Laillisten sihteerien rooli, joka tunnetaan myös hallinnollisina avustajina ja oikeudellisina avustajina, on kehittynyt viimeisten kahden vuosikymmenen aikana. Tekniikan muuttaessa lakitoimistoa lailliset sihteerit ovat ylittäneet perinteiset kirjoitustyön ja puhelinvastaajan tehtävät korkean arvotason toimintoihin, jotka on varattu ammatti- ja johtotehtäviin, kuten toimittajien valintaan, asiakassuhteiden hallintaan ja laillisten asiakirjojen laatimiseen.
Huolimatta oikeudellisen sihteerin käytännön ympäristöstä, yrityksen koosta tai juridisesta erikoisuudesta, tietyt keskeiset vastuut ovat pysyneet samoina. Jos haluat menestyä nykypäivän lakitoimistossa tai yhtiöoikeusosastolla, oikeudellisten sihteerien on hallittava alla olevat 10 taidot. Jos haluat lisätietoja onnistuneesta oikeudellisesta sihteeristä tai laillisesta avustajasta , tutustu näiden onnistuneiden lakimiesten ominaisuuksiin .
01 Teknologiaosaaminen
Monilla asianajajilla ei ole aikaa eikä asiantuntemusta lakitoimistotekniikan käyttöön. He tukevat teknisiä asiantuntijoita, jotka hoitavat erilaisia tietokonepohjaisia tehtäviä, kuten: luomalla laskentataulukoita, esitysten laatimista, laskutustöiden antamiseen, asiakirjojen luomiseen ja kirjoittamiseen, kalenterien ylläpitoon ja aikataulujen seurantaan.
Sen vuoksi lailliset sihteerit, jotka ovat taitavia useissa tietokoneohjelmissovelluksissa, saavat eniten uramahdollisuuksia . Jotkut yleisimmistä tekniikoista, joita oikeudellisten sihteerien on hallittava, ovat:
- Tekstinkäsittely
- taulukkolaskentaohjelma
- esittely
- Asiakirjojen hallinta
- Aika ja laskutus
- Kalenteri & Docketing
- transkriptio
- Desktop Publishing
- Videoneuvottelu
02 Henkilöiden väliset taidot
Oikeudelliset sihteerit vuorovaikutteisesti vuorovaikutteisesti asianajajien, avustajien, henkilöstön, asiakkaiden, vastapuolen neuvonantajien, tuomareiden, myyjien ja muiden kolmansien osapuolten kanssa.
Siksi huipputasoiset ihmissuhteet ja viestintätaidot ovat välttämättömiä. Henkilökohtaisten yhteyshenkilöiden lisäksi sihteerit kommunikoivat sähköpostitse, puhelimella ja videoneuvottelujärjestelmillä.
03 Taitojen kirjoittaminen
Ajattelevat asianajajat tekevät kaiken kirjoittamisen? Mieti uudelleen. Oikeudelliset sihteerit ovat usein vastuussa rutiininomaisesta kirjeenvaihdosta ja tiedostojen laatimisesta sekä oikolukemisesta laillisista asiakirjoista, kuten kirjelmistä, alushousuista, löytämisestä ja kaupallisista asiakirjoista.
Kirjoittaminen on erottamaton osa oikeudellista sihteeristöä; ne, jotka kehittävät voimakkaita kirjoitustaitoja, ovat välttämättömiä asianajajille, joita he avustavat.
04 Organisatoriset taidot
Asianajajat ovat tunnetusti hajanaisia. Koska lailliset sihteerit ovat asianajajan "oikeanpuoleista miestä", organisaatiotaidot ovat välttämättömiä lakikäytännön tai yrityslainsäädännön tehokkaan hallinnan kannalta.
Lakimiesten on ylläpidettävä paperia ja sähköisiä tiedostoja, hallittava hankkeita, seurattava useita määräaikoja, ylläpidettävä kalentereita, järjestettävä kokouksia, järjestettävä tapahtumia ja pidettävä kaiken järjestyksessä ja saatavilla.
05 transkriptiotaidot
Transkriptiotaidot perustuvat sihteeristökäytäntöön. Nopean kirjoitustyön nopeuden lisäksi (työnantajan vaatimukset vaihtelevat 50-100 sanaa minuutissa) tarvitaan äänekkäsitatiedostojen käsittämiseen innokkaita kuuntelutaitoja.
Vahva kielioppi, oikeinkirjoitus, sanasto ja kielitaito ovat välttämättömiä, samoin kuin juridisen terminologian ymmärtäminen. Lisäksi sihteerien on oltava taitavia tekstinkäsittelysovelluksissa ja transkriptiolaitteissa.
06 Huomio yksityiskohtiin
Huomiota yksityiskohtiin on kriittinen asianajotoimessa. Esimerkiksi 600 000 dollarin sijasta 600 000 euron arvoinen korvausmaksu voisi maksaa yrityksesi asiakkaalle. Oikeussihteerit käsittelevät päivittäisen lain käytännön yksityiskohdat ja huomiota yksityiskohtiin on tärkeää lähes jokaisessa sihteeristön tehtävissä asiakirjojen laatimisesta ja oikolukuista kokousaikataulujen ja aikataulujen asettamiseen.
07 Perehdyttäminen oikeudellisiin asiakirjoihin ja terminologiaan
Mikä ero on sihteerin ja laillisen sihteerin välillä? Oikeussihteerit tuntevat kaikki asiat laillisiksi. Ehdot kuten haaste, pro se ja voir dire eivät ole ihmeitä.
He ymmärtävät oikeudellisen menettelyn vivahteet ja osaavat luoda ja muotoilla kirjelmia, löytöjä ja transaktioita koskevia asiakirjoja.
08 Tiimityö
Tiimityö on ratkaisevan tärkeää laillisten sihteerien roolille oikeudellisten palveluiden tuottamisessa. Kaikissa käytännön asioissa - suuresta yrityslaitososastosta yksinhuoltoon - oikeudellisten sihteerien on oltava mukana asianajajien, avustajien, sihteerien, tiedostonpitäjien , toimittajien ja muiden kanssa oikeudellisten palveluiden tehokkaaseen tuottamiseen.
Tehokkaimmat oikeudelliset sihteerit osaavat tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa ja tehdä yhteistyötä kolmansien osapuolten kanssa työn tekemiseksi.
09 Monitoimitaidot
Useimmat lailliset sihteerit työskentelevät useammalle kuin yhdelle henkilölle useammassa kuin yhdessä tiedostossa. Samanaikaisesti useiden tehtävien suorittaminen on toisen luonteista toimivaltaiselle oikeudelliselle sihteerille.
He osaavat manipuloida useita tehtäviä ja kilpailevia painopisteitä ja hallita kasvavia työmääriä nykypäivän kiireisessä lakitoimistossa, jossa yksi henkilö tekee usein kolmea tehtävää.
10 Tutkimusosaaminen
Oikeussihteerit suorittavat Internet-tutkimusta lukuisiin tehtäviin, kuten ohjeiden löytämiseen, asiakastietojen keräämiseen, kilpailun tutkimiseen ja asiantuntijoiden löytämiseen.
Monet lailliset sihteerit, erityisesti pienyritystoimistot, suorittavat myös avustavia tehtäviä, mukaan lukien oikeudellinen tutkimus, lainvalvonta ja oikeuskäytännön seuranta. Oikeudellisten tutkimusympäristöjen kuten Westlawin tai Lexis / Nexisin oppiminen voi antaa sinulle kilpailuetua.