna heidän tietää, että arvostaisit tutustumista kenelle tahansa, jonka he tuntevat saattavan palkata.
Jos esimerkiksi keskittelet haun esimerkiksi lain, lääketieteen, julkaisutoiminnan tai korkeakoulutuksen alalla, pyydä yhteystietojasi nimenomaisesti lähettämään ne kaikki ammattilaiset, jotka he tuntevat kyseisillä työpaikoilla.
Hakemus henkilökohtaisesti
Sinusta tulee yrityksen edustaja, joka palkkaa sinut ja tarjoaa usein ensivaikutelman asiakkaille tai asiakkaille. Tämä tarkoittaa puhdasta kuvaa ja vahvat ihmissuhdetaidot ovat tärkeitä sihteerien ja hallinnollisten avustajien hallussa.
Jos voit löytää tapa saada huomaamaan mahdolliset työnantajat, se voi antaa sinulle reuna ehdokkaana. Suositelluilla kirjeillasi ja jatkaa käsi käymällä paikallisissa organisaatioissa ja yrityksissä. Näin voit hakea työtä henkilökohtaisesti .
Vie ovenvartijat ja kysy, voisitko puhua jonkun esimiehen tai johtajien kanssa tukihenkilöstöasemista organisaation kanssa. Jos johtajat eivät ole käytettävissä, ilmoita vastaanottovirkailijalle muutamia tärkeitä tosiasioita sinun valtakirjautumistasi ja kysy heiltä, voisiko heidät olla ystävällisiä jakamaan palautuksesi heidän päämiehensä kanssa.
Hae työpaikkoja verkossa
Tee Googlen etsiä työpaikkoja avainsanoilla, kuten hallinnollisella avustajalla, markkinoinnin assistentilla, toimituksellisella avustajalla, lääkärisihteerillä, oikeudellisella sihteeristöllä ja toimistosihteerillä työpaikkojen luomiseksi. Monet hallinnolliset työpaikat mainostetaan myös paikallisen sanomalehden tai kauppakamarin verkkosivuston työllisyysosastosta.
Haastattelu hallinnollisten avustajien työpaikoille
Työnantajat arvioivat henkilökohtaista kuvaa ja ihmissuhdetaitoja, kun haastat avoimeen asemaan. Varmista, että olet moitteettomasti pukeutunut ja hoidettu. Tervehdi haastattelijasi lämpimällä hymyllä ja vankalla kättelyllä. Tee asianmukainen silmäyhteys jokaisen haastattelijan kanssa ryhmätilanteissa.
Ole valmis haastatteluun tutkimalla liiketoimintaa aika ajoin. Tunnista, mitä he tekevät toimistossa ja kuka heidän asiakaskunta on. Valmistaudu myös myymään itseäsi korostamalla 5 - 7 omaisuutta, joiden avulla voit olla tehokas organisaation sihteerinä tai hallinnollisena avustajana. Jokaiselle varallisuudelle, mainitset, ole valmis viittaamaan rooliin, projektiin tai työpaikkaan, jossa sovellit tätä vahvuutta ja luonut joitain myönteisiä tuloksia.
Kun kerroit nämä tarinat siitä, miten olette menestyneet aikaisemmin, voi olla pitkä matka vakuuttaa työnantajia, että sinulla on oikeat tavarat, jotka yltävät työhön. Tarkasta huolellisesti sijainti mainoksen tai tehtävän kuvaus ja tee luettelo heidän mieltymyksistään / vaatimuksistasi. Jokaiselle pätevyydelle, mieti esimerkkiä siitä, miten näytti tuon laadun tai käytti tätä taitoa.
Esitä vastaukset muihin yhteisiin kysymyksiin hallinnollisista haastatteluista, kuten heikkouksista ja haasteista, jotka olette tavanneet aiemmin. Työnantajat todennäköisesti kysyvät sinulta suhteita esimiehiin aiemmin, joten ole valmis viittaamaan siihen, miten olet työskennellyt hyvin pomojen kanssa ja haastattele haastavia persoonallisuuksia tehokkaasti ja pitäkää nämä kirjalliset viitteet kätevästi.
Seuraa haastattelun jälkeen
Välittömästi haastattelun jälkeen koota kiitoskortti tai kirje, joka selvästi osoittaa, että haluaisit työskennellä kyseisen työnantajan kanssa. Ilmoita, kuinka paljon arvostaisit heitä, kun otat aikaa tavata sinut ja selittää lyhyesti, miten olet sopiva paikka tähän tilanteeseen.
Jos olet tavannut useita haastattelijoita, yritä sisällyttää jokaiseen viestintään jotain erilaista osoittaaksesi, että olet erittäin motivoitunut ja huomaavainen yksilö.