Miten löytää tärkeät tietueet nopeasti ja helposti
Ainoa kerta, kun ajattelet tärkeitä asiakirjoja, kun tarvitset niitä. Usein, et löydä niitä, kun tarvitset niitä, koska sinulla ei ole järjestettyä ja keskitettyä järjestelmää tärkeiden asiakirjojen tallentamiseen ja / tai viimeksi kun tarvitset niitä, yksinkertaisesti heitit sen takaisin mereen papereita kotitoimistossa sen sijaan, että laitettaisiin takaisin siihen, missä se kuului.
Kuulostaa tutulta?
Kun kaikki tärkeät paperit ovat levinneet koko talosi, jätät paljon aikaa ja energiaa etsimään niitä. Sinulla on myös riski menettää joitakin niistä kokonaan. Mutta muutamalla yksinkertaisella askeleella voit järjestää tärkeät paperidokumentit tunnin aikana tänä viikonloppuna!
Tarvitset pienen kahden laatikon arkistokaapin tai kannettavan ripustuskansion, moniväriset roikkuvat tiedostot (6 eri väriä), manilla kolmas leikattu ylälevykansi ja paloturvallinen kassakaappi (valinnainen). Tai voit ostaa suuren sidoksen ja välilehtien lisäosat. Kun olet saanut tavarat tässä ovat kuusi vaihetta, joita seuraat järjestääksesi paperityöt.
Vaihe yksi: Kerää kaikki asiakirjat
Ennen kuin voit järjestää kaikki tärkeät asiakirjat, sinun on löydettävä ne. Tämä on joskus helpommin sanottu kuin tehty.
Tarkista koti toimistosi, kuten laatikoissa ja papereissa, jotka on pinottu työpöydälle tai pöydälle. Tarkista paperipinoita, jotka pilaavat keittiön työtasot sekä keittiön laatikot ja korit.
Katsokaa makuuhuoneen lipastoa ja yöpöytää (saatat jättää ne aamun kiireeseen ja unohtaa ne). Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, tarkista kukkaro tai salkkusi tärkeistä asiakirjoista, joita vahingossa vielä kulkevat ympäriinsä (opps).
Vaihe kaksi: Luokitella asiakirjat
Tärkeimmät asiakirjat kuuluvat yhteen seuraavista kuudesta luokasta.
Lajittele kaikki kerätyt asiakirjat seuraavasti:
- Asunto- ja kiinteistörekisterit - asuntolainat, omaisuusluvat, kodinparannushankkeet ja kuitit, laiteoppaat ja takuut, kiinteistöverotiedot, kotivakuutukset ja -käsikirjat
- Automaattiset kirjaukset - nimikkeet, ylläpitoasiakirjat, vakuutukset ja tiedot, lainatiedot ja maksutiedot
- Terveysrekisterit - vakuutukset, sairausvakuutusetuuksien käsikirjat, lääketieteellisiä etuja koskevat selitykset, lääkärintodistukset, reseptilistat, joustavat kulutustiedot, lääketieteelliset tositteet, lääketieteelliset direktiivit, henkivakuutukset
- Taloudelliset tiedot - pankkitilit, verotulot, verovähennysrekisterit, sijoitustietueet, lainakirjat, luottokorttitiedot
- Elektroniikkapätkät - matkapuhelimen sopimukset ja käsikirjat; myyntitulot ja takuut tietokoneille, kannettaville tietokoneille ja iPadille; kaapeli- ja Internet-suunnitelmat ja laskut; langattoman reitittimen myyntikuitti ja manuaalinen
- Henkilökohtaiset asiakirjat - syntymätodistukset, avioliittotodistus, avioerotodistus, vankeusasiakirjat, sosiaaliturvatiedot, immunisaatiotiedot, passit, asepalvelusrekisteri, kaste- ja vahvistustietue, testamentit, hautausmaailma ja hautauspaikan tiedot. Jos sinulla on lemmikkejä, voit myös sisällyttää tärkeät asiakirjat, kuten eläinlääketieteelliset ja rokotustiedot tähän luokkaan.
Kolmas vaihe: Etsi tärkeät asiakirjat
Suurin osa tärkeistä asiakirjoista voidaan tallentaa tavalliseen arkistokaappiin tai kannettavaan roikkuvaan arkistokenttään. On kuitenkin joitain, että todella pitäisi tallentaa tulenkestävä turvallinen tai offsite varastointi vaihtoehto, kuten tallelokero.
Vital-asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka olisivat erittäin vaikeita tai erittäin aikaa vievää korvata. Ne voivat sisältää arkaluonteisia henkilökohtaisia tietoja, jotka saattavat vaarantua purkautumisen tai ryöstämisen tapahtuessa. Tapauksessa kotisi tuhoutui tulipalossa tai tulvana, jonka haluat, että nämä tärkeät asiakirjat pysyvät ennallaan.
Useimpien ihmisten kannalta tärkeitä ovat seuraavat asiakirjat: sosiaaliturvatiedot, syntymätodistukset, vakuutukset sekä edustajan yhteystiedot, testamentit, omaisuusasiakirjat, autosi otsikot, passi ja kaikki sopimukset tai sopimukset, jotka vaativat alkuperäisen allekirjoituksen.
Tee pääluettelo kaikista tärkeistä asiakirjoista, jotka asetat paloturvalliseen tai ulkopuoliseen tallennusvaihtoehtoon.
Vaihe neljä: Monista lompakkoasi
Useimmat meistä pitävät tärkeitä tietoja lompakkostemme päivittäin. Tiedätkö kaiken, mikä on lompakossa? Mitä tekisit, jos lompakkoasi menetettäisiin tai varastettaisiin?
Tee kopioita ajokortista, lahjoittajakortista, sairausvakuutuskortista, jäsenkortista, kuten kuntosali-ruokakauppakortista, varastokerhoista, ja mikä tärkeintä, kaikki luotto- ja maksukortit (kopio edestä ja takaa). Pidä nämä kopiot muiden tärkeiden paperidokumenttien kanssa:
Viides vaihe: Luo yksinkertainen arkistointijärjestelmä
Mitä yksinkertaisempi on arkistointijärjestelmä, sitä todennäköisemmin käytät sitä johdonmukaisesti. Ota jokaisen tärkeän asiakirjan luokka ja määritä se roikkuva tiedostomalli:
- Koti- ja kiinteistörekisterit
- Auto Records
- Terveysrekisteri
- Taloudelliset tiedot
- Electronics Records
- Henkilökohtaiset tietueet
Lisää sopiva määrä roikkuvia tiedostoja arkistointijärjestelmäänsi kussakin luokassa olevien asiakirjojen määrästä.
Käytä manila-kansioita ja luo kansio kullekin luokalle jokaiselle yksittäiselle asiakirjalle. Aseta kansiot sopivaan värilliseen riippuvaan tiedostoosiosiin.
Jos olet ostanut suuren kolmen rengasliiman ja välilehtien, merkitse välilehdet, joilla on edellä mainitut tallennetut nimet, rei'ittävät kaikki paperit ja järjestä ne. Jos paperit eivät saa olla paperin reikää, paperirata rei'ittää kansion ja aseta asiakirjat kansioon.
Nyt, jos paperityö ei ole sinun asia, tämä voi olla sinulle vapauttava hetki. Voit skannata kaikki nämä asiakirjat, tallentaa ne kiintolevylle ja rikkoa sitten kaikki. Käytä kuitenkin omaa harkintaa, koska jotkut paperityöt ovat parempia. Käytä parasta arviota.
Jatkuva huolto
Nyt, kun tärkeät paperit on järjestetty, pitää ne järjestyksessä. Joka kuukausi, jolloin maksat laskut, lähetä kaikki uudet asiakirjat arkistointijärjestelmän asianmukaisessa osassa. Etsi samaan aikaan kaikki asiakirjat, jotka poistit järjestelmästä kuukauden aikana, joka saattaa vielä olla arkistointijärjestelmän ulkopuolella. Lähetä ne uudelleen. Ainakin kaksi kertaa vuodessa, tutustu asiakirjojen arkistointijärjestelmään, jotta näet, onko mahdollista puhdistaa. Hyvä aikataulu on ensimmäinen vuosi ja kunkin kouluvuoden lopussa.
Pienellä vaivalla voit saada pitkän aikavälin etuja järjestämällä tärkeät paperidokumentit.
Toimittaja: Elizabeth McGrory.