Pidä projekti siirtymässä eteenpäin
Tarkastelemme myös joitakin muutoksenhallintatyökaluja, joita voit käyttää ja miten projektien laajuudenhallinta tulee esiin.
Ennen kuin puhumme prosessista tai työkaluista, haluan keskustella näkemyksesi muuttumisesta.
Hyväksy muutokset tapahtuvat
Muutokset voivat tapahtua missä tahansa projektinhallinnan elinkaaren vaiheessa.
Helpoin tapa hallita muutoksia päänsärkyä aiheuttavissa hankkeissa on tietää, että se tulee tapahtumaan ja suunnitella sitä.
Ottaa käyttöön strategioita, joilla muutokset voidaan käsitellä ennen kuin ne tapahtuvat, on nopein tapa saada kaikki aluksella, mitä tulee olemaan erilaiset.
Määrittelemätön, jäsennelty muutoksenhallintaprosessi on paras paikka aloittaa. Se on teidän pelikirjanne, mitä tapahtuu, jos joku ehdottaa, että projekti olisi tekemässä jotain erilaista kuin nykyisin suunniteltu ja hyvä tapa välttää projektin epäonnistuminen.
Muutoksenhallintaprosessi
Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:
- Saada tietoja muutoksesta
- Arvioi muutos mukaan luettuna suunnittelu siitä, kuinka paljon työtä se tulee olemaan
- Esitä suositus siitä, kannattaako mennä eteenpäin.
- Sitten saat hankkeen rahoittajan päätöksen siitä, haluatko sisällyttää muutoksen vai ei.
Katsotaanpa jokaisesta näistä vaiheista puolestaan.
Saada tietoja muutoksesta
Saat pyynnön projektin muuttamisesta. Voit saada tietoa satoja eri tapoja: kokouksessa, sähköpostilla, puhelimella, käytävällä, kun kiirehti toimistosta illalla. Ihannetapauksessa saat tiedot muutospyyntölomakkeesta, mutta sinun pitäisi tietää, että tosielämässä monet tärkeät sidosryhmät ajattelevat, että tämäntyyppisten paperityöhankkeiden toteuttaminen on projektin johtajan työtä. Ja yrityksellesi, se voisi olla.
Käytä hankkeen muutospyyntömallia (lisää siitä hetkessä) saadaksesi kaikki pyynnön yksityiskohdat, mutta epävirallisesti he saapuvat kanssasi. Suorita sitten lomake aloittajan ohi niin, että tiedät, että olet tarkasti heijastanut, mitä he haluavat.
Muista, että muutokset saattavat johtua myös työstä. Älä aina oleta, että muutokset liittyvät työn tekemiseen. Prosessi on sama riippumatta siitä, lisääkö vai vähennätkö projektin laajuutta.
Suorita muutosarviointi
Katso tarkistuspyyntö yksityiskohtaisesti. Arvioit vaikutuksia:
- Ajoittaa
- Dokumentointi
- Tähän asti tehtävää työtä ja vielä töitä
- talousarvio
- Laadukkaat toimenpiteet
- laajuus
- Resurssien saatavuus.
Esimerkiksi ohjelmiston muutosta voidaan arvioida 5 päivällä.
Tämä ei vain lisäisi 5 päivää aikatauluun, koska se työntää toisen tehtävän ja siirtäisi sen aikataulussa, jossa avainresurssi on lomalla. Tätä tehtävää olisi myös siirrettävä, joten kokonaisuudessaan tämä muutos lisäisi 8 päivää aikatauluun. Se maksaa $ 5k, ja ylimääräiset 8 päivää työntävät meidät toiseen kuukausi toimitussopimukseen, joten kustannuksia on myös harkittava. Laatu pysyy samana, mutta soveltamisalan muutokset uuden muutoksen sisällyttämiseksi. Kaikki asiaankuuluvat dokumentit olisi päivitettävä, mukaan lukien hankesuunnitelma ja koulutuskäsikirjat, jotka on jo aloitettu.
Kuten näette, yksinkertaisella 5 päivän muutoksella voi olla laaja-alaisia vaikutuksia. On tärkeää tietää nämä asiat ennen kuin päätät tehdä muutoksen tai ei, sillä täydellinen kuva voi muuttaa tulosta.
Valmistele ja esitä suositus
Nyt tiedät koko muutoksen vaikutuksen, että voit tehdä suosituksen siitä, kannattaako se edetä eteenpäin.
Joissakin tapauksissa se ei ole, koska havaittu hyöty on pienempi kuin kustannukset. Muissa tapauksissa saattaa olla tarpeeksi hyötyä ylimääräisen työn kustannusten korvaamiseksi. Muissa tapauksissa saatat huomata, että muutoksella on kielteinen vaikutus kustannuksiin, mutta mitään ei voi tehdä sen suhteen, koska se on sääntely- tai noudattamisongelma tai muu sisäinen syy, kuten organisaatiorakenne.
Päätä päätös
Pieniä muutoksia, jotka kuuluvat valtuutusrajan piiriin, voit tehdä päätöksen siitä, hyväksyykö muutos vai ei itse (tiimin oikealla tulolla). Kaikkien suurempien olisi hyväksyttävä projektin sponsori tai hankekokonaisuus.
Muista palata ja kertoa jollekulle, jos heidän muutoksensa on hylätty. Haluat välttää ärsyttää projektiasiakkaita, jos voit!
Muuta hallintavälineitä
On olemassa useita muutoksenhallintatyökaluja, joiden avulla voit helpottaa ja nopeuttaa prosessin tekemistä. Suosittelen:
- Tarkistuslista tai prosessikartta, joka kävelee ihmisiä läpi tarkalleen, mitä heidän on tehtävä muutoksen tekemiseksi projektin laajuudelle.
- Mallimuutospyyntölomake. Tämä voi olla verkossa automaattisen työnkulun kautta.
Katsotaan, mitä seuraavaksi tapahtuu hankkeen muutospyyntöön.
Mitä tulee projektinmuutospyyntöön
Hankkeen muutospyyntölomakkeeseen on sisällyttävä:
- Muutoksenhakijan nimi ("pyytäjä").
- Ainutlaatuinen tunniste, kuten muutosnumero (voit lisätä sen itsellesi myöhemmin, koska on epätodennäköistä, että jokin pyynnön esittäneistä ja lomakkeen käyttämistä käyttävistä henkilöistä osaa tuoda kyseiseen ruutuun).
- Kuvaus ehdotetusta muutoksesta, niin yksityiskohtaisesti kuin ne voivat hallita.
- Muutoksen luokka. Ihannetapauksessa esität tämän osan, jotta he vain valitsisivat laatikon. Tämä on hyvä paikka huomata, onko muutos sääntelyn tai sisäisen sääntöjen mukaista, jos se on (aidosti), voit ohittaa paljon suunnittelu- ja arviointivaiheita ja yksinkertaisesti jatkaa sen kanssa.
- Muutoksen "miksi". Mikä on oikeutus tehdä se? Miksi hakija haluaa sen?
- Muutoksen vaikutus hankkeen eri osiin, mukaan lukien aika, kustannukset, laatu ja laajuus. Heillä ei ehkä ole kaikkia yksityiskohtia, joten sinun on ehkä työskenneltävä yhdessä muutoksen arviointivaiheessa täytettäessä aihiot. Niiden on täytettävä niin paljon kuin mahdollista. Tässä vaiheessa etsimäsi vähimmäisvaatimus on, että he voivat vahvistaa, lisäävätkö ne, vähentävät tai muuttavat olemassa olevia projektiparametreja.
Muutospyyntölomakkeen pohjalla on joitain yksityiskohtia, jotta voit täyttää, kun muutosta käsitellään edelleen. Mallisi tulisi sisältää myös tilaa:
- Muuta päätös: Hyväksy, hylkää tai lykkää
- Päätöksen tekijän nimi (tai ryhmä) sekä päätöksen tekemispäivä ja mahdolliset muut huomautukset.
Pyynnön tekijä ei tiedä tulosta vielä - kukaan ei - niin nämä laatikot pysyvät tyhjinä, kunnes oikea ryhmä on tavannut keskustelemaan suosituksestasi ja tekemään päätöksen.
Muutokset ja projektin laajuudenhallinta
Projektin laajuudenhallinta on tärkein tapa hallita projektin sisältöä ja mikä ei ole. Kun saat projektiin muutoksen, sinun täytyy miettiä, miten se vaikuttaa projektin kokonaisuuteen. Muutoksenhallintaprosessin avulla voit tehdä tämän ja ottaa sen käyttöön kontekstissa. Muutoksen hallinta on pieni osa soveltamisalan hallintaa.
Tässä on syytä puhua siitä, miten oppaat projektinhallinnan osaamiskokonaisuudesta (PMBOK® Guide) - viides versio käsittelee projektin muutoksenhallintaa, koska se ei ole yhtä intuitiivinen kuin luulisi. PMBOK®-oppaassa on prosessi, jota kutsutaan ' Ohjausalueeksi ' Project Scope Management -osiossa ja tämä on loistava paikka aloittaa. Hankkeiden muutoksenhallintaprosessia on kuitenkin käsiteltävä integroidummin, mikä näkyy tekstissä. PMBOK® Guide -käyttäjien tulisi myös viitata Suorita Integroitu muutoksenhallinta -prosessi, koska siinä määritellään, miten kaikki liittyvät yhteen.
PMP: n tulkitsemiseksi sinun on ymmärrettävä, miten PMBOK®-opas käsittelee muutoksenhallintaa, sillä sitä tarkastellaan. Sinun on kuitenkin muistettava, että hankkeiden todellisessa käytössä oleva muutoksenhallintaprosessi on integroitava, helppoa ja käytännöllistä.
5 tapaa auttaa tiimiä muutosprosessin avulla
Projektiryhmäsi on kriittinen projektin onnistumiselle, joten se auttaa heitä selittämään projektin muutoksia.
Tässä on 5 tapaa, joilla voit auttaa heitä nopeasti sovittamaan hankkeen muutoksen hallintaprosessiin.
1. Keskustele muutoksista. Kerro heille, että hankkeiden muutos on normaalia ja että heidän pitäisi odottaa sitä.
2. Jaa prosessi. Edellä on puhuttu muutoksenhallintaprosessista, mutta tämä ei tule luonnollisesti kaikille. Tiimisi jäsenet eivät tiedä mitä tehdä ja mitä niistä odotetaan, ellet kerro heille. Luo tiedotustilaisuus läpi prosessin heidän kanssaan ja anna heidän tietää, mikä heidän roolinsa on.
3. Tee se helposti. Kun hanke menee läpi soveltamisalan muutoksiin, se voi olla melko hämmentävää. Aikataulu on väärä, budjetti voi olla erilainen, vaatimukset ovat varmasti erilaisia. Joukkue voi löytää muutoksen, joka on häpeällistä, varsinkin suurta tai sellaista, joka päinvastoin pättää päätöksen, jonka he olivat aiemmin luoneet, asetettiin kiveen (kyllä, ne tapahtuvat). Tee prosessi mahdollisimman helpoksi niille.
4. Ole mukana auttamaan. Uusi tapa työskennellä vie jonkin aikaa nukkumaan sisään Jos olet aikaisemmin onnistunut projektin muutosta epävirallisella tavalla (tai ei lainkaan), muutos viralliseen prosessiin saattaa kestää jonkin aikaa, jotta siitä tulisi "tapa, jolla me teemme asioita täällä '. Kerro joukkueelle, että olette siellä auttaaksenne heitä, jos he haluavat ajaa jotain ohi.
5. Älä pelkää sanoa ei. Kaikki muutokset eivät ole järkeviä ehdotuksia. Anna tiimisi tietää, että jos he tuntevat voimakkaasti, että muutos ei ole oikea asia projektille tällä hetkellä, että pysyt heidän mukaansa tässä keskustelussa muutoksenhakijan kanssa.
Ei hallitse tehokkaasti muutoksia on yksi keino, jolla voit purkaa projektisi , joten tarkkaile. Näiden tietojen avulla voit aloittaa projektin muutosten hallitsemisen.