Yksinkertainen opas seuraamaan
Projektinhallintasuunnitelma on yleensä yleinen termi kaikille osasuunnitelmille, joita tuotat projektille. Voimme määrittää projektinhallintasuunnitelman kaiken, mitä nämä suunnitelmat kattavat:
- Vaatimusten hallintasuunnitelma
- Soveltamisalan suunnitelma
- Aikataulunhallintasuunnitelma
- Laadunhallintasuunnitelma, jos sinulla on yksi
- Kustannussuunnitelma
- Riskienhallintasuunnitelma (jonka tulisi viitata riskilokiin )
- Muuta hallintasuunnitelmaa
- Hankinnan hallintasuunnitelma, jos tarvitset hanketta
- Konfigurointihallintasuunnitelma taas, vain jos aiot kirjoittaa yhden: et ehkä tunne, että se on tarpeen projektissasi
- Henkilöstöhallintasuunnitelma
Projektinhallintasuunnitelmaan sisältyy myös tärkeitä tietoja hankkeen perusviivoista, erityisesti laajuudesta ja aikataulusta. Tämä antaa sinulle rivin hiekasta, johon voit viitata takaisin, jotta voit helposti nähdä, mikä on muuttunut, kun suljet projektin lopullisesti ja verrataan suunniteltua ja todellista suorituskykyä.
Sanottuaan, että projektinhallintasuunnitelma on olemassa itsenäisenä asiakirjana. Tässä on, mitä sisällyttää ja miten viitata muihin osiin.
Miten kirjoittaa projektinhallintasuunnitelman asiakirja
Aloita asiakirja projektin nimen ja päivämäärän kanssa.
Käytä mallia projektinhallintatoimistosta, jos sinulla on yksi, jotta voit aloittaa tyhjästä.
Sisällytä sitten nämä osiot:
Kynnysarvot ja perusviivat: Määritä, miten perusviivoja hallitaan projektin aikataululle, laajuudelle, kustannuksille ja laatualueille. Määritä, mitä hyväksyttäviä variansseja suunnitella (esimerkiksi +/- 10 prosenttia) ja mitä teet, jos näyttää siltä, että ne rikkovat.
Olet ehkä jo dokumentoinut nämä projektikirjaasi .
Hallintotapa: Määritä, mitkä projektin tarkistukset, vertaisarvioinnit ja muut hallintotoimenpiteet, joita sovellutat projektinhallinnan elinkaaren aikana. Jokaisen vaiheen lopussa pitäisi olla virallinen merkki. Tämä on yksi projektin sponsorin rooleista. Voit myös esittää yksityiskohtaisia tietoja laadun arvioinneista, jos pidät, jos se sopii projektiin.
Menetelmäpäätökset: Tämä on hyvä paikka kirjoittaa, mitkä projektinhallintamenetelmän bitit olette päättäneet olla tekemättä, koska se ei ole relevantti. Voit esimerkiksi huomata, että et aio tehdä hankintasuunnitelmaa, koska projektisi ei edellytä hankintoja.
Kaikki muu: Älä rajoitu näihin otsikoihin. Sisällytä mikä tahansa muu asia, jonka mielestäsi voi olla merkitystä projektin suunnittelussa, kuten linkkejä muihin yrityksen projekteihin, ulkopuolisia tekijöitä, jotka saattavat vaikuttaa suunnitteluun, jonka haluat tuoda jonkun huomion puolelle ja niin edelleen.
Toissijaiset suunnitelmat
Jos yhdistät kaikki projektiasiakirjat yhdeksi, se on valtava projektinhallintasuunnitelma. Tässä asiakirjassa on parasta sisällyttää linkit (tai ainakin kuvaus siitä, missä asiakirja löytyy).
Sitten jos joku haluaa mennä ja lukea sen, he löytävät sen, ilman että projektinhallintasuunnitelma tulee niin ylivoimaisesti pitkäksi, että kukaan ei katso lainkaan.
Älä unohda linkittää myös perusviivoihin. Tallenna projektin aikataulun lähtötaso ja tallenna suunnitelmasi versio ja linkki siihen. Tallenna kustannustason lähtökohdaksi nykyisen budjettijärjestelmän versio ja liitä se tähän. Nämä asiakirjat ovat eläviä asiakirjoja, ja ne muuttuvat projektin siirtyessä, mutta pidät ne alkuperäiset tiedostot niin, että voit katsoa niitä takaisin ja tehdä vertailu.
Lopuksi lisää versionhallinta projektinhallintasuunnitelmaan niin, että jos tarvitset päivitystä, voit helposti nähdä, työskenteletkö viimeisimmän kopion.