tai huono. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joita sinun tulee noudattaa käytettäessä puhelinta työpaikalla:
- Swallow First
Toisin sanoen sinun suustasi pitäisi olla tyhjänä, kun soitat puhelun tai vastaat puhelimeen. Haluat puhua selkeästi ja se on mahdotonta, jos olet pureskelu tai nieleminen. - Nimi ja asema
Kun saat puhelun työssä, sinun on tunnistettava itsesi ja yrityksesi ja osastasi tarvittaessa. Jos soittaja on siirretty sinut päälinjasta, voit ilmoittaa vain nimesi ja osastosi. Henkilö, joka alun perin vastasi puheluun, antoi todennäköisesti yrityksen nimen. Kun olet soittaja, tunnista itsesi samalla tavalla ennen kuin pyydät henkilöä, jonka yrität tavoittaa. - Manners Todella Matter
Ole aina kohtelias riippumatta siitä, kuka on rivin toisessa päässä. Olitpa puhumalla vastaanottovirkailijaan tai yritysjohtajalle koskaan unohda sanoa kiitos ja kiitos. Sen lisäksi, että jokainen ansaitsee kunnioituksen , puheluun vastaava henkilö voi varmistaa, että se käsitellään asianmukaisesti.
- Painopiste: Vaikka me kaikki haluamme monitietoida (tai yrittää) pidättäytyä tekemästä muita asioita puhelun aikana. Sinun pitäisi antaa henkilölle, josta puhut, jakamattomaan huomionne. Sähköposti, sosiaalinen media ja pelit voivat odottaa.
- Nyt pidä kiinni
Ensinnäkin sinun on vältettävä kaikkia muita keskusteluja, kun olet puhelimessa. Todellisuus joskus pääsee läpi. Saatat joutua puhumaan jonkun, joka tulee toimistosi tai kabinettisi tai poimi toinen puhelu. Anteeksi itsesi ja rajoittaa toinen keskustelu muutaman sekunnin. Älkää antako joku odottaa pitoon loputtomiin. Jos et voi huolehtia toisesta asiasta nopeasti, mutta sitä on käsiteltävä välittömästi sen sijaan, että ottaisit henkilön, jolle puhuit pidossa, kysy, voisitko soittaa takaisin sopivaan aikaan.
- Älä anna soittajan menettää järjestelmään
On aikoja, jolloin et voi auttaa henkilöä toisella puolella linjaa ja hänen on siirrettävä hänelle jollekulle. Kun teet, varmista, että hän tietää kenelle siirrät puhelun ja miksi. Kerro hänelle, mitä tehdä, jos puhelu ei mene läpi tai jos henkilö, johon lähetät hänet, ei ole tai ei voi auttaa. - Pidä viestit lyhyt ja makea
Kun jätät jonkun sanoma-viestin, puhu hitaasti ja selvästi, varsinkin kun ilmoitat nimen ja puhelinnumeron. Liian monet ihmiset jättävät hyvin pitkiä ja kauhistuttavia viestejä vain nopeasti mummakseen heidän nimensä ja numeronsa lopussa, jolloin vastaanottaja ei pysty palaamaan puhelua. - Kerran on tarpeeksi
Jos jätät viestin, ja henkilö, jolle jätit, ei tule takaisin sinulle välittömästi, koska se ei voi tällä hetkellä olla. Ei tarvitse soittaa uudelleen ja uudelleen. Jos se on kiireellinen asia, voit yrittää soittaa uudelleen seuraavana päivänä tai seurata sähköpostiviestiä, jossa sanotaan, että jätät myös vastaajan. - Kuuntele ensin
Kuuntele kokonaan vastaanottamasi vastaajan, ennen kuin palaat puhelun. Voit oppia, että ei ole edes tarpeen soittaa (wow, mitä säästäjä) tai että sinun on huolehdittava jotain ensin. Esimerkiksi soittaja voi tarvita tietoja, joita voit olla valmis, kun hän tulee takaisin.