Tarkkaan rakennettujen projektien laajuus:
Huolellisesti määritelty laajuuslausunto on hankkeiden menestyksen tärkeä tekijä ja erottamaton osa tehokkaan projektinhallinnan käytäntöä . Edut sisältävät:
- Lausunnon ansiosta projektiryhmä ja asiakas (t) voivat varmistaa, että heillä on yhteinen näkemys hankkeen odotetuista ominaisuuksista, laadusta ja ajoituksesta.
- Laajuus mahdollistaa projektiryhmän kyvyn selkeästi tunnistaa ja osallistua sidosryhmiin: yksilöihin tai ryhmiin, joihin projekti vaikuttaa ja joka saa tukea ja osallistumista.
- Tarkoitus on auttaa ryhmän jäseniä keskittymään juuri työhön, joka tarvitaan asiakkaan tarpeiden tyydyttämiseen.
- Jos muutoksia ehdotetaan, jotka eivät ole alkuperäisen ulottuvuuden rajoja, lausuma toimii ohjeena muutosten arvioimiseksi ja ehdottamiseksi. Jos kaikki sidosryhmät hyväksyvät muutokset, soveltamisalaa tarkistetaan.
Hankkeen laajuus:
Projektipäällikkö yhdessä tiimin jäsenten, asiakkaiden, toimeenpanovastaavan ja tärkeimpien sidosryhmien kanssa pyrkii ymmärtämään ja kuvaamaan hankkeen aloitteen edellyttämät tuotokset, joita usein viitataan toimituksina. Tähän toimitukseen sisältyy kustannus tai hyväksyttävä kustannusalue, joka on validoitu toiminnan suunnittelussa ja arvioinnissa.
Siinä määritellään myös keskeiset piirteet, jotka on sisällytettävä sekä hankkeen lopullisen toimituksen aikataulu. Kun asiakas, projektipäällikkö, projektiryhmä ja toimeenpanovastaava ovat sopineet, kaikki tätä soveltamisalaa koskevat muutokset on tehtävä tarkasti valvotulla ja dokumentoitulla muutosprosessilla.
Hankkeen laajuuden vaikutukset muihin vaiheisiin:
Kun soveltamisala tai asiakirja on sovittu, mukana olevat työryhmät käyttävät lausunnon sisältämiä tietoja arvioimaan omaa työtä, ajoitusta ja kustannuksia. Tarkempi ja tarkempi soveltamisala, sitä todennäköisemmin työryhmät tuottavat tarkkoja arvioita ja resurssivaatimuksia.
Projektin laajuuslausekkeissa määritellään, mitä ei ole sisällytetty aloitteeseen:
Ei ole harvinaista, että hankkeen laajuusasiakirjassa luetellaan myös tiettyjä kohteita, jotka eivät kuulu hankkeen laajuuteen ja jätetään siten pois toimitettavasta työstä. Esimerkiksi talon rakentamista koskeva hanke voisi säätää, että ympäristölupien hankkiminen on omistajan tekemiä, ja se on talon rakentajan urakoitsijan hankkeen laajuuden ulkopuolella.
Huonosti rakennettujen projektien vaikutus:
Projektin laajuuden selkeyden puute on yhteinen hankkeen stressin ja epäonnistumisen lähde.
Epätarkka tai epäselvä soveltamisasiakirja jättää monia kysymyksiä, jotka ovat avoimia keskustelulle ja epävirallisille tuomioista, jotka vaikuttavat aloitteiden ominaisuuksiin, laatuun, ajankohtaan ja kustannuksiin.
Toinen haaste, jossa on epämääräinen lause ja heikot muutosprosessit, kutsutaan: laajuus. Laajuus syntyy, kun asiakas pyytää ja työryhmät lisäävät lisäominaisuuksia toimitukselle alkuperäisten suunnitelmien tarkoituksen tai rajojen ulkopuolella.
Soveltamisalan muuttaminen:
Vaikka usein tehtävät muutokset viivästyttävät projektin loppuunsaattamista ja mahdollisesti lisäävät merkittäviä kustannuksia, on joitain tilanteita, joissa on tarpeen ja kohtuullista säätää soveltamisalaa. Projektinjohtajat luottavat "muutoksenhallintaprosessiin", joka yksilöi pyydetyt muutokset, tarkistaa kaikki vastaavan ajan, kustannus- ja työmäärän arvioinnit ja arvioi hankkeen uusille riskeille muutoksen ansiosta.
Tyypillisesti projektipäällikkö ja toimeenpanovastaava tekevät lopullisen päätöksen soveltamisalan muuttamisesta, kun tilanne on täysin analysoitu. Muutokset dokumentoidaan päätöksentekokirjaan ja ilmoitetaan sitten suuremmalle projektiryhmälle.
Tunnetaan myös projektivaatimuksina, projektin tavoitteina
Esimerkkejä: Projektin laajuus oli yhden sivun verkkosivuston toimittaminen hankespesifikaatioiden mukaisesti kahden viikon kuluessa.