9 sääntöä sähköpostin kirjoittamiseen, joka on helppo vastata
Monet meistä eivät oppineet kirjoittamaan sähköposteja koulussa, mutta tietäen, miten kirjoittaa sähköpostiin on korvaamaton taito työpaikalla. Tämä pätee erityisesti niille, jotka työskentelevät (tai etsivät) etätyöntekijöitä. Hyvässä puhelintatayrityksessä ei ole luultavasti mitään taitoa, joka on tärkeää saada työtä kotiin.
Hyvin kirjoitetun sähköpostin avulla vastaanottaja voi helposti ymmärtää ja toimia viestinään. Työnhakuun sähköposti voi edeltää tai jopa korvata kasvokkain ensimmäisen näyttökerran, joten oikea välimerkki ja yhtenäinen viesti ovat avainasemassa. Työssä epäselvät sähköpostit aiheuttavat sekaannusta ja viivästyksiä. Noudata näitä vinkkejä kirjoittamaan tehokkaita sähköposteja kollegoille, asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, palkkaamisen johtajille ja jopa ystäville ja perheenjäsenille.
01 Ensinnäkin Harkitse Viesti ja Vastaanottaja
Seuraavaksi on otettava huomioon vastaanottajan näkökulma. Mitä tietoja hän tarvitsee ryhtyä toimiin tai ymmärtää viestisi? Anna tarpeelliset (mutta ei liian suuret) taustatiedot. Muista myös asianmukainen etiketti kyseiselle vastaanottajalle. Hymiöt ja lyhenteet, kuten OMG tai LOL, eivät ole sopivia työpaikkahakemuksiin ja useimpiin yritysviesteihin.
02 Kirjoita kuvaava sähköpostiosoitteesi
Kun kirjoitat sähköpostiviestiä, älä kirjoita otsikkorivillä jotain epämääräistä, kuten "hi" tai "home-work-työtä" tai jätä se tyhjäksi. Tällaisten aihealueiden sähköpostit ovat hyvät mahdollisuudet päästä vastaanottajan roskapostikansioon tai jättää huomiotta. Jos haet työpaikkaa, kirjoita sijainnin nimi otsikkoriville. Jos sähköpostiviesti on kollegallesi, kirjoita aihealueesi lyhyt lause, joka tiivistää viestin tarkoituksen. Toinen hyöty kuvailevaan aihepiiriin on se, että se on helpompi löytää postilaatikossasi, jos haluat etsiä sen myöhemmin. Jotain sähköpostiviivalla, kuten "Kysymys", ei kuitenkaan ole hyötyä.
03 Tervehdi vastaanottaja kunnolla
Jos tiedät vastaanottajan nimen, mutta et tunne häntä henkilökohtaisesti, tervehdi otsikolla, esim. Hyvä Brunelli. (Käytä "Ms." naisille, kun epävarmaa onko "Rouva" tai "Miss" sopiva.) Jos olet epävarma sukupuolesta, käytä vain etu- ja sukunimiä eli "Hyvä Chris Smith". Jos et tiedä henkilön nimeä, aloita sähköpostisi ilman tervehdystä tai käytä yksinkertaista tervehdystä esim. Hei, terveiset, hyvä johtaja jne.
Jos sähköposti on kollegallesi tai jollekin muulle tiedostolle, käytä nimen, jota käytät henkilökohtaisesti tai puhelimessa.
04 Käytä oikeaa kielioppia ja välimerkkejä
On erittäin tärkeää käyttää oikeaa kielioppia sähköpostissa. Tietoisesti tai alitajuisesti lukijat rangaisevat lähettäjiä kieliopillisiin virheisiin.
- Run-on-lausekkeet - Kun kirjoitat sähköpostia, älä säästä aikaa. Pieni tauko antaa lukijoille aikaa ottaa sanat "merkityksiä". Lyhyt lauseet sallivat enemmän näistä pienistä tauista. Rikkoa pitkät lauseet, vaikka ne eivät ole teknisesti ajettavia lauseita.
- Commas - Liian harva tai liian monta pilkkua voi olla hämmentävä. Opi käyttämään pilkkua oikein.
- Aihe-verbi -sopimus - Tämäntyyppiset virheet ovat punaisia lippuja työnantajille, jotka hakevat hakijoita, joilla on hyvä viestintätaito. Tarkastele säännöt subject-verb-sopimukselle.
05 Tarkista oikeinkirjoitus ja pääomitus
Käytä oikeinkirjoituksen tarkistuslistaa, mutta älä luota siihen. Oikeinkirjoituksen tarkistaja ei saata "he" "heidän" tai "siellä" "heidän" puolestaan, ja tällainen virhe ilmaisee huolimattomuutta. Älä käytä tekstiviestejä, kuten "u", "you" tai "tho" for "though".
Käytä oikeaa pääomaa. Useimmat ihmiset tietävät hyödyntävän lauseen alkua ja omia nimekkeitä, mutta monet eivät sitä tee sähköposteissa. Osoita, että sinun ei pidä huomata, että ylimääräinen sekunnin murto-osa osuu shift-näppäimeen. Toisaalta liikaa suuria kirjaimia voi häiritä lukijaa. Vältä kirjoittamasta lauseita kaikissa korkkeissa (jotka monet tulkitsevat vastauksena huutaa henkilökohtaisesti) sekä hyödyntää vain painottaen ensimmäistä sanan kirjainta, joka ei ole lauseella tai omilla nimikkeillä.
06 Käytä yksinkertaista muotoilua sähköpostitse
Muista, että sähköpostiohjelmat näyttävät eri tavoin. Mikä näyttää täydellisesti kohdistettuna näytölläsi, se voi toimia yhdessä jonkun toisen kanssa. Tästä syystä vältä ylimääräisen muotoilun tekstinkäsittelyasiakirjan liittäminen sähköpostiviestiin, kuten ansioluettelon tai kansilehden. Käytä asiakirjoja, jotka on kirjoitettu tavalliseen muotoon.
Tee kappaleita lyhyeksi. Kuten jaksoissa, kohta taukoja antaa lukijan silmän levätä. Joku, joka lukitsee sähköposteja matkapuhelimesta, hyötyy lyhyistä kappaleista. Mutta ole varovainen, että noudatat edelleen kappaleiden perussääntöjä.
07 Ole valmis
Lähettävät sähköpostit, jotka hautaa pisteen, jätetään ja lopulta unohdetaan. Tai pahempaa, niitä voidaan ymmärtää väärin. Tee tavoitteesi selkeästi käyttäen suppeaa kieltä.
- Poista Wordiness - Kirjoita aktiivisilla verbillä. "Jack lähetti minut lomakkeisiin" käyttää aktiivista verbiä. "Jackin lähettämä lomakkeet" on passiivinen. Passiivinen muoto käyttää vain muutama sana, mutta se lisätään. Enemmän kuin se vaatii lukijoita järjestämään ideoita uudelleen päänsä päähän.
- Stick to the Point - vastustaa kiusausta lisätä vieraita tietoja tai ideoita. Tallenna nämä toiselle sähköpostiviestille.
- Käytä luotipisteitä - Nämä antavat lukijalle mahdollisuuden käyttää visuaalisia vihjeitä, mikä on tärkeätä. Mutta jos epäilet, miten luodit näkyvät, käytä tähtimerkkejä tai väliviivoja luodin luomiseksi.
08 Ilmoita sähköpostiosoite asianmukaisesti
Jos sähköpostisi oletuksena on vakiotunnus, varmista, että se on sopiva lähetettäväyn sähköpostiviestiin. Allekirjoitukset, joissa on poliittisia lausuntoja tai lapsesi nimet ja ikä, sopivat henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen, mutta työhön ei käytetä vähemmän henkilökohtaista allekirjoitusta. Riippuen työstäsi ja työnantajallasi, voit silti muokata sähköpostisi allekirjoitusta lainaamalla. Valitse jotain kiistanalaista. Jos tiedustelet työpaikasta, käytä allekirjoitustasi sopivien yhteystietojen antamiseen ilman lainausmerkkejä tai ylimääräistä personointia.
09 Reread / Rethink ennen kuin lyön lähetys
Tarkista oikeinkirjoituksen ja välimerkkivirheitä ennen kuin osut lähetykseen. Jos löydät työpaikassovelluksen sähköpostiviestin virheen, korjaa se ja sitten uudelleen uudelleen, ennen kuin osut lähetykseen. Mutta myös uudelleen sisältöä. Jos sähköpostiosoitteesi on pitkä, mieti tapoja tehdä siitä suppeampi. Ja jos sähköpostisi on ristiriitainen tai kirjoitettu viha, lyö tallenna lähetä. Tule takaisin siihen muutaman tunnin tai päivän kuluttua ja katso jos haluat edelleen lähettää sen.
Tämä voi kuulostaa paljon tekemättä ennen sähköpostin lähettämistä, mutta jos lähetät tehokkaita sähköposteja ja järjestät tehokkaammin sähköpostiviestejäsi, löydät itse asiassa enemmän aikaa eikä vähemmän.