Suunnittele, pidä ihmisiä vastuullisena, kommunikoi ja kommunikoi jonkin verran enemmän
Se on hieno akateeminen määritelmä, mutta mitä projektipäälliköt tekevät?
Yksinkertaisesti sanottuna he hallitsevat hankkeita. Ehkä tämä on liian yksinkertainen, mutta tämä on se, mitä he tekevät. Eettisissä rajoissa he tekevät mitä tahansa hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.
PMI määrittelee projektin "tilapäiseksi ryhmätoiminnoksi, joka on suunniteltu tuottamaan ainutlaatuista tuotetta, palvelua tai tulosta." Sana ainutlaatuinen on tämän määritelmän avaintekijä. Päivittäiset tehtävät eivät sisällä hankkeita. Projektin muodostavat toimet eivät enää toteudu sen jälkeen, kun hanke on päättynyt.
Projektinjohtajat järjestävät resursseja - kuten aikaa, rahaa ja ihmisiä - hankkeiden onnistumiseksi. Kun projekti on tehty, projektipäälliköt siirtyvät toiseen projektiin.
Mitä projektipäälliköt tekevät
Jos projektipäällikön tehtävänä on järjestää resursseja hankkeiden onnistumiseksi, miten tämä tapahtuu?
Projektin johtajat suunnittelevat hankkeita. He istuvat projektin sponsoreiden kanssa projektin tavoitteiden määrittämiseksi. He ottavat nämä tavoitteet ja lihavat heidät projektikirjaan .
Hankkeen peruskirja on asiakirja, joka muodostaa hankkeen alun. Hankesopimuksessa hahmotellaan hankkeen korkeatasoiset odotukset, kuten virstanpylväitä, budjetteja ja aikarajoja. Hankesopimusten tarkat osatekijät vaihtelevat organisaation mukaan.
Projektin johtaja ja hankesuunnittelija keskustelevat siitä, ketkä haluavat projektiryhmässä.
Projektipäällikkö ja sponsori pyrkivät siihen, miten he saavat nämä ihmiset projektissa. Hankesuunnittelijalla tulisi olla organisaation asema ja mahdollisuus lähestyä korkean tason johtajia hankkeen henkilöstöresurssien saamiseksi.
Nämä henkilökunnan jäsenet eivät raportoi projektipäällikölle virallisesti, mutta he ovat vastuussa projektinhoitajalle tehtävistä tehtävistä. Tämä on ehkä hankkeiden hallinnan vaikeinta: projektinjohtajalla ei ole täydellistä hallintoviranomaista projektiryhmän jäseniä kohtaan. Näillä ihmisillä on muita tehtäviä ja painopisteitä projektin ulkopuolella. Jos henkilökohtaisia ongelmia ilmenee, projektipäälliköt yrittävät käsitellä niitä projektiryhmän jäsenen kanssa, mutta jos nämä ongelmat jatkuvat, projektipäällikkö joutuu joutumaan ryhmän jäsenen johtajaan päästäkseen päätöslauselmaan.
Kun projektipäällikkö tuntee hankkeensa resurssit, projektipäällikkö kehittää projektisuunnitelman ja työnjaon rakenteen tai WBS: n. WBS jakaa projektin välitavoitteet hallittavissa paloina, jotka voidaan osoittaa yhdelle henkilölle. Tehtävän ei tarvitse täyttää vain yksi henkilö, mutta yhden henkilön on vastattava tehtävästä.
Projektinjohtajana kehittää WBS, hän käsittelee tehtävät, jotka ovat riippuvaisia toisistaan. Hän jakaa tehtävät asianmukaisesti. Hän harkitsee myös projektiryhmän jäsenten vahvuuksia, heikkouksia ja muita sitoumuksia.
Suurin osa projektipäällikön tehtävistä on viestintä. Suunnitteluvaiheessa projektipäällikkö ja sponsori ovat jatkuvasti yhteydessä. Projektikokouksessa projektipäällikkö asettaa koko projektin äänen. Projektin käynnistämisen jälkeen projektipäällikkö kommunikoi projektiryhmän jäsenten, projektin sponsoreiden ja sidosryhmien kanssa . Sidosryhmät voivat olla organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Projektipäällikkö järjestää säännöllisesti kokouksia projektiryhmän kanssa ja kokoontuu tarvittaessa tiimin jäsenten kanssa. Projektipäällikkö kokoontuu säännöllisesti hankesuunnittelijan kanssa varmistaakseen, että hanke toimii hankesuunnitelmana.
Hankkeen toteutuessa projektipäällikön on ilmoitettava varmistaakseen, että kaikki tulee yhteen. Kun projektipäällikkö on sulkenut, hän dokumentoi ja välittää projektista saatuja kokemuksia.
Hallituksen organisaatiot pyrkivät asettamaan projektipäälliköt käyttämään suuria ponnistelujaan tietotekniikan komponenttien kuten merkittävien ohjelmistopäivitysten ja laitteistopäivitysten avulla. Pienemmät tietotekniikkahankkeet ovat todennäköisimmin muodollisia projektijohtamisrakenteita kuin pienemmät projektit, joilla ei ole teknisiä vaikutuksia. Näiden pienempien, ei-teknisten hankkeiden projektipäälliköt saattavat olla henkilöstöä, jolla ei ole projektinhallinnan koulutusta ja joiden odotetaan muokata työtä.
Monet ihmiset joutuvat projektinhallintaan joutumasta pakenemaan läpi. Ne tulevat kaikenlaisista taustoista. Ovatko he poliiseja , sopimussuunnittelijoita, opetussuunniteltajia , julkisia tiedotusvirkamiehiä vai jotain muuta, he alkavat asiantuntijoina, jotka ovat organisatorisia taitoja ja päätyvät projektipäälliköksi. Kun he saavat vähän kokemusta ja koulutusta, he löytävät nauttivan hankkeiden hallinnasta. He etsivät enemmän mahdollisuuksia hallita hankkeita, kouluttaa parantamaan taitojaan ja ehkä sertifikaatteja antamaan itselleen uskottavuutta ja työmahdollisuuksia.
Hankkeen päälliköiden ominaisuudet
Hankkeen onnistuneiden projektipäälliköiden välillä on useita ominaisuuksia. Näillä piirteillä projektipäälliköt ovat menossa kohti hankkeiden tavoitteiden saavuttamista.
Projektinjohtajien on oltava luotettavia. Jotta sidosryhmät ja projektiryhmän jäsenet voisivat luottaa hankkeen menestymiseen, heidän on luotettava projektipäällikköön. Olipa asia menossa hyvin tai ei niin hyvin, projektipäällikön on oltava avoin ja rehellinen siitä, mitä hankkeessa tapahtuu. Tällainen kelvollisuus parantaa projektin johtajan luotettavuutta. Ihmiset tietävät, että he saavat luotettavan tiedon riippumatta siitä, mitä hankkeessa tapahtuu.
Projektinjohtajat ovat yleensä ekstrovertteja. Extrovertaatio on laadukkaita projektipäälliköille, koska he jatkuvasti kommunikoivat. Onko projektin sponsori, sidosryhmät tai tiimin jäsenet, projektipäälliköiden on hyödynnettävä parhaalla mahdollisella tavalla tiedon levittämistä ja keräämistä. Jatkotoimet voivat onnistua; kuitenkin heidän on pakotettava itsensä mukavuusalueella.
Suunnittelu on kriittinen menestyksen kannalta projektinhallinnassa. Projektinjohtajien on oltava suunnittelijoita, jotka eivät pelkästään luo hyvää suunnitelmaa, vaan noudattavat suunnitelmaa ja tietävät, milloin suunnitelman on vaihdettava. Projektinjohtajat noudattavat suunnitelmia, kunnes ne eivät enää vastaa hankkeen tarpeita. Sitten he tekevät muutoksia lennossa varmistaakseen, että hankkeen tavoitteet saavutetaan. He välittävät muutokset tarvittaviin yleisöihin.
Projektinjohtajat eivät aina ole asiantuntijoita projektien aihepiireissä. Suurten hankkeiden kohdalla projektipäällikkö ei ole käytännöllisesti katsoen mitään asiantuntija kaikesta projektin osa-alueesta. Siksi joukkueet ovat niin tärkeitä. Jotta hankevastaavan aihepiiriin liittyvän asiantuntemuksen puute torjutaan, projektipäälliköiden on oltava tietoihin perustuvia. Heidän on painostettava tiimin jäseniään antamaan heille todentavaa tietoa osoittaakseen, että hankkeet etenevät. Kun kriittiset päätökset ajasta, laadusta ja laajuudesta johtuvat, projektipäälliköt tarvitsevat tietoja siitä, mitä on tehtävä.
Koska projektipäälliköt tarvitsevat tietoja, niiden pitäisi olla analyyttisiä. Heidän on kyettävä leikkaamaan puolueellisuutta ja tunteita löytääkseen asiaankuuluvat tiedot ja soveltamaan sitä päätöksentekoprosessiin.
Sertifikaatit Projektinjohtajat voivat ansaita
Koska projektinhallinta on puhjennut omaan erilliseen kurinalaisuutensa, todistusten arvo on kasvanut. Itse asiassa monet työpaikkailmoitukset sekä julkisella että yksityisellä sektorilla osoittavat, että työnantajat vaativat tai haluavat, että uudet työntekijät saavat tunnustusta. Projektinhallinnassa pitkät työhistoriat eivät välttämättä tarvitse sertifikaatteja, mutta uudet työhön liittyvät työt on jatkettava. Kun yhä useammat ihmiset tulevat projektinhallinnan aloille, sitä enemmän ihmisiä täytyy erottaa itsensä päteviksi.
Yhdysvalloissa yleisimpiä projektipäälliköiden sertifikaatteja ovat PMI: n tarjoama Project Management Professional tai PMP®. PMP®-tunnuksen hankkimiseksi projektipäällikkö täyttää koulutus-, kokemus- ja koulutusvaatimukset. Nämä vaatimukset voidaan täyttää kahdella tavalla. Ensinnäkin projektipäälliköllä on oltava korkeakoulututkinto, viiden vuoden kokemus 7.500 tuntia projektinhallinnasta ja 35 tuntia asianmukaista koulutusta. Toiseksi, projektipäälliköllä on oltava kandidaatin tutkinto, kolmen vuoden kokemus 4,500 tunnin projektinhallinnan ja 35 tunnin koulutuksen kanssa.
Näiden vaatimusten täyttämisen jälkeen projektipäällikön tulee hakea PMI: tä ja suorittaa tentti. Tämä tentti perustuu projektinhallintaelimiin tai PMBOK®-ohjelmaan.
Kaiken kaikkiaan PMI tarjoaa yhdeksän projektinhallintodistusta. PMP® ja hankitun yhteistyökumppanin hankkiminen projektinhallinnassa tai CAPM®-järjestelmässä ovat PMI: n kaksi yleistä sertifikaattia. Heidän muiden seitsemän sertifikaatinsa käsittelevät projektinhallinnan erityispiirteitä - kuten liiketoiminnan analysointia, aikataulua ja riskienhallintaa - tai tiettyjä hankkeiden hallintamenetelmiä kuten Agile ja OPM3.
Palkat Projektinjohtajat ansaitsevat
Kuten lähes kaikilla julkisen ja yksityisen sektorin työpaikoilla, hallitustyötä tekevät voivat odottaa ansaitsevan hieman vähemmän kuin yksityisen sektorin edustajat. Valtionhallinnolla on taipumus olla parempia etuja kuin yksityiset yritykset.
Projektien johtajat alkuvuodesta tekevät vähemmän kuin ne, joilla on enemmän kokemusta. Koska projektipäälliköt saavat kokemusta, he voivat määrätä korkeampia palkkoja.