Lisätä luottamusta projekteesi riskienhallinnan avulla
Kun työskentelet riskialttiissa tilanteessa, tarvitset oikean sarjan. Kuten retkeilijä, jolla on reppu köyden ja kourujen, tarvitset työkaluja myös hankearviointiin.
Voit lisätä johtajan luottamusta projekteesi riskienhallintasuunnitelman avulla.
Yksinkertainen 5-vaiheinen prosessi voi muuttaa suuresti kuinka pomosi näkee projektisi (ja sinä).
Mikä on riskienhallinta projektinhallinnassa?
Projektinhallinnan riskienhallinta on prosessi, jossa tunnistetaan, arvioidaan ja vastataan projektin riskeihin.
Projektiriskit ovat asioita, jotka voivat vaikuttaa projektiin (positiivisesti tai negatiivisesti, mutta yleensä ihmiset tulkitsevat riskejä sellaisina tapahtumina, joilla olisi kielteisiä vaikutuksia projektiin).
Onko projektisi suuri tai pieni, siihen liittyy riskejä. Nämä saattavat olla mitä tahansa riskiä, että koulun esikaupungesi satoi riski hinnankorotuksesta uuden piirilevyn kriittiseen osaan.
Projektiriski, jos sitä ei hallinnoida oikein, voi vaikeuttaa hankkeen onnistumista. Valitsemattomat riskit voivat lisätä aikasi aikatauluun, työskennellä aikaa ja rahaa budjettiin. Johtajat hermostuvat tällaisesta asiasta. Kaikki tämä voidaan välttää riskienhallintasuunnitelman avulla.
Riskienhallinnan suunnittelu
Riskienhallintasuunnitelma on loistava tapa lisätä oman luottamustasi projektitiimin kykyyn tuottaa - ja se pudottaa myös johtajan luottamuksen lisäämiseen. Haluat, että he uskovat, että voit tehdä sen ja haluat heidän olevan tietoisia siitä, mikä voisi estää sinua hankkimasta projektia menestyksekkäästi.
Riskienhallintasuunnitelma on täydellinen työkalu.
Ja arvaa mitä? On helppo aloittaa.
Projektin riskienhallinta on yksinkertainen 5-vaiheinen prosessi. Älkäämme tekisi sitä monimutkaisemmaksi kuin sen pitäisi olla. Tämä on jotain, jonka voit aloittaa tänään, valmistaudu keskustelemaan sen seuraavassa kokouksessa ja saatat sen päätökseen, kun joku kirjoittaa minuutit.
5-vaiheinen riskienhallintaprosessi
Kuten niin monien projektijohtamisen osien kanssa, riskienhallinta on prosessi. 5 vaiheet ovat:
- Aloittaa
- Tunnistaa
- Arvioida
- Suunnittele vastaukset
- toteuttaa
Jos nämä termit eivät tarkoita sinua paljon, ota kiinni siitä - selitän kaiken.
Vaihe 1: Aloita
Ensin haluat määrittää riskienhallinnan kontekstin projektinhallintaympäristössä.
Täällä ei todennäköisesti ole kovin paljon työtä, koska yrityksesi joku on jo laatinut yritysvakuutuspolitiikan ja sinun tarvitsee vain seurata sitä. Tämä selittää yrityksen riskitapauksen ja saattaa jopa antaa tarvittavat mallipohjat. Mallit säästää aina työtä, joten varokaa niitä myös!
Vaikka sinulla ei olisi yritysvakuutuspolitiikkaa, joku muu, joka hoitaa projekteja rinnalla, saattaa olla projektin riskienhallintasuunnitelma, jonka voit kopioida.
Miksi keksimään pyörä uudelleen? Dokumenttien uudelleenkäyttö on välttämätöntä, jos haluat säästää aikaa ja tehdä enemmän.
Käytä sitä, mitä olet oppinut hankkimaan projektin riskienhallintasuunnitelmaa. Tämä on osa yleistä projektinhallintasuunnitelmaa ja puhuu siitä, miten aiotte lähestyä riskisi projektin hallitsemiseksi.
Jos et tiedä, mitä laitat siihen, lue siitä! Seuraavilla vaiheilla saat paremman käsityksen siitä, mistä puhua riskienhallintasuunnitelmassasi.
Tämä parantaa luottamusta: Näytetään johtajallesi, että sinulla on lähestymistapa hankkeen epävarmuuden käsittelemiseen ja että aiot aktiivisesti hallita riskiä.
Vaihe 2: Tunnista
Kun olet ottanut lähestymistavan, voit aloittaa sen tekemisen.
Nyt tunnistat riskit, jotka vaikuttavat projekteihisi. Tämä on vain hetkessä otettu tilannekuva ja riskirekisteri on jotain, jonka haluat palata aika ajoin varmistaaksesi, että jotain uutta laitetaan sinne.
Riskejä voi tunnistaa käyttämällä yhteisiä riskejä koskeva tarkistuslista, haastatella sidosryhmiä projektissa (etenkin vaikeat sidosryhmät, koska heillä yleensä on paljon sanottavaa siitä, mikä voisi mennä vikaan), aivoriihiistunnot ja terve järki.
Etsit asioita, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia, jos ne ovat koskaan tapahtuneet. (Muista, että riskit eivät ole vielä käyneet. Projektin ongelmat ovat jo tapahtuneet asiat.)
Menet kuitenkin tekemällä se, sinun on ehdottomasti otettava mukaan muita ihmisiä. Yksin, sinulla ei ole koko kuva ja lopetat puuttuvat asiat.
Kuka tahansa voi ja sen pitäisi tunnistaa riskit. Projektinjohtajana tehtävänne on rohkaista kollegoitasi kasvattamaan riskejä kanssasi, jotta joukkue voi tehdä jotain heistä.
Kaikki tunnistetut riskit on kirjattava riskirekisteriin. Jos sinulla on hankekoordinaattori joukkueessa tai projektin tukihenkilö, niin he voivat tehdä sen. Muussa tapauksessa se on osa hallinnollisia tehtäviä.
Tämä parantaa luottamusta: osoittamalla, että olet tietoinen keskeisistä riskeistä, jotka voivat vaikuttaa projektisi ja että sinulla on keino pysyä jatkuvasti tietoisena uusista riskeistä.
Vaihe 3: Arvioi
Riskit arvioidaan sitten todennäköisyyden ja vaikutuksen perusteella. Tämä yksityiskohtainen artikkeli hankearvioinnin arvioinnista kattaa sinut siitä. Anna se hyvä lukea, jos et tunne prosessia.
Lisätoimenpiteenä voit myös arvioida läheisyyttä, mikä tarkoittaa sitä, kuinka lähellä riski todennäköisesti tapahtuu. Suuri läheisyys voi tapahtua pian. Lähitulevaisuuden riski saattaa tapahtua jossain vaiheessa kaukaa tulevaisuudessa. Tämä voi antaa sinulle toisen tekijän, kun priorisoidaan aikaa ja energiaa riskien käsittelyssä.
Tämä parantaa luottamusta: Varmistamalla, että johtaja ja joku kaikilla joukkueilla on selkeä käsitys siitä, mitä tapahtuu, jos jokin näistä riskeistä todella toteutuu.
Vaihe 4: Plan-vastaukset
Nyt me tulemme riskienhallintasuunnitelmasi lihavaan osaan. Tässä vaiheessa selvität riskin hallinnan tunnistamalla sopivan vastauksen.
Teemme tämän, koska tähän asti kaikki, mitä sinulla on, on luettelo siitä, mitä saattaisi sattua heittämään hankkeen kurssista tulevaisuudessa ja miten suuri sopimus olisi. Mitä johtaja haluaa tietää seuraavaksi: mitä aiot tehdä sen suhteen?
Yleensä on neljä asiaa, jotka voit tehdä projektin riskin hallitsemiseksi ja hallitsemiseksi. He ovat:
- Välttää
- Siirtää
- Lievennä (eli vähentää)
- Hyväksyä.
Nämä on katettu yksityiskohtaisesti tämän syvän sukelluksen riski vastata strategioita negatiivisen riskin .
Jotkut riskit saattavat olla myönteisiä. Esimerkiksi: On olemassa vaara, että myyt uuden tuotteen paljon niin paljon, että puhelinriviä kaatuu. Se olisi mukava ongelma, mutta se on edelleen riski, että meidän on suunniteltava.
On olemassa useita tapoja, joilla voit valmistautua positiiviseen riskiin, mukaan lukien:
- Käyttää hyväkseen
- Jaa
- Parantaa
- Hyväksyä.
Näistä keskustellaan yksityiskohtaisemmin tässä artikkelissa positiivisen riskin riskienhallintastrategioista .
Sinun on selvitettävä, mikä vastausstrategia on paras jokaiselle rekisterin riskille. Voit esimerkiksi päättää, että tehdaslokeron romahtaminen on jotain, jonka hyväksymme vain, koska se ei todennäköisesti tapahdu. Kuitenkin riski, että ruoan myrkytys vie puolet työvoimasta, on jotain, jota aktiivisesti aiot lieventää uudistamalla kaikki catering-henkilöstömme. Jos se on tapahtunut aikaisemmin ja on tosiasiassa varsin todennäköistä, ellei teet jotain siitä, haluatte lieventää riskiä.
Kun vastaus tunnistetaan ja sovitaan, riskienhallinta voidaan nimetä riskienhallintasuunnitelman toteuttamiseksi. Toisin sanoen tarvitset jonkun, joka on vastuussa nähtäväsi tehtävänne.
Tämä lisää luottamusta: Näyttää johtajallesi, että olet harkinnut, mitä tehdä asioista, jotka saattavat aiheuttaa hankkeen ongelmia, ja että olet laatimassa suunnitelmia, jotka vähentävät hankkeen epävarmuutta ja riskejä.
Vaihe 5: Täytä
Sinun riskinhallintasuunnitelmasi on nyt sisällytettävä, kuka on vastuussa kunkin riskin riskinhallintatoiminnasta. Niiden pitäisi nyt työskennellä näiden tehtävien avulla, jotta voit hallita aktiivisesti avoimia riskejä.
Tämä parantaa luottamusta: Osoittamalla, että sinä ja projektitiimi voivat seurata sitä, mitä sanoitte tekevän. Raportoimalla siitä, mitä olet saavuttanut ja riskeistä, joita olet lieventänyt, se osoittaa johtoryhmälle, että olet vakavissasi toimittamassa ja tekemässä, mitä se tarvitsee hankkeen tulevaisuuden varmistamiseksi ongelmista.
Kun riski on kulunut - kun se ei ole enää merkityksellinen, koska se on tapahtunut tai se ei enää voi tapahtua - voit sulkea sen riskirekisteriisi.
Tämän projektin tekeminen riskienhallintasuunnitelman avulla voi asettaa sinut eroon muista johtajista. Oma pomo on todisteena siitä, että voit ajatella strategisesti ja luovasti sitä, mikä saattaa aiheuttaa hankkeenne tulemisen ja - mikä tärkeintä - tehdä jotain siitä. Sinulla on henkilö, joka hoitaa aktiivisesti ongelmia ennen kuin he tapahtuvat, lakaistaan pois esteitä ja valmistaudutaan mihinkään!
Hyvänä projektiriskin hallinnassa on varma tapa nähdä hallinta turvallisena parina tai kädessä. Et tarvitse runsaasti kokemuksia tai todistuksia hankearvyn hallinnoimiseksi onnistuneesti (vaikkakin riskienhallinnossa on muodollista pätevyyttä). Tämä helppokäyttöinen 5-vaiheinen prosessi johtaa pian siihen, että projektin riskienhallinta sisällytetään projektisuunnitelmiisi.