Tarkastelemme viisi asiaa, jotka sinun tarvitsee tehdä perusprojektin budjetin luomiseksi.
Käytä tehtäväluetteloasi
Ensinnäkin ota projektityön luettelo. Sinulla saattaa olla myös työnjaon rakenne, ja jos sinulla on sellainen, se on parasta käyttää sitä. Tehtäväluettelo kuitenkin tekee niin kauan kuin se kattaa kattavasti kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä projektissa.
Jos sinulla ei ole tehtäväluetteloita, on aika luoda yksi. Kirjoita kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä, sekä asioita, jotka sinun täytyy rakentaa, tehdä tai valmistaa ennen kuin hanke on valmis. Sen ei tarvitse olla missään erityisessä järjestyksessä, mutta siihen on sisällytettävä kaikki.
Lopuksi teet tämän vaiheen ideoita projektityöryhmän kanssa , sillä on varmasti jotain, joka olet unohtanut. Monet päätä ovat parempia kuin yksi!
Arvioi jokainen komponentti
Käy läpi listan ja selvitä kunkin kohteen hinta. Esimerkiksi tehtävä, joka kertoo, että "perustetaan kokouksia keskustelemaan vaatimuksista", voi olla hankinta ja palkkaaminen, kokoushuoneet tai tarvittavien resurssien ostaminen kuten projektori tai flip chart-kynät.
Siellä on kustannuksia, niin saat lainauksia huoneen vuokraamisesta ja muista laitteista ja huomata sen alas.
Tee tämä kaikki tehtäväluettelossa, joten pääset hintaan jokaista kohtaa vastaan. Jotkin projektityöt eivät välttämättä liity hintaan, ja se on OK.
Lisää arvioita yhdessä
Seuraavaksi liitä yhteen kaikki arviot.
Tämä on helpointa tehdä, jos lisäät laskentataulukon kohteet, lisäät kustannukset seuraavaan sarakkeeseen ja lisää sitten sarakkeet alareunassa. Anna laskentataulukon tehdä matematiikan sinulle! Se tulee budjettisi laskentataulukko.
On hyvä ryhmitellä kustannukset myös luokkiin, joten voit helposti nähdä, missä suurin osa rahoista on menossa. Käytä luokkia, kuten Project Start Up, 'Infrastructure' tai 'Training' - valita ryhmittymiä, jotka merkitsevät jotain hankkeen yhteydessä.
Lisää vastuut ja verot
Olisi hienoa, jos sinulla olisi kristallipallo ja pystytte ennustamaan nämä kustannukset 100%: n tarkkuudella, mutta et luultavasti luota itsesi kykyisi tehdä niin! Se on varojen mukana. Se on rahastopohja, joka perustuu siihen, kuinka varmaankin sinusta tuntuu olevan arvioitu oikein. Se ei liity mihinkään tiettyyn tehtävään. Se on yleinen "hätäpotin" siinä tapauksessa, että sinulla on jotain vikaa tai jättää jotain väärin.
Jos et tiedä, kuinka paljon varaudutaan lisäämään, käytä 10 prosenttia vaiheessa 3 luotuista summista. Se on ei-tieteellinen olettamus, että monet projektipäälliköt käyttävät ja antavat sinulle pienen vaimennuksen budjetillasi, jos tarvitset sitä.
Lisää rivin budjettisi laskentataulukkoon alareunassa, joka kertoo "Epävarmuus" ja määrittää käytetyn prosenttiosuuden.
Älä unohda lisätä mitään liikevaihtoveroa tai muita veroja, joita ei ole nimenomaisesti jo sisällytetty yksittäisiin rivikohdan arvioihin.
Lisää kaikki, ja se on lopullinen budjetin summa.
Hanki hyväksyntä
Viimeinen asia on saada johtaja tai projektipäällikkö hyväksyä budjettiasi. Kerro heille siitä, miten koota ne yhteen ja mitkä tekijät muodostavat kokonaistalousarvion.
Se siitä! Projektin budjetointi on projektinhallinnan perusosaaminen, ja tässä oppaassa aloitat projektibudjettisuunnittelun.