Jotta voidaan seurata etenemistä matkan varrella ja varmistaa, että avaintekijät saavutetaan aikataulun mukaisesti, projektipäälliköt käyttävät virstanpylväitä.
Hankkeen virstanpylvään määrittely on nolla-ajan tehtävä, joka merkitsee hankkeen toteutumista.
Niitä käytetään tavalla, joka osoittaa eteenpäin liikkumista ja edistystä ja osoittaa ihmisille, mitä tapahtuu, vaikka heillä ei olekaan yksityiskohtaista tietoa tehtävistä, jotka liittyvät siihen. Tältä osin ne ovat erittäin hyödyllisiä sidosryhmien viestinnässä ja odotusten asettamisessa.
Kun käytät projektin välitavoitteita
Projektinhallinnan etappeja käytetään merkitsemään:
- Merkittävien työvaiheiden alku
- Merkittävä työvaiheiden loppu
- Merkitään määräaika jotain
- Näyttää, milloin tärkeä päätös tehdään.
Ja muita kiinteitä pisteitä, jotka vaativat nimenomaan, koska virstanpylväät ovat hyvä tapa seurata projektia.
Kuinka usein asetat etenemissuunnitelmasi
Minua kehotettiin harjoittelujaksoon, jonka avulla asetat virstanpylväät suunnitelmaan noin kerran kuukaudessa. Tämä on hieno ja hyvä peukalosääntö, mutta sinun on käytettävä asiantuntevaa arviota. Joissakin kuukausissa voi olla paljon toimintaa, ja tärkeitä kokouksia pidetään virstanpylväinä, päätöksiä tehtäessä ja yhden vaiheen sulkemisen ja toisen aloittamisen.
Muina kuukausina saatat keskittyä suoritukseen ja on hyvin vähän, jos mitään, että voit kiinnittää virstanpylvään.
Sanoin tämän, että raportointitarkoituksiin on hyödyllistä luoda syy saada maamerkki vähintään kerran raportointisyklissä, ja puhumme enemmän virstanpylväistä ja viestinnästä hieman.
Miten virstanpylväitä edustaa Gantt-kaaviosi
Virstanpylväät ovat yksi Gantt-kaavion osista ja ne näkyvät kaaviossa timanttina. Niitä ei näytetä tavallisena tehtävänä, koska niillä on kesto nolla: toisin sanoen he eivät ota aikaa. Gantt-kaavion suunnittelussa vain ne tapahtuvat!
Jos et käytä Gantt-kaavioita, voit silti käyttää virstanpylväitä. Tässä on 5 vaihtoehtoa Gantt-kaavioille : voit silti sisällyttää virstanpylväitä suunnitelmaan käyttämällä näitä.
Jos haluat pysyä henkilökohtaisesti järjestettynä ja projektinhallintaohjelmistoasi ei ole täysin integroitu kalenteriisi, voit kopioida ja liittää keskeiset päivämäärät päiväkirjaasi. Riippuen siitä, miten haluat työskennellä, tämä voi olla hyödyllinen vinkki, joka muistuttaa sinua siitä, mitä pitäisi tulla esiin!
Miten nimi maamerkkejä
Virstanpylväillä pitäisi olla selkeä kuvaus projektin aikataulusta, mutta ei sellainen, joka merkitsee, että ne ovat tehtävä. Joten niitä ei pitäisi kutsua "Hanki sopimus siirtyä vaiheeseen 2", mutta "Vaihe 2 alkaa". Jos haluat heijastaa pyrkimystä päästä sopimukseen siirtyä vaiheeseen 2, lisää sitten tehtävä juuri ennen kuin sanoo sen.
Virstanpylväiden pitäisi kuvata ajankohta, jonka ne edustavat näin:
- Testausvaihe on valmis
- PID hyväksytty
- Sopimus allekirjoitettiin
- Kaupungintalon henkilökunnan kokous
Monet projektipäälliköt haluavat numeroida virstanpylväitä vertailun helpottamiseksi. Jos käytät työnjaon rakennetta, voit käyttää numerointia siitä. Muussa tapauksessa on hyvä käyttää M1-, M2- ja niin edelleen selventämään, mihin olet viitannut. Selkeä nimeämisrakenne on tärkeämpää, mitä enemmän virstanpylväitä sinulla on, joten mieti, miten aiotte tehdä tämän, jos projekti kestää useita kuukausia.
Kuinka saada maastomerkit allekirjoitettu
Aikaväliot ovat osa projektisuunnitelmaa, joten kun aikataulusi on perusteltu, sinun on harkittava, että virstanpylväät ovat kirjautuneet ulos.
Jos haluat muuttaa välitavoitteesi päivämääriä, sinun kannattaa käyttää normaalia muutoksenhallintatoimenpidettä suunnitelmaan tehtävien muutosten tekemiseen. Tämä voi olla yhtä helppoa kuin jutteleminen hankesuunnittelijallesi ja antamalla heille tietää, miksi päivämäärät on muutettava tai muodollista, kuten uuden suositellun aikataulun laatiminen ja sen, että suunnittelukomitea on ratifioinut sen.
On parasta selvittää, miltä virstanpylväsmerkintäprosessi on, jos sellainen on, ennen kuin tarvitset sitä, jotta et menettäisi aikaa, kun sinun on tehtävä muutos.
Käyttämällä virstanpylväitä tiedonsiirtoon
Virstanpylväät ovat hyödyllisiä viestinnässä ja raportoinnissa, koska ne edustavat suunnitelman vähimmäiskohtia. Toisin sanoen, jos otit kaikki muut tehtävät, voit silti nähdä, mitä tapahtui ja pitämään projektia eteenpäin käyttämällä vain virstanpylväitä.
Sinun pitäisi pystyä vetämään pois virstanpylväitä ja laittamalla ne kojelautaan tai projektiraporttiin . Heidän tulisi kertoa projektin tarina riittävän yksityiskohtaisesti tyydyttämällä henkilöt, joihin olet raportoinnut, tavallisesti hankkeen sponsori tai muu johtoryhmä, kuten ohjausryhmä (tai projektihallitus ). Joka kuukausi tai käytettävän raportointitaajuuden perusteella voit osoittaa, mitkä välitavoitteet on saavutettu.
Raportointi virstanpylväitä vastaan on varsin yksinkertaista ja se tehdään usein taulukkona. Voit luetella virstanpylvään kuvauksen, päivämäärän, jonka se oli määrätty ja sitten uusi ennustettu päivämäärä. Kun virstanpylväs on saavutettu ja se voidaan merkitä täydelliseksi, lisäät myös kyseisen päivämäärän. Toivottavasti se on sama kuin ennustettu päivämäärä, mutta hankkeet eivät aina toimi näin.
Tällainen taulukko tekee selväksi, mitä on saatu päätökseen ja mikä on erinomainen. Voit suunnitella vastauksen kysymykseen "Miksi emme löytäneet tätä virstanpylvästä?" Ennen kuin menet ja tapaat sponsoriasi tai lähetä raportin!
Kun projektisuunnitelma on hyvin pitkä ja sinulla on paljon virstanpylväitä, on helpompi pudottaa valmiin virstanpylväitä jokaisen raportointisyklin aikana. Ilmoita vain kuukausittain tulevista tai valmistuneista virstanpylväistä: seuraavan kuukauden aikana irrota mitä viime kuussa valmistui, jotta et lisää jatkuvasti raportin pituutta kertomalla ihmisille heidän jo tuntemastaan työstä.
Virstanpylväät ovat todella hyödyllinen projektinhallintatyökalu suunnittelua, aikataulua ja raportointia varten, ja ne ovat helppokäyttöisiä. Laita muutamia seuraavaan projektisuunnitelmaan, seuraa heitä ja löydät itsesi oppimasta siitä, mikä taajuus toimii parhaiten sinulle.
Kuten kaikessa projektinhallinnassa, käytä niitä joustavasti toimittamaan haluamaasi tulosta, käytä näitä vinkkejä ja ohjeita ilmoittaaksesi omia päätöksiäsi.