Älä piilota tietokoneesi tai puhelimen taakse näissä skenaarioissa
Itse asiassa tietyissä olosuhteissa sinun on vältettävä niitä. Toki, se on helppo piilottaa tietokoneesi takana ja sanoa mitä haluat sanoa näppäimistön kautta. Mutta joskus sinun täytyy astua ulos maailmaan ja käyttää äänesi.
Tässä on kolme tapausta, joissa se olisi parempi, jos et löytäisi lähetystä.
Vältä lyödäksesi lähetystä konfliktin ratkaisemiseen
Olemme olleet osa sähköpostiosoitetta tai viestin merkkijonoa kahden osapuolen välillä, jotka yrittävät ratkaista ongelman. Joskus saatat olla yksi kahdesta tärkeimmästä osanottajasta tai ehkä olet yksinkertaisesti yksi monista ihmisistä, joita joku tuntui pakotetuksi sisällyttämään sinut.
Jokaisen sähköpostin tai viestin vastauksen kysymys on lisääntynyt. Lopulta, mikä oli melko pieni asia, siitä on tullut paljon suurempi. Tämä johtaa yleensä molempien osapuolten väliseen kohtaamiseen sekä konfliktin ratkaisemiseen johtajan tai johtajan kanssa.
Sen sijaan, että käytät sähköpostia tai viestiä konfliktin ratkaisemiseksi, voit soittaa henkilöön tai ajoittaa kasvotusten kohtaamisen. Jos olet sähköpostin tai viestin vastaanottaja, jonka joku muu yrittää ratkaista ongelman, vastustaa kiusausta vastata sähköpostilla. Nosta puhelimesi tai käydä toisen henkilön toimistossa ja sanokaa: "Sain sähköpostisi ja ajattelin, että se olisi parempi, jos keskustelimme tästä tilanteesta yksi-to-one vastakohtana sähköpostilla.
Onko sinulla muutama minuutti puhua? "
Jos sähköposti on ainoa vaihtoehto, älä kopioi muitakin henkilöitä. Tämä tekee niin paljon esiin. Jos olet tällaisen sähköpostin vastaanottavassa päässä, älä kosketa "vastausta kaikki". Vain vastata vain sähköpostiviestin lähettäneelle henkilölle. Jos teette "vastauksen kaikki", vastauksessasi pitäisi sanoa: "Arvostan, että otat tämän tilanteen esille.
Soitan sinulle vain muutaman minuutin keskustelemaan. "Tämä varoittaa kaikille, jotka on kopioitu, että huolehdit tilanteesta yksi-to-one.
Vältä lyödä lähetystä, kun olet järkyttynyt
Oletko koskaan ollut järkyttynyt jotain ja irrotanut räikeän sähköpostin vain tuntea välitöntä katua? Tai ehkä olet ollut tällaisen sähköpostin tai viestin vastaanottavassa päässä.
Häiritsevän tilanteen tai vuorovaikutuksen jälkeen tarvitsemme jäähdytysaikaa . Sähköposti ja viestintä eivät sovi tähän; se on hetkellisesti suunniteltu. Sen sijaan kun olet rauhoittunut, soita tai vieraile yksilöllä keskustellaksenne tilanteesta. Jos olet väärennetyn sähköpostin vastaanottavassa päässä, vältä vastauspyyntöä. Anna itsellesi aikaa rauhoittua ja soittaa henkilö ja pyytää keskustelemaan kasvotusten kanssa.
Tulevaisuudessa etukäteen päätät, ettet koskaan käytä sähköpostia tai viestejä, kun olet järkyttynyt. Tee tämä sopimattomaksi sopimukseksi itsellesi.
Jos tunnet tarvetta kirjoittaa jotain, kun olet järkyttynyt, käsin kirjoittakaa viesti. Älä anna sitä sähköpostina, vaikka et halua lähettää viestiä. Et olisi ensimmäinen henkilö, joka vahingoittaa "lähetä" salasanan sijasta.
Vältä lyödä lähettää lähettämään huonoja uutisia
Kukaan ei halua saada huonoja uutisia ja vastaanottaa sitä sähköpostitse tai viesti saattaa lisätä suolaa haavaan.
Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia asiakkaalle, jotta heille ilmoitetaan, että heidän tilauksensa viivästyy? Tai lähetti ystäväsi ilmoittamaan, että et voinut osallistua hänen syntymäpäiväjuhlistaan? Tai kuinka lähetät lähettämällä pomosi ilmoittamaan hänelle, että et ole saanut valmiiksi projektia ja jättäisit määräajan?
Jos vastaus mihinkään näistä kysymyksistä on kyllä, lopeta sähköpostin tai viestien käyttö viestien huonoon uutiseen. Sähköpostin tai sanomanvälityksen avulla huonoja uutisia voi lähettää viestin, jota et välitä tai että ongelma ei ole tarpeeksi tärkeä henkilökohtaisen huomionne antamiseksi. Kun käytät sähköpostia tai viestiä huonojen uutisten ilmoittamiseen, et voi mitenkään arvioida henkilön reaktiota. Todennäköisesti ihmiset ovat pettyneitä tai järkyttyneitä. Jos et toimittaa uutisia henkilökohtaisesti, heidän pettymyksensä voivat lisääntyä ja luoda entistä pahempi tilanne.
Lopuksi, kun käytät sähköpostissa tai viestissä tässä skenaariossa, näytät pelkää. Asiakkaat, työtoverit, päämiehet ja ystävät arvostavat ihmisiä, joilla on rohkeutta ilmoittaa huonot uutiset henkilökohtaisesti.
Jos et ole varma, epäilyttävätkö viestisi huonoja uutisia, kysy itseltäsi: "Haluaisinko vastaanottaa sähköpostiviestin tai viestin tämäntyyppisten uutisten suhteen vai olisiko se mielestäni henkilökohtaista?". Toimita sen mukaisesti.
Vaikka ei ole epäilystäkään siitä, että sähköposti tai viestintä on nopea ja tehokas viestintäväline, se ei ole aina sopiva. Noudata yllä olevia ohjeita ja vältä sähköpostia tai viestiä, jos se ei ole tarkoituksenmukaista.