Tee projekti-riskirekisteri, jonka kaikki voivat helposti käyttää
Kuinka usein olette nähneet riskirekisterin heikentyneen arkistointijärjestelmässä? Heidät luodaan projektin alussa, ja sitten he ovat unohtaneet, nopeasti tulossa vanhentuneiksi.
Tiedämme kaikki, että hyvä riskienhallinta edellyttää säännöllisesti uusien riskien tunnistamista sekä olemassa olevien riskien ja suunniteltujen lieventämistoimien tarkistamista. Joten miten voimme tehdä tämän todennäköisempää?
01 Hyvä riskirekisterin suunnittelu
Yksi tapa kannustaa osallistumaan riskienhallintaan on hyvä riskirekisterin suunnittelu. Hyvin suunniteltu rekisteri ilmoittaa hankkeen kokonaisriskeistä sinulle ja muille projektiryhmän jäsenille.
Sen pitäisi antaa käyttäjille helposti lisätietoja yksittäisistä riskeistä, kun sitä tarvitaan. Tämä puolestaan kannustaa kaikkia ajattelemaan riskien havaitsemista uusina, kun ne ilmenevät ja valvovat ja ryhtyvät toimiin nykyisten riskien lieventämiseksi.
Sisällytä oikeat kentät
Riskirekisteriin tulisi kuulua vähintään:
- Kutakin riskiä varten on yksilöllinen tunniste
- Kuvaus riskeistä, mukaan lukien syy, riski -tapahtuma ja vaikutus, kuten "rankkasateen vuoksi uhkaa kentän tulvia, joka pilata viljelykasveja".
- Riskien vastaiset toimet
- Riskiomistaja
03 Lisätoimenpiteet
Haluat ehkä sisällyttää määrälliset todennäköisyys-, vaikutus- ja kokonaisriskiarvot sekä jäännösarvot riskialttiiden hankkeiden lieventämisen jälkeen.
Numeeriset ja kentät, jotka lasketaan automaattisesti, voivat olla hyödyllisiä, jos käytät riskiarviointitekniikkaa, kuten Monte Carlo -menetelmää tai odotettua rahaarvoa. Muita hyödyllisiä kenttiä ovat tärkeimmät päivämäärät, riskiluokka, riskien vastausluokka, läheisyys, lieventämiskustannukset ja tila.
Määritettävien kenttien määrää ei ole rajoitettu, mutta kaikkien riskien luettelonäkymässä tulee olla vain avainkohtia. Muussa tapauksessa luettelonäkymä voi joutua liiaksi yksityiskohtiin. Ihannetapauksessa katsojat siirtyvät yksityiskohtaiseen näkymään, joka näyttää kaikki kyseisen riskin kentät, kun he napsauttavat riski-merkintää luettelonäkymässä.
04 Toinen vaihtoehto
Haluat ehkä luoda riskirekisteritietokannan myös jokaiselle projektille, joten et ole rajoitettu tavallisiin kenttiin. Vaikka laskentataulukko voi auttaa sinua seuraamaan projekteja, etenkin pienempiä projekteja, todellinen tietokanta voi olla parempaa, kuten ne, jotka voit luoda Kahootzissa tai Podio. Ne helpottavat tarvittaessa asiakirjojen ja suurien tekstien lisäämistä.
05 Liikennevalot
Se on vaikea voittaa liikennevalojen visuaalisen vaikutuksen. Käyttäjät intuitiivisesti tietävät, että punainen tarkoittaa suurta riskiä, että keltainen tarkoittaa keskisuuria riskejä ja että vihreä on pieni riski. Tämä antaa nopeat visuaaliset vihjeet lukijoille, jotka auttavat ymmärtämään niitä.
06 Suojausominaisuudet
Haluat ehkä kannustaa osallistumaan antamalla kaikki projektiryhmän jäsenet ja ehkä jotkut sidosryhmät tarkastelemaan riskirekisteriä. Sinun tulisi asettaa käyttäjän käyttöoikeudet rekisteriisi, joten vain tietyt projektiryhmät, kuten Project Manager , Project Support tai Risk Owners, voivat muokata sitä. Voit luoda tilintarkastuspolun siitä, kuka muutti mitä ja milloin.
07 Yhteenvetoraprofiili
Senior-projektiryhmän jäsenet ja sidosryhmät, kuten projektilautakunta ja yritys- / ohjelmienhallinta, eivät välttämättä ole aikaa laatia luettelo kaikista riskeistä. Heille yhteenveto riskiprofiili antaa kuvan hankkeen aiheuttamasta aggregaatista riskistä nopeasti. Se kuvaa riskien määrää kullakin todennäköisyys- ja vaikutustasolla.
08 It's All About Viestintä
Muista, että kyse ei ole pelkästään riskien ja lieventämistoimien luettelosta, kun suunnittelet projektiriskirekisteriä. Tavoitteena on kommunikoida ja ottaa kollegoidesi mukaan riskienhallintaan. Suunnittelussa tulisi kuvata tätä tavoitetta eri näkökulmilla eri yleisöille. Hyvin suunniteltu riskirekisteri voi parantaa projektin riskienhallintaa tällä tavoin.