Oikeusasiainsihteerit ovat kaikenkokoisissa asianajotoimistoissa . Jotkut sihteerit tarjoavat puhtaasti hallinnollista tukea. Monien yritysten sihteereillä on kuitenkin hybridi rooli, joka toimii sekä sihteerinä että oikeudenkäynneinä.
Seuraavassa on muutamia yleisimpiä riita-asioiden sihteeriä koko oikeudenkäynnin elinkaaren ajan.
Sihteeristön tehtävät vaihtelevat yrityksestä riippuen, riita-asioiden tyypistä ja henkilökunnan koosta.
Tapausten seulonta
Kantajayrityksissä tapauksen ensimmäinen vaihe on seulontakenttä. Onko potentiaalisella asiakkaalla syytä toimia? Onko mitään ristiriitoja olemassa? Sihteeri voi auttaa valmistelemaan tapaustutkimuslomakkeita ja ajoittamaan aloituskokoukset asianajajan ja potentiaalisen asiakkaan välillä. Joissakin tapauksissa sihteeri suorittaa alkuperäisen seulonnan pyytämällä mahdollisia asiakkaiden kysymyksiä puhelimitse. Jos asiakas allekirjoitetaan, sihteeri laatii uuden tapaustiedoston ja välittää säilytyssopimuksen ja muut asiakirjat asiakkaalle.
tutkimus
Useissa tapauksissa osapuolet tekevät tutkinnan ennen oikeudenkäynnin jättämistä. Tutkimukseen voi kuulua todistajien paikannus ja haastattelu, onnettomuuspaikan tutkiminen ja asiakirjojen ja muiden todisteiden kerääminen. Oikeudenkäyntiedustaja voi avustaa prosessissa ajoittamalla kokouksia ja puhelinneuvotteluja asianajajan puolesta, luomalla todistelistoja, järjestämällä todisteita ja muita asiakirjoja sekä luomalla luotettava arkistointijärjestelmä sekä paperille että sähköisille asiakirjoille.
kirjelmät
Jos oikeusjuttu on jätetty, sihteeri valmistelee kirjelmät tekstinkäsittelyohjelmassa. Vetoomuksiin voi kuulua kutsu, valitukset, vakuutuspyynnöt, hakemukset ja ehdotukset. Oikeudenkäyntiedustaja luo usein veloituskirjoittimia, jotka järjestävät ja indeksoivat kaikki tietyn tapauksen kirjelmät.
Sihteeri voi toimittaa nämä asiakirjat tuomioistuimelle joko henkilökohtaisesti tai sähköisesti, vaikka tämä tehtävä usein suorittaa avustaja- tai oikeudellinen lähetin .
Löytö
Discovery on oikeudenkäyntiprosessin pisin vaihe. Löytötapahtumissa riita-asian sihteeri voi suorittaa kaikki tai jotkut seuraavista tehtävistä:
- Löytöasiakirjojen valmistelu tekstinkäsittelyjärjestelmään, mukaan lukien kyselylomakkeet ja tuotannon pyytämät
- Kopiointi, lähettäminen ja seuranta
- Useiden osapuolten, mukaan lukien asianajaja, asiakkaat, vastapuolet ja tuomioistuimen toimittajat, aikataulutus
- Siviiliprosessin sääntöjen edellyttämät itsenäiset lääkärintarkastukset ja muut nimitykset
- Etsintäkokoonpanojen luominen; indeksointi ja arkistointi löytöasiakirjat
- Asiakirjojen järjestäminen ja arkistointi
- Ajankohtaiset tarkastukset
- Asiantuntijoiden löytäminen ja viestiminen; asiantuntijaraporttien järjestäminen ja arkistointi
Oikeudenkäyntiä edeltävä
Kun koeajankohta on asetettu, sihteeri auttaa oikeudellista ryhmää valmistautumaan oikeudenkäyntiin. Sihteerin rooli voi olla:
- Esitäytettävien asiakirjojen kirjoittaminen ja muotoilu, mukaan lukien liikkeet, alushousut, haastemäärät ja todistuslistat
- Näyttelyiden kerääminen ja järjestäminen
- Kokeilusovittimien luominen, järjestäminen ja / tai indeksointi
- Auttaa järjestämään pilkkauskokeita
- Seuranta määräajat ja lähettäminen muistutuksiin oikeudelliselle joukkueelle
- Cite-tarkastus- ja oikolukuohjelmat ja oikeudelliset asiakirjat
- Varmistetaan, että asiakirjat on muotoiltu oikein tuomioistuimen sääntöjen mukaisesti
- Koordinoivia todistajia
oikeudenkäynti
Oikeudenkäyntiedustajalla on tärkeä tukiryhmä oikeudenkäynnin aikana. Hänen tehtäviinsä voivat kuulua:
- Kokeiluversioiden valmistelu, kirjoittaminen ja muotoilu
- Kaavioiden, kaavioiden ja muiden oikeussali-visuaalisten esitysten koordinointi
- Kuriirit, tuomioistuimen toimittajat ja asiantuntijatodentajat
- Asiakirjojen, näyttelyiden ja kokeilulehtien järjestäminen, arkistointi ja hallinta
- Asianajajien, todistajien, asiakkaiden ja muiden henkilöiden matkajärjestelyjen yhteensovittaminen
Muut hallinnolliset tehtävät
Puolustustyötä tekevien osalta riita-asian sihteeri tulee asianajajien ja varoittajien kuluneeseen aikaan kullekin tapaukselle yrityksen aika- ja laskutusjärjestelmään .
Hän lähettää myös asiakkaalle säännöllisiä laskuja ja seuraa maksuviivästyksiä. Muita yleisiä tehtäviä, jotka lainopillinen sihteeri suorittaa:
- Tietojen tuottaminen kirjoittamalla, muotoilemalla, syöttämällä, noutamalla, kopioimalla ja lähettämällä tekstiä, dataa ja grafiikkaa
- Seuranta tapausten määräajat
- Vastaa asiakkaisiin, todistajiin ja vastapuoleen
- Puhelimeen vastaaminen
- Laskentataulujen luominen kustannusten, näyttelyiden ja muiden tietojen seuraamiseksi
- Sanelujen kirjoittaminen
- Järjestelmien ylläpito
- Reititys kirjeenvaihtoon, raportteihin ja oikeudellisiin asiakirjoihin
- Asiakaskonferenssien ja asianajajien kokouksien järjestäminen
- Kustannusraporttien laatiminen
- Asiamieskalenterin ylläpitäminen konferenssien, telekonferenssien, tallenteiden ja matkojen suunnittelulla ja aikataululla
- Tilausten tilaaminen
Oikeusasiainsihteeri
Monet riita-asioiden sihteerit suorittavat kauppakorkeakoulun tai yhteisön korkeakoulun todistuksen tai liitännäiskoulutuksen. Kuitenkin sihteereillä, joilla on nelivuotiset korkeakoulututkinnot, on eniten etenemismahdollisuuksia asianajotoimistossa. Oikeudenkäyntikoulutus tapahtuu usein työpaikalla. Kokeneet riita-asiat sihteerit siirtyvät usein muuhun rooliin yrityksessä, mukaan lukien avustajat ja toimiston johtotehtävät.
Oikeusasiainsihteerin taidot ja tietämys
Oikeudenkäyntimenettelyn sihteereillä on oltava erilaiset ihmissuhde-, teknologia- ja toimistotyöt sekä oikeudelliset ja menettelylliset tiedot. Tarvittavat taidot ja tietämys ovat:
- Taitotiedosto tekstinkäsittely, laskentataulukko, esitys ja aika sekä laskutusohjelmistot; perehtyminen Microsoft Office -sovellukseen
- Pätevyys transkriptiolaitteiden kanssa
- Erinomainen kirjallinen ja sanallinen taito
- Paikallisten, valtiollisten ja liittovaltion tuomioistuinten oikeudenkäyntiasiakirjojen ja arkistointimenettelyjen tuntemus
- Osaaminen dokumenttien tietokannoista, kuten Ringtail, Summation ja Concordance
- E-arkistointi kokemus
- Tietämys toimistomenettelyistä ja oikeudellisesta terminologiasta
- Vahvat kirjoitustyöt
- Vankka organisaatiotaito ja monitieteiset taidot
- Kyky vuorovaikutukseen ammattimaisesti kaikkien henkilöstön kanssa