Lisää todellisuuteen, että hankkeet ovat sitä, miten me innovoimme; miten toteutamme strategialla ja miten kehitämme organisaatiomme infrastruktuuria ja kykyjä, on selvää, että johtavien johtajien on tehtävä kaikkensa tukemaan heidän yrityksen projektipäälliköitä .
Yksi tärkeimmistä menestyksen edistämiseen vaikuttavista tekijöistä on tehokas, sitoutunut johtajan sponsori. Tämä asema on jo kauan liittynyt hankkeiden menestykseen alan tutkimuksissa, mutta kirjallisuuden katsaus, jossa kuvataan sponsoroinnin käytännön toimintatapoja, viittaa siihen, että meillä on pitkä matka institutionalisoimaan sponsorointiryhmän läsnäolo ja käytännöt organisaatioissamme. Varsinainen asiayhteys on asianmukainen. Ensiksi tarkastellaan sponsorin ensisijaisia tehtäviä.
Projektin toimeenpanovastaavan ensisijaiset velvollisuudet
- Ota vastuu projektin tuloksesta. (Tätä kohtaa kutsutaan usein vastuunjakoon projektipäällikön kanssa.)
- Hankkeen perusta ja antaa viranomaiselle projektin johtaja ja ydinryhmien jäsenet.
- Tuetaan projektiryhmää resursseja ja näkyvyyttä varten.
- Varmistetaan tehokas tiimiarvojen läsnäolo ja tuki, mukaan lukien vastuullisuus ja avoimuus.
- Tuetaan tiimiä ylimääräisten vaikeuksien edessä.
- Valmentaa projektin johtaja.
- Puolusta projektiryhmä organisaatiohäiriöiltä.
Mitä tapahtuu, kun Executive Sponsori on pois kuvasta
Koska tukevaa toimeenpanovastaavaa ei ole, kaikki edellä mainitut tehtävät kuuluvat jo liian rasitettuun projektipäällikköön, jolla on tyypillisesti puuttuva kaistanleveys ja poliittinen perusta näiden tehtävien suorittamiseksi.
Tehokkaan sponsorin puute lisää projektiongelmien vaaraa, mutta ei niihin rajoittuneita: epäonnistuminen, epäonnistunut suorituskyky ajan, kustannusten ja laatutavoitteiden sekä lisääntyneen tiimin myllerryksen vuoksi.
Yksinkertaisesti todettu, tehokas toimeenpanovastaava on myönteinen erottelija monimutkaiselle työlle, joka tuo tärkeimmät väliaikaiset ja ainutlaatuiset aloitteet onnistuneeseen päätökseen. Kun otetaan huomioon tehtävän ilmeinen merkitys, voi olla järkevää olettaa, että useimmat organisaatiot vievät vakavasti työnantajansa. Valitettavasti vähän aikaa todellisessa maailmassa ehdottaa toisin.
Katsaus siihen, miten organisaatiomme hoitavat toimeenpanovastaavan roolia
Projektinhallinnossa jatko-opintojen ohjaajana minulla on onni saada säännöllisesti tietoa opiskelijoiden työnantajien projektinhallintatavoista suurkaupunkiseudulla. Fortune 100 -yrityksistä pieniin, yrittäjähankkeisiin ja voittoa tavoittelemattomiin organisaatioihin edustavat organisaatiot ovat talouden poikkileikkaus.
Vaikka olisi kohtuullista odottaa, että projektinhallintatavat ovat vakiintuneita, että useimmat yritykset näyttäisivät kypsät käytännöt toimeenpanovastaavan roolin ympärille, todellisuudessa tilanne on päinvastoin.
Muutama ei-tieteellinen havainto minun vuosittaisesta epävirallisesta MBA-opiskelijakartoituksestani johtajan sponsorin roolista yrityksissään:
- Keskimäärin yli viisikymmentä prosenttia opiskelijoista kuvailee yritystään, koska niillä ei ole muodollisia käytäntöjä johtajan sponsoroinnin suhteen.
- Harvoilla yrityksillä on virallista koulutusta tai standardoitua kuvausta sponsorin roolille ja vastuulle.
- Minulla ei ole vielä ollut yhtä opiskelijarekisteriä, että hänen yrityksensä tarjoaa koulutusta heidän toimeenpanovastaavilleen.
- Yhteistyökumppanin vastuuvelvollisuudesta projektin menestykseen on vain vähän sovittu.
- Kun opiskelijat haastelivat yrityksensä projektipäälliköitä heidän tyytyväisyydestä sponsoreidensa tuloksellisuuteen ja tukemiseen, enemmistö kyselyistä ilmaisi turhautumista.
Elinkeinoelämän järjestöjen ja yksityisten konsulttiyritysten muodollisempien tutkimusten tarkastelu vahvistaa opiskelijoiden panoksen yleistä pätevyyttä.
Ja vaikka johtavan sponsoroinnin käytännön tilanne voi jättää parantamisen varaa, projektipäälliköillä ei ole muuta mahdollisuutta kuin jatkaa eteenpäin aloitteillaan. On kuitenkin olemassa joitakin vaiheita, joita projektipäälliköt voivat ottaa hankkiakseen paljon tarvittavia toimeenpanovirtoja.
Miten saada projektin tukipalvelut
- Rekrytoida sponsori. Jos hankkeellasi on strategisia vaikutuksia yrityksellesi, joko suoraan asiakkaille tai epäsuorasti tarjoamalla tehokkaampia ja tehokkaampia sisäisiä toimintoja asiakkaiden tukemiseksi, sinun on hankittava sponsori. Suorita suoraan projektinhallintapäällikön tai projektinhallintatoimiston johtajan kanssa projektin merkityksen vahvistamiseksi ja avun pyytämiseksi. Korosta edellä määritellyn sponsorin roolia ja vastuuta ja viittakaa alan tutkimukseen, joka korjaa hankkeen menestystä ja tehokasta sponsorointia.
- Kouluta sponsoriasi. Korosta roolia strategisena, ei taktisena tai hahmottamana. Useimmat johtajat tulevat sponsorin rooliin ilman muodollista koulutusta tai edes konteksti heidän velvollisuuksilleen. Vaikka olet jonkin verran hankala rooli koulutuksen toimeenpanovallan, suurin osa näistä yksilöistä arvostaa oman kontekstin ja ohjauksen. Vastuullisuuden, arvojen lujittamisen ja tiimin suojaamisen tulisi olla sinun ensisijainen painopisteesi, kun olet suorittanut johtajasi.
- Aktivoi aktiivisesti ja ota mukaan sponsori. Paras projektipäällikkö / toimeenpanovastaava suhteet ovat erittäin vuorovaikutteisia. Molempien osapuolten on tärkeää luoda selkeä viestintäprotokolla, jolla päivitetään projektitoimintaa sekä hätätilanteiden merkitsemistä ja vastaamista. Projektipäällikön olisi kannustettava toimeenpanovastaava osallistumaan tila- tai tiimikokouksiin aika ajoin ja näyttämään aitoa kiinnostusta sekä toimimaan aktiivisena juhlijaorganisaationa tiimityön onnistumiselle.
- Pyydä valmennustarjoustasi sponsoriasi. On aina hyödyllistä saada joku, jolla on enemmän kokemusta kuin tarkkailette ja tarjoaa rakentavaa ja positiivista palautetta ja valmennusta suorituksestasi. Anna sponsoriasi tietämään, että olet tyytyväinen tämän panoksen asemaan parantaaksenne, ja kun se vastaanotetaan, hyväksy se gracefully.
- Hyödynnä sponsori huolellisesti suurista asioista . Ole varovainen, ettet näe tai kohdella sponsoriasi liikaa taktisiin asioihin. Sponsorisi korkein ja paras käyttö on auttaa varmoja resursseja; joka toimii projektiryhmän tiedottajana laajemmalle johtoryhmälle ja auttaa sinua vahvistamaan keskeisiä ryhmien arvoja. Projektinjohtajan on kunnioitettava tasapainottavaa toimintaa, kun hän harkitsee sponsorin ottamista tiimin toimintaan.
Bottom Line
Toimeenpanovastaavan rooli on yksi projektialoitteiden tärkeimmistä palasista. Menestyksekkäät projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka tärkeä tämä rooli on ja työskentelevät saavuttamaan johdon tukea oikealla tasolla ja voimakkuudella. Jos sponsorin rooli on poissa tai epämääräinen, ota se itsellesi rekrytoimaan ja kouluttamaan toimeenpanovastaavasi tukemaan sinua, tiimisi ja yrityksesi menestykseen.