Ja miten voit rakentaa heidät
Olette kuullut Stephen Coveyn kirjasta, erittäin tehokkaiden ihmisten 7 tavasta . Katsotaan nyt 10 tapaa, joilla erittäin onnistuneet projektipäälliköt jakavat.
Olen nähnyt näitä tapoja kertoa uudestaan ja uudestaan suorituskyvyn arvioinnissa ja projektin loppuarvioissa, joissa asiakas, ryhmä tai sponsori tarjoaa palautetta projektin johtajalle.
Sinun ei tarvitse olla kymmenen vuoden kokemus toimittaa onnistuneesti joka kerta. Muuttelemalla tottumuksia ja harjaamalla taitojasi voit huomattavasti parantaa projektisi menestyksen mahdollisuuksia (ja anna itsellesi vähemmän stressaavaa työaikaa).
Ja missään erityisessä järjestyksessä (lukuun ottamatta numeroa 10) aloitetaan!
Oikean ryhmän käyttäminen
Tehokkaimmat ja menestyksekkäimmät projektipäälliköt tuntevat tiimin jäsenien valmiudet. Se tarkoittaa, että he voivat jakaa oikean työn oikeille ihmisille.
Väärän resurssin käyttäminen tehtävissä voi johtaa siihen, että se kestää kauemmin tai tehdään huonosti. Se auttaa tunnistamaan kanssasi työskentelevien henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, jotta voit parhaiten jakaa ne projektityöhön.
Hankekysymysten hallinta
Kaikki hankkeet kohtaavat aika ajoin. Onnistuneita projektipäälliköitä ei anna heidän huolestua. He osaavat käsitellä liikkeenjohdon prosesseja ja myös miten parhaiten käsitellä ongelmia niiden syntyessä.
Voit tehdä sen myös. Kun osaat arvioida projektiongelman, huomaat, että ongelmien hallinta on helppo tapa sisällyttää viikkorutiiniisi. Laita jonkin verran aikaa lähteäsi läpi lokitiedustosi joka viikko, ja pian huomaat, että on helppoa jäädä ongelmien hallintaan.
Selviytyminen muutoksista
Projektit on suunniteltu muuttamaan asioita, mutta tällainen muutos tapahtuu muille ihmisille! On vaikeampaa hallita muutoksia, jotka kohdistuvat suoraan projektiryhmään, häiritsevät yksityiskohtaista hankesuunnitelmaa ja luovat uutta työtä ja koko dokumentaatiopäivityksiä.
Onnistuneilla projektipäälliköillä on muutoksenhallintaprosessi, jota he noudattavat. Määriteltyjen vaiheiden jälkeen on helpompaa muuttaa toimintoja tapana, koska se on jäsennelty ja toistuva.
Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:
- Saada tietoja muutoksesta
- Arvioi muutos
- Määritä, kuinka paljon työtä se olisi muuttaa
- Esitä suositus siitä, kannattaako mennä eteenpäin.
Sitten saat sponsoriesi päätöksen siitä, haluatko sisällyttää muutoksen vai ei.
Huomaa: Voit hyväksyä pieniä muutoksia itsellesi niin kauan kuin ne ovat tehtäviensä ja viranomaisten tasolla.
Onnistuneita projektipäälliköitä tietävät, että selviytyminen muutoksista on osa työtä ja heillä on suunnitelma käsitellä niitä, kun ne syntyvät.
Projektin kustannusten hallinta
On erittäin todennäköistä, että projektisi aiheutuu kustannuksista, vaikka sinulla ei ole täysin valtausta kukkaroiden kielistä itse. Jotta pystyt hallitsemaan hallinnan taloudellisia elementtejä, on oltava tapana.
Jos et lähesty sitä säännöllisesti ja rutiininomaisesti, löydät työn olevan niin valtava, että on mahdotonta tehdä hyvin.
Fantastic projektipäälliköt pysyvät kustannusten yläpuolella arkistointijärjestelmissä, jotka toimivat laskut, lainaukset ja arviot. Ota tavaksi käyttää budjetointiohjelmistoasi (vaikka se olisi vain laskentataulukko).
Et voi hallita projektikustannuksia, ennen kuin sinulla on suunnitelma siitä, mitä aiot käyttää. Lue tämä projektibudjettia, jotta voit aloittaa.
työryhmien
Projektiryhmä ei todennäköisesti toimi sinulle, joten miksi teemurisivusto on osa onnistuneita projektipäälliköitä?
Se johtuu siitä, että tarvitset niitä toimimaan tehokkaasti yhdessä ja tarvitset hankkeen mukana olevia henkilöitä nopeasti päästäkseen kohtaan, jossa he luottavat toisiinsa. Saat sen kautta rakentamalla tiimiä.
Varo tilanteita, joissa tiimisi hajoaa. Erityisesti kiusaamista ei voida hyväksyä.
Prosessien ymmärtäminen
Hyvin onnistuneiden projektipäälliköiden kuudes tapa on, että he ymmärtävät prosessin, joka on heidän valvonta-alallaan.
Tämä tarkoittaa, että he tietävät, mitä työtapoja on noudatettava. He eivät tuhlaa aikaa yrittäen selvittää, miten kirjoittaa yritystoiminnan tapaus, koska he tietävät, että on olemassa menettely ja että he voivat seurata toimia.
Parhaiten menestyneet projektipäälliköt eivät ole orja prosessiin. He tietävät, milloin on oikea tapa seurata prosessia. He tietävät, kun on parempi säätää sitä hieman, jotta tehtävät olisivat helpommin kaikille. Esimerkki tästä olisi byrokratian poistaminen pienestä hankkeesta räätälöimällä prosessit vastaavasti.
Aikataulun päivittäminen
Hankesuunnitelmia ei pidä jättää satunnaisiksi, ja menestyneimmät projektipäälliköt tekevät tavaksi tarkistaa aikataulunsa säännöllisesti ja päivittää ne.
On paljon tapoja seurata hankkeen etenemistä, mutta tärkeintä on, että teet sen! Jos yrität tehdä tätä tapaa omalla, kirjoita lyhyt kokous päiväkirjaasi itsellesi ja aikataulusi kerran viikossa. Käytä yhtä aikaa joka viikko ja kestää 30 minuuttia tarkistaaksesi, missä olet ja missä sinun on oltava. Tee tarvittavat muutokset, kerro joukkue ja jatka projektin kanssa.
Huomaa: Jos aikataulutietosi vaikuttavat projektin päättymispäivään tai tärkeimpien virstanpylväiden toimituspäivään, ota yhteyttä sponsoriisi. Sinun ei pitäisi muuttaa pohjapiirroksenne perusteita ilman virallista hyväksymisprosessia.
Projektiriskin hallinta
Tietäen, mitä sisällyttää riskirekisteriisi on yksi asia, mutta sen säännöllinen tarkastelu ja riskien vastaaminen on jotain erilaista.
Ei riitä, että projektin alkua käytetään riskien tunnistamiseen, eivätkä sitten ajattele niitä uudelleen. Riskienhallinnan on oltava osa projektityylejäsi, sillä ilman sitä huomaat, että riskit muuttuvat ongelmiksi ja aiheuttavat sinulle ongelmia.
Se on toinen alue, jossa standardiprosessit ja varaus säännöllinen paikka tehdä riskiarviointi voi auttaa. Voit sisällyttää sen osana tiimikokouksia. Tee se tapana tarkistaa risistasi tiimin kanssa, sulkea kaikki, jotka eivät enää ole uhka ja suunnitella toimenpiteitä niille, jotka haluat vähentää.
Seuranta-aika
Projektinjohtajat tuntevat paljon projektin ajanhallinnasta , mutta se on yleensä aikataulun ja suunnittelun alalla. Puhumme siitä, että aika seurataan säännöllisemmin päivittäin. Puhumme aikakatkaisuista.
Projektiryhmät eivät useinkaan ole kovin halukkaita käyttämään aikatauluja, jos he eivät ole aiemmin tehneet. Monissa projektinhallintaohjelmistotyökaluissa on tuotteeseen ominaista aikaa seuranta. Tämä voi helpottaa siirtymistä ajan seurantaan tiiminä.
Riippumatta siitä, seuraatko tiimisi aikaa (mikä on suositeltavaa), on tärkeää, että tiedät missä omaa aikaa kuluu päivässä. Sinun pitäisi tehdä se tapana pitää kirjaa siitä, miten vietät aikaa. Se auttaa sinua ymmärtämään, vietätkö aikaa ensisijaisiin projektityötehtäviin. Saatat ajatella, että olet, mutta oletko? Aikakuvakkeet tai jonkin lomakkeen aika-tallennus auttavat, vaikka se olisi vain tuntikirjainen muistilappu.
Liiketoiminnan muutos
Lopuksi, tapana, jolla projektipäälliköt onnistuvat, on kyky rinnastaa projektin tuotokset liiketoiminnan tuloksiin. Projektisi on suunniteltu saavuttamaan yritykselle jotain uskomatonta, ja olet tehnyt niin. Loistava.
Mutta jos käyttäjät eivät käytä tuotteitasi tai ohjelmisto on nopeasti vanhentunut tai asiakkaat eivät ole niin hämmästyneitä kuin sinä olet, projektisi on ollut ajanhukkaa.
Parhaiten menestyneet projektiryhmät varmistavat, että he tietävät, mitä liiketoiminnan tuloksia he pyrkivät. He rakentavat ratkaisun, joka tuo liiketoiminnan muutokset kestävällä tavalla. Se, mitä ne toimittavat hankkeen päätyttyä, on kokonaan käytetty ja täysin hyväksytty asiakkaan toimesta. Se on menestys, koska se on rakennettu menestykseen alusta alkaen.
Liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtäminen on keskeinen kriteeri kaikille projektipäälliköille, jotka haluavat vaikuttaa asiakkaisiin ja sidosryhmiin. Jos pystyt osoittamaan, että olet antanut jotain arvoa, on helppo osoittaa, mitä vaikutuksia sinulla on ja mitä arvoa tuodaan yritykselle.
Tee se tapana kysyä sidosryhmiltä, mitä liiketoiminta-arvoa he odottavat ja miten he haluavat käyttää mitä tahansa projektisi on toimittava heille. Kerro heille siitä, miten he määrittelevät menestyksen. Voit rakentaa tämän toistettavaksi prosessiksi jokaisen hankkeen alussa.
Kuinka monta tapaa menestyä sinulla on?
Luettuasi luettelon, kuinka monta näistä tavoista olet jo tehnyt? Täällä on luultavasti asioita, joita teet tänään ja muut, että tiedät, että sinun pitäisi panostaa enemmän säännöllisesti. Hyvä uutinen on, että uuden tavan luominen on suhteellisen helppoa, jos olet sitoutunut tekemään sen. Pian nämä asiat ovat toista luontoa, ja sinä olet hyvin matkalla olemaan yksi yrityksesi menestyneimmistä projektipäälliköistä.
Mitkä aiot aloittaa työn ja rakentaa viikoittaiseen rutiiniasi?
Lue lisää
Suosittelen Charles Duhigin kuuntelemasta The Power of Habit .