Riski
Riski on termi, joka liittyy siihen, mikä saattaa mennä pieleen projektin kanssa. Jos esimerkiksi rakennat uuden toimistohakun, teräksen hinta saattaa nousta ylös ja se voi vaikuttaa budjettiin. Mutta se ei ehkä mene ylös. Samoin, jos aiot järjestää vuotuisen yritysvierailun ulkona, se saattaa olla hyvä sää, mutta saattaa sateita. Lyhyesti sanottuna riski on sellainen, jota ei ole vielä tapahtunut.
On tärkeää tietää, mitkä riskit ympäröivät projektia, koska silloin voit suunnitella niitä. Voit asettaa toimintasuunnitelmasi B tai varautumissuunnitelmiin ryhtymällä toimiin yrittäessäsi välttää riskin tapahtuvan. Teräksen ja säähinnan vuoksi sinulla ei ole paljon, mitä voit todella tehdä estääkseen heidät, mutta voit tehdä suunnitelmia siinä tapauksessa, että he tekevät. Voit esimerkiksi vuokrata sateenvarjon tai sateenvarjon, joten jos se sattuu piknikpäivänä, ihmiset voivat silti olla hyvissä ajoin.
Ongelma
Projektiryhmän jäsenet usein hämmentävät kysymyksiä ja riskejä, ja projektipäällikkönä on tärkeää, että puhutte asianmukaisesti kyseisistä aiheista. Vaara on jotain, jota ei ole vielä tapahtunut, vaikka asia on tapahtunut. Kysymykset ovat vain ongelmia, joita projektityösi joutuu kohtaamaan.
Olet ehkä nähnyt sen tulevan (ja käsitteli sitä riskinä) tai se voi olla täysin odottamaton. Joko niin, se on nyt tapahtunut, ja sinun on tehtävä jotain siitä!
Virstanpylväs
Aikaväliot ovat pisteitä, jotka merkitsevät keskeisiä hetkiä projektin aikana. Niitä käytetään usein:
- Vaiheen alku
- Vaiheen loppu
- Suurin osa työstä tai iso tehtävä
- Huomaa tietty määräaikainen määräaika
- Kiinteät päivämäärät suunnitelmassa
Ajattele virstanpylväitä sellaisena päivämääränä, jonka kirjoittaisit kalentereissasi kotona - projektin tärkeitä hetkiä, kuten testauksen tai käynnistyspuolueen viimeistely. Virstanpylväät ovat yksi Gantt-kaavion yhdeksästä osasta , joten näet heidät projektitieistasi timanttina.
Sponsori
Projektipäällikkösi istuu Project Boardissa . He ovat henkilö, joka "omistaa" hankkeen ja he saavat etuja. Jos esimerkiksi käynnistät uuden tietojärjestelmän käyttämään tehtaan tiimiä, Factory General Manager olisi projektin sponsori. IT-tiimi olisi osa projektiryhmää, mutta ne eivät ryhtyisi sponsorointirooliin. Projektin sponsori on henkilö, johon voit kääntyä, kun tarvitset ylimmän johdon ohjausta. Tämä voisi olla, jotta:
- Poista ongelman poistaminen käytöstä
- Etsi resursseja
- Hyväksy budjetti
- Tehdä päätöksiä
- Sovi lopullisesta eritelmästä
Ja niin edelleen. Projektipäällikkö raportoi toimeksiantajalle tehokkaasti hankkeen keston ajan sekä linjanhallinnan rakenteesta että viikoittain tai kuukausittain (tai reaaliaikaisesti) projektin raportoinnissa.
sidosryhmien
Sidosryhmiä ovat muut projektit, jotka ovat mukana hankkeessa. Joillakin hankkeilla on laaja sidosryhmä, joka kattaa organisaation kaikki osastot. Toisilla on rajallinen soveltamisala. Jotkut sidosryhmät ovat organisaationne ulkopuolella, kuten hallitus tai sääntelyelimet.
Heitä on myös pidettävä ajan tasalla uutisten kanssa, jotka ovat tärkeitä. Useimmat sidosryhmät tukevat (tai ambivalentia) projektien aiheuttamiin muutoksiin, mutta kaikki eivät ole!
Tapat sidosryhmät, jotka eivät ole, tervetuloa projektiasi avoimilla aseilla!