Määritelmän mukaan hankkeet ovat tilapäisiä ja ainutlaatuisia aloitteita, toisin kuin säännöllinen toiminta. Ja vaikka monet yritykset ovat riippuvaisia koulutetuista, sertifioiduista projektipäälliköistä, jotka johtavat aloitteitaan, projektiosaamista vaaditaan yhä enemmän kaikille ammattilaisille.
Tässä artikkelissa esitellään projektin suunnittelu ammattilaisille, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan käyttöön käytännöt, jotka toimivat niin hyvin ammattihankkeiden johtajille.
Ota aikaa määrittelemään ja suunnittelemaan projektisi:
Projektinjohtajat ymmärtävät, että hankkeen kokonaiskeston kesto on käytetty suunnittelussa . Monilla meistä on taipumus kiirehtiä aloittamaan työn, joka hankkeiden maailmassa on samanlainen kuin ohita lukemalla ohjeita siitä uudesta huonekaluosasta, jonka olet ostanut yhdestä niistä "koota itsellesi" vähittäiskauppiaille. Mahdollisuudet ovat, kiire tehdä työtä lukematta ohjeita aiheuttaa vakavia ongelmia jonakin päivänä sinun pyrkimyksesi.
Sen sijaan, että ryhdytään suoraan töihin, on tärkeää saada aikaan muutamia kriittisiä kysymyksiä:
- Mitä sinä luot? Ole mahdollisimman tarkka.
- Milloin se on täytettävä?
- Mitä resursseja (ihmiset, laitteet ja budjetti) sinulla on, hankkeen loppuunsaattamiseksi?
Edellä mainitut kolme kohtaa ovat soveltamisalaa koskevan perusosan peruskomponentit . Jokainen projektipäällikkö pyrkii selkeyttämään laajuutta ennen työn aloittamista.
Yrityksen Holiday Party Initiativein selvittäminen:
Yrityksen loma-puolueen esimerkkitapauslauseke voisi olla seuraavanlainen:
Tavoitteenamme on suunnitella ja toimittaa yrityksen loma-osapuoli 100 työntekijälle ja heidän merkittäville muille ennen joulukuun loppua, kustannuksella, joka ei saa ylittää 10 000 dollaria. Suunnitteluun ja koordinointiin kuuluu 4 jäsenkomitea, jonka toimitusjohtaja valvoo. Puolueeseen kuuluu avoin baari, päällystetty ateria, jälkiruoka ja viihde.
Vain tekemällä aikaa käsityön tekemiseen, yksinkertainen mutta tärkeä lausunto tarjoaa voimakkaita ohjeita projektin mukana olevalle henkilölle. Jokainen ymmärtää hankkeen luonteen, aikataulun, resurssit ja talousarvion.
Break the scope alas Discrete Blocks of Work:
Projektinjohtajat luovat jotain nimeltään työmäärittelyrakenne kuvaamaan selkeästi toimiva termi, kaikki projektin työ, jonka joku on täytettävä tietyssä aikakehyksessä. Tilasi tilanteessa työn jakautuminen voi sisältää:
- Tunnista sijainti.
- Varmista huoneen saatavuus ja lukitse se talletuksella.
- Valitse ruokaa.
- Vahvista palkki ja mitä palkki sisältää.
- Tunnista jälkiruokavaihtoehdot.
- Luo ja lähetä kutsuja ruokavalintoihin.
- Viimeistele ruokavalinnat palautettujen kutsumusten perusteella.
- Päätä viihdetyypin mukaan.
- Tarkastele vaihtoehtoja viihdettä ja valitse.
- Varmista ruokasaliasennus.
- Ostopöydän lahjoja vieraille.
- Koordinoi ja välitä tapahtuma.
Projektinjohtajat kehittäisivät tämän projektin työn jakautumisen ilman resursseja tai ajoitusta, mutta enemmän aivoriihiottamisessa. Kun kaikki hankkeen toteuttamiseksi tarvittava työ on tunnistettu, on aika tehdä se, määrittää tehtävät ja kysyä tiimisi jäseniltä aikaa ja kustannuksia.
Hankesuunnitelman luominen työn jakautumisesta:
Kun olet tehnyt edellisen sivun tunnistetun yksinkertaisen työn erittelyn, sinun on nyt:
- Vahvista, että kaikki tärkeimmät kohteet hankkeen laajuuden saavuttamiseksi on tunnistettu.
- Varmista, kuka käsittelee mitä työtehtäviä ja luo vastuumatriisin, jossa kuvataan vastuullisen osapuolen tärkeimmät työtehtävät.
- Pyydä jokaista joukkueen jäsentä tarkastamaan tehtäviään, määrittämään aika- ja kustannusarvioita, merkitsemään määräaikoja, tiivistämään resurssitarpeet ja varmistamaan, että he ovat perusteellisesti arvioineet työn, jonka heidän on oltava vastuussa.
Kun edellä mainitut vaiheet on suoritettu, projektiryhmän on toimittava yhdessä järjestyksessä tapahtumien järjestämiseksi oikeassa järjestyksessä, huomioimatta mahdollisia resurssien ristiriitaisuuksia tai mahdollisia aikataulutushaasteita. Huomaa: projektipäällikkö suorittaisi tämän vaiheen kehittämällä verkkokaavion , laskemalla kriittisen polun ja resurssien aikataulun usein tietokoneohjelmiston avulla.
Pienemmälle projektille epämuodollisilla menetelmillä voi olla vain se, mikä on välttämätöntä yksinkertaisen post-it note -tyyppisen lähestymistavan avulla. Tämän prosessin avulla voit kehittää täydellisen kuvan vaiheista ja määräajoista suunnitella ja toimittaa suuri loma-puolue!
Anna työn alkaminen:
Nyt kun olet ottanut aikaa hankkeen asianmukaiseen soveltamisalaan, tunnistat tärkeimmät tehtävät, järjestät tehtävät ja arvioidut aika- ja resurssivaatimukset, olet valmis asettamaan tiimi työskentelemään niille osoitettujen tehtävien hoitamiseksi. Tehtäväsi epävirallisena projektipäällikkönä on seurata työtä, tukea ryhmän jäseniä ja auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan haasteet sellaisinaan. Hyvä projektipäällikkö kokoontuu säännöllisesti tiimin jäsenten kanssa arvioimaan edistystä ja tunnistamaan ja suunnittelemaan uusia riskejä.
Bottom Line:
Edellä kuvattuja lähestymistapoja voidaan soveltaa missä tahansa projektitilanteessa osastossasi tai liiketoimintayksikössäsi. Kehitä selkeä alue, tunnista työ, varaa resurssit, kehitä arvioita ja aikataulu ja seuraa ja valvo työtä. Työpaikkasi ammattihankkeiden johtajat tunnistavat ja arvostavat käytäntöjäsi, ja tuloksesi ovat paljon paremmat kuin vain hyppääminen työhön ilman, että ajattelemme sitä. Paras menestys seuraavalla aloitteellasi!
-
Päivitetty Art Petty