Projektinhallinta: määritelmä
"Hallinnointi" projektinhallinnan termeissä viittaa käytäntöihin, prosesseihin, standardeihin, menettelytapoihin ja ohjeisiin, jotka määrittävät, miten organisaatiosi johtamat, hallinnoivat ja valvovat projekteja.
Hallintotapa voi olla laaja ja "raskas", jossa on runsaasti byrokratiaa, tai luonnosta ja "kevyestä" (jolloin se on todennäköisesti tehoton).
Johtajien tulisi pyrkiä hallitsemaan ympäristöään ja kulttuuriaan. Varmistamalla, että hallintoperiaatteet ovat tarkoituksenmukaisia, on keskeinen tekijä sen varmistamisessa, että ne ovat tehokkaita.
Hallinta alkaa ylhäältä. Yhtiön johtokunnan olisi sitouduttava ajatukseen hyvän hallintotavan ja siitä, että hankkeita on hallinnoitava asianmukaisesti määriteltyjen ohjeiden mukaisesti. Tämä asenne ja odotettavissa olevat standardit suodatetaan alas Project Boards ja projektin johtajat (ja ohjelmaryhmät, jos ne ovat olemassa).
Miksi hankkeiden hallinnointi on tärkeää
Projektin sponsori ja muut keskeiset sidosryhmät haluavat tietää, että käytät projektibudjettia oikealla tavalla. He haluavat nähdä, että seuraat hankkeenne edistymistä tehokkaasti ja ryhtymme mukaan hankearviointiin tarpeen mukaan.
Mutta hyvän hallintotavan perustelut hankkeille menevät pidemmälle.
Hallintoa vaativat asiakkaat, erityisesti julkisen sektorin toimijat.
Hallitukset ja sääntelyviranomaiset pyytävät (ja joissakin tapauksissa noudattaa) tietyt standardit tiettyjen hankkeiden osalta. Hallintotapa ei ole pelkästään sisäinen kysymys: monet säännellyillä markkinoilla toimivat yritykset joutuvat noudattamaan ulkoista lainsäädäntöä kuten Sarbanes-Oxley. Projektinhallinta muodostaa pienen osan siitä, että pystyt osoittamaan, että yrityksesi toimii tehokkaasti ja oman toimialan ohjeiden ja määräysten puitteissa.
Projektinhallinta auttaa myös sinua:
- Paranna sijoitetun pääoman tuottoa ja seuraa tehokkaasti näitä sijoituksia
- Hanki sisäänosto projekteihin
- Vältä yhteisiä syitä, miksi hankkeet epäonnistuvat
- Kommunikoida tehokkaammin
- Esittele standardointia projekteissa, mikä helpottaa suorituskyvyn vertailua
- Pienennä riskiä
- Kehittää ja motivoida henkilöstöä jäsennellyssä ympäristössä
Mikä projektiohjaus näyttää
Joten tiedämme nyt, millainen projektihallinta on, miltä se näyttää projektilta? Tässä on sellaisia toimintoja, jotka osoittavat hallintoa hankkeen ympäristössä:
- On kurinalaista projektinhallinnan elinkaarta, joka sisältää määriteltyjä pisteitä hyväksyttäväksi. Nämä ovat kohdat, joissa keskustellaan hankkeen elinkelpoisuudesta ja tehdään päätös siitä, jatketaanko työtä vai ei.
- Hankkeilla on selkeä liiketoimintapaikka, ja liikeasioissa on riittävästi tietoa, jotta johtoryhmät voivat tehdä oikeita päätöksiä.
- Nämä päätökset on asianmukaisesti dokumentoitu ja toimitettu tiedoksi.
- Hankkeilla työskenteleville on määritelty roolit ja vastuut.
- Jatkuvan oppimisen kulttuuria on mahdollista, joka mahdollistaa projektityöryhmien jatkuvan parantamisen ja keskustelemisen syytettömästä ympäristöstä saatujen kokemusten kanssa.
- On olemassa prosesseja ja menettelytapoja, joiden avulla projektiryhmät voivat tarkistaa hankettaan ja pyytää tarvittaessa itsenäistä tukea.
- Sidosryhmät ovat sitoutuneet ja he uskovat prosessin.
- Projektiryhmät koostuvat henkilöistä, jotka ovat kokeneita ja päteviä asiaan liittyvissä rooleissa.
Hankkeiden hallinto liittyy organisaation hallintorakenteisiin kokonaisuutena. Jos olette sitä mieltä, että projektinhallinnan päätavoite on varmistaa, että hankkeet toteutetaan oikealla tavalla, näet, miten se liittyy taloushallintoon yritysjohdolla, yritysriskien hallintaa ja paljon muuta.
Projektinhallinnan tulisi sovi yhteen nykyisten organisaatioprosessien kanssa. Toisin sanoen älä luo aivan uutta varainhoitoprosessia, kun sinulla on jo sellainen, joka toimii muilla aloilla! Käytä nykyistä ja muokkaa yritysprosesseja, jotta ne sopivat käytettäväksi projektiympäristössä.
5 osa-alueet projektinhallinnassa
Kun aloitat sen tutkimisen, huomaat, että projektinhallinta on kattava kaikkiin projektinhallinnan elementteihin.
On kuitenkin joitain keskeisiä painopistealoja, joilla hallinto on erityisen tärkeää.
- Menetelmät ja prosessit: Nämä auttavat sinua toimimaan luotettavasti ja kestävästi.
- Tietämyksen hallinta: Tämä on ratkaisevaa oppitunneille ja sen varmistamiseksi, että organisaatio oppii hankekokemuksesta. Tietämyksen hallinta on välttämätöntä, jos haluat lopettaa saman virheen tekemisen useita kertoja.
- Projektinhallinta Maturiteetti: Koska organisaatiosi projektinhallinnan kypsyys kasvaa, niin kykymme toimittaa onnistuneesti.
- Senior-Level Buy-in: Sitoutuminen projektinhallintaan alkaa alkuun. Jos sinulla on hallintotukea, se kasaantuu kaikilla liiketoiminnan tasoilla ja hallintotavan lähestymistapa on kestävämpää.
- Tuettava kulttuuri: Tuen kulttuuri, ei syyllinen, varmistaa, että projektipäälliköillä on oikea ympäristö, jossa he voivat menestyä. Projektinhallintatoimiston tai projektipäällikön johtama tukeva kulttuuri auttaa projektipäälliköitä saavuttamaan tavoitteensa ja hankkeen tavoitteet.
Mitä tehdä, jos ei ole yritystandardia
Useat pienyritysten projektipäälliköt joutuvat toteuttamaan hankkeita ympäristössä, joka on tukeva ja jossa hankkeen hallinnan käsite on sisäänosto, mutta ilman muodollisia organisaatiorakenteita, joista voidaan syöttää.
Tässä tilanteessa - ja se ei ole yksinomaan pieniä organisaatioita - sinun tulee suunnitella projektinhallinnan malli tyhjästä. Jos projektinhallinnan lähestymistapaa ei ole, jonka voit ottaa hyllyltä ja sovittaa projektisi, sinun on luotava oma.
Se ei ole niin vaikeaa kuin se tuntuisi!
Aloita perusasiat:
- Luo rooleja ja vastuuta koskeva asiakirja
- Varmista, että sinulla on projektin sponsori
- Varmista, että sinulla on projektilevy tai ohjausryhmä ja järjestä säännölliset kokoukset, joihin otat ja jakaa minuuttia
- Määritä riskienhallintaprosessi
- Määritä muutoksenhallintaprosessi
- Rakenna pisteitä projektiohjelmaan, jossa tarkistat projektin elinkelpoisuuden liikeasiakkuuden alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti (kunkin vaiheen loppu on luonnollinen kohta näiden tarkastusten tekemiseksi).
Viime kädessä hankkeen toteuttajan vastuulla on varmistaa, että hallintotapa on riittävä, mutta projektipäälliköillä on myös aktiivinen rooli tässä.
Hallintotapa voi olla yksi projektinhallinnan kuivemmista aiheista, mutta se on yksi tärkeimmistä. Se, että ylimmän johtoryhmät tietävät, että teette hyvää työtä, ja se vakuuttaa heille, että hanke on käynnissä niin kuin pitäisi. Se tarjoaa myös tarkastuksia ja tasapainoja, joita johtajat tarvitsevat tietämään, että rahaa käytetään sopivalla tavalla ja yhdenmukaistetusti liiketoiminnassa.