Hankekirjaston tärkein tehtävä on määrittää täsmällisesti, mitä projekti saavuttaa. Katsotaanpa, mitä tässä olennaisessa projektiasiakirjassa on.
Mitä tulee projektikirjaan?
Hankekirjaston ensimmäisessä osassa täsmennetään hankkeen nimi, sponsorin ja projektipäällikön nimet ja päivämäärä, jona asiakirja on laadittu.
Sitten pääset asiakirjan lihaan.
Hankekirjan perusosat ovat seuraavat:
Projektin tarkoitus: Tämä selittää miksi projekti halutaan. Voit viitata yritystoimintaan tai hankkeen toteuttamiseen tai yksinkertaisesti selvittää, miksi on tärkeää tehdä tämä työ.
Hankkeen kuvaus: Selitä tässä osiossa, mitä projekti aikoo saavuttaa. Sinun tulisi sisältää tiedot kohteista, jotka aiotaan rakentaa tai palveluita, jotka aiotaan toimittaa.
Budjetti: Tässä vaiheessa sinulla ei ehkä ole kaikkia projektiotehtäviä koskevia tietoja, joten et voi laatia täydellistä ja yksityiskohtaista projektibudjettia yhdessä. Huomioi kaikki budjetin rajoitukset tai odottamasi korkea alkuerä.
Riskit: Kaikilla hankkeilla on riskejä. Tämä hankekirjaston osa on projekti-riskilokin varhaisin versio. Ilmoita mahdollisista riskeistä, joita tiedät tässä vaiheessa, jotta johtoryhmä voi nähdä, mikä voisi vaikuttaa projektin eteenpäin.
Virstanpylväät: Jos tiedät korkeatasoiset virstanpylväät, liitä ne projektikirjaan tässä osiossa. Voit siirtää ne Gantt-kaaviosi myöhemmin, kun kootaan yksityiskohtaisempi suunnitelma. Tällä hetkellä etsit vain pudotuspäiviä tai mitä sopimuksissa on määritelty.
Projektin tavoitteet: Tämä on todella tärkeä osa, mutta sitä voi olla vaikea koota. Yrität vastata kysymykseen: "Kuinka tiedämme, milloin olemme päätyneet?" Kirjoita mitä odotat projektin toimitettavaksi ja miten tiedät, onko sinulla siellä. Esimerkiksi projektissa kaikkien osastojen aikataulutusjärjestelmän käyttöönotto voisi olla seuraava: "Kaikki tiimit käyttävät aikaleimausjärjestelmää vuoden loppuun mennessä." Huomata myös, kuka on vastuussa että olette saavuttaneet tämän tavoitteen. Tämä välttää ongelmia projektin lopussa, jossa yhtäkkiä kukaan ei ole valmis allekirjoittamaan työtä kokonaan.
Projektin hallintoviranomaisen tasot: Ellei se ole todella selkeä ja dokumentoitu muualle, on syytä sisällyttää peruskirjaan osa siitä, mitä voit tehdä ilman, että kirjaudut irti joltakulta vanhemmalta. Tämä liittyy yleensä siihen, mitä talousarvion ja aikataulun mukaisia suvaitsevaisuuksia on asetettu, ja ne ilmaistaan näin: "Projektinjohtajalla on 10 prosentin suvaitsevaisuus talousarviossa ja 5 prosentin suvaitsevaisuus aikataulussa. Jokainen poikkeama edellä mainittujen hyväksyttyjen raja-arvojen yläpuolella on oltava projektin sponsorin allekirjoittama. "Voit laajentaa tätä osaa täsmentämällä, mitä projektipäälliköllä on mahdollisuuksien mukaan hankkeen henkilöstön palkkaamisesta ja ampumisesta.
Hankekirjaston hyväksyminen
Hankkeen peruskirjan viimeinen osa on hyväksyntäosasto. Projektipäällikkö ja hankesuoja (tai työn aloittaja, jos pitkäaikaista sponsoria ei ole vielä nimetty) olisi allekirjoitettava ja päivitettävä asiakirja. Tänään se todennäköisesti tapahtuu sähköpostilla, joten säilytä kopio sähköpostiluutoksestasi projektitiedostoissasi, jos haluat palauttaa sen takaisin.