5 tapaa seurata projektia ilman Gantt-kaavioita
Tämä ei ole ainoa haaste Gantt-kaavioista.
Gantt-kaavion tiedot edellyttävät yleensä erikoisohjelmistoja katseluun ja muokkaamiseen, ja tulostaminen on lähes aina haaste. Lisäksi joskus haluat vain keskittyä pieneen osaan projektista ilman, että kaikki ylimääräiset tiedot hukkuvat.
Vaikka Gantt-kaaviot ovat erinomainen ratkaisu, he eivät ole ainoita. Kun haluat tarkastella pienempää näytettä tiedoista tai sinun on esitettävä yksinkertaistettu versio tai osa tietoja tilanteesta, jossa Gantt-kaavio ei ole käytännöllinen, tässä on viisi vaihtoehtoa, joita voit käyttää sen sijaan.
Tehtäväluettelot
Kaikkien liike-elämässä olevien yritysten on oltava tuttuja ja tyytyväisiä tehtävälistaan. Itse asiassa järjestäytyminen on yksi projektin johtajan huippuosaamista .
Tehtäväluettelo tekee tehtäväluettelon seuraavalle tasolle. Tehtäväluettelon avulla voit lisätä sarakkeita, jotka näyttävät jokaisen tehtävän suorittamisen, tehtävän tilan, alkamis- ja päättymispäivämäärät sekä todennäköisyyden, että tehtävä suoritetaan ajoissa.
Voit jopa lisätä valintaruudut tiimisi jäsenille tarkistamaan, että kohteet ovat valmiit.
Spreadsheets
Laskentataulukon yksinkertaistettu kaavio on toinen vaihtoehto. Voit silti luetella tehtäviä vasemmanpuoleiselta sivulta, ja voit silti varjostaa palkkeja, joiden avulla voit näyttää tasosi edistyksen ja arvioidut tehtävien aloitus- ja lopetuspäivät.
Laskentataulukot voivat olla aikaa vieviä ja aikaa päivitettäessä, joten niitä ei haluta käyttää kokonaisratkaisunhallintaratkaisuna. Yksinkertaisen, kertaluonteisen raportin asiakkaalle tai ylläpitäjälle voi kuitenkin yksinkertaistetussa laskentataulukossa luoda visuaalisesti projektin tavalla, joka on
helppo selittää ja ymmärtää. Se on myös hyvä vaihtoehto hankkeen edistymisen seurantaan.
Virtauskaaviot
Virtauskaaviot tai verkkokaaviot osoittavat projektiotilaisuudet siinä järjestyksessä kuin ne on suoritettava. Virtauskaaviot voivat olla niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin haluat. Voit esimerkiksi luetella tietoja, kuten kunkin vaiheen alkamis- ja lopetuspäivämäärän, tehtävän tunnistenumeron tai
sijainti. Muista, että liiallisen tiedon lisääminen voi vaikeuttaa näiden kaavioiden lukemista.
Vaikka monet ihmiset löytävät virtauskaavioita helpommin lukea ja ymmärtää kuin Gantt-kaavioita, ne voivat olla hankalaa. Lisäksi ne ovat usein sopimattomia suurille ja monimutkaisille ongelmille. Virtauskaaviot ovat parhaimpia yksinkertaisten projektien esittelyn kanssa, jotka luonnollisesti edistyvät yhdestä
seuraavaksi, mutta sitä ei pidä käyttää pitkän aikavälin välineenä tai liian monimutkaisiin hankkeisiin.
Kanbanin levyt
Onko hankkeellasi useita vaiheita, joita ei välttämättä tarvitse tehdä järjestyksessä?
Onko sinulla useita ihmisiä, jotka työskentelevät samassa projektissa vai ovatko tehtävät usein päivitetty? Jos näin on, Kanban voi tarjota sinulle ihanteellisen ratkaisun. (Lue lisää siitä, miten Kanban toimii projektinhallinnassa .)
Kanbanin hallituksen kanssa jokainen projektityö on kirjoitettu tahmealle muistiinpanolle ja sijoitettu sopivaan sarakkeeseen, kuten "tehtävä", "käynnissä" tai "tehty". Kun jokainen tehtävä on valmis, vastaavaa tahmeaa muistia siirretään laudan yli kunnes kaikki muistiinpanot ovat "tehneet" -sarakkeessa.
Tämä organisaation järjestelmä on erittäin helppo ymmärtää ja muokata nopeasti, mutta se ei ole kovin kannettava, ja sinun on oltava varovainen, ettei mikään huomautuksista pudota ja kadota.
Tilaraportit
Gantt-kaaviot ovat erinomaisia työkaluja hankkeiden seurantaan, ei välttämättä viestintään. Jos sinun tarvitsee vain viestiä edistymisestä asiakkaan, projektin sponsorin tai muiden tiimijäsenten kanssa, tilaraportti voi olla paras vaihtoehto.
Lisäksi useat projektinhallintaohjelmistot tuottavat yksinkertaisia, helposti ymmärrettäviä tilaraportteja vain muutamalla hiiren napsautuksella, säästäen sinulle arvokasta aikaa ja energiaa.
Gantt-kaaviot ovat erittäin käytännöllisiä kaikkiin tehtäviin, jotka menevät suurelle hankkeelle, mutta ne eivät ole aina parhaita näiden tietojen välittämiseen muiden kanssa, erityisesti niille, jotka eivät ole tottuneet lukemaan niitä.
Sinulla on useita muita vaihtoehtoja. Kokeile itseäsi yhdellä näistä viidestä Gantt-kaavion vaihtoehdosta. Saatat olla iloisesti yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa voit säästää.