Tässä artikkelissa tarkastellaan projektin ajanhallinnan osaamisaluetta oppaasta projektinhallintaan (PMBOK® Guide) - Viides versio. On olemassa muita tapoja tarkastella projektin aikataulua, mutta jos työskentelet PMP®- sertifiointiasi kohtaan, PMBOK® Guide- lähestymistapa on se, jota noudatat, ja se on hyvä käytäntö myös kaikille projektipäälliköille.
Projekti Ajanhallintaprosessit
Projektin ajanhallinta PMBOK® -oppaassa koostuu 7 prosessista. Projektin ajanhallintaprosessit ovat:
- Suunnittele aikataulun hallinta
- Määritä toiminnot
- Sekvenssitoiminta
- Arvioi toimintaresurssit
- Arvioi toiminnan kestoa
- Kehitä aikataulu
- Ohjausohjelma.
Katsotaanpa syvemmälle tarkastelemaan jokaista näistä.
Suunnitelma aikataulunhallintaprosessi
Tässä vaiheessa määrität kaikki hankkeen aikataulun hallinnointiin tarvittavat käytännöt, menettelytavat ja dokumentaatiot ensimmäisestä suunnitelmistasi, jatkuvaa kehittämistä, toteutusta ja aikataulun hallintaa.
Suunnittelun tuotos on tuottaa aikataulunhallintasuunnitelma. Todellisuudessa, luultavasti sinulla ei ole erillistä suunnitelmaa aikataulusi hallinnoimiseksi. Suuri osa siitä, mitä työskentelet täällä päätyy projektinhallintasuunnitelmaan (selvitä siitä, miten kirjoittaa projektisuunnitelma täällä ) ja se on täysin riittävä.
Määritä toimintoprosessi
Tämä prosessi tunnistaa ja dokumentoi, mitä sinun tarvitsee tehdä projektin toimitusten tuottamiseksi. Toisin sanoen se yksilöi projektityöt. Käytät soveltamisalaa, jonka olet koonnut laajuudenhallintatoiminnan aikana, jotta voit jakaa työn yksittäisiin tehtäviin.
Päätuotteen tekeminen tämän kautta on se, että päätetään määritellyn hanketyöluettelon avulla. Se on hyödyllinen, koska se on tärkein panos seuraavaan prosessiin.
Sequence Activities -prosessi
Käyttämällä tehtäväluetteloasi sinun täytyy nyt laittaa ne oikeaan järjestykseen. Tämän prosessin lopussa näet projektitoimintojen väliset suhteet. Tämä prosessi auttaa sinua tekemään projektityösi oikeaan järjestykseen, jotta voit hyödyntää hankkeen resursseja tehokkaasti ja toimittaa ne mahdollisimman nopeasti.
PMBOK®-opas kertoo verkkokaavion tuottamisesta prosessin tuotoksena, mutta se on harvoin tarpeen, eikä varmasti mitään, mitä sinun tarvitsee tehdä käsin. Jos haluat tehdä verkkokaavion jostain syystä, käytä projektinhallintaohjelmistoasi. Viime kädessä kuitenkin luettelo riippuvuuksista ja mahdollisista alkamis- ja päättymispäivistä tehtävistä on yhtä hyvä ja vähemmän aikaa vievää.
Arvioi toimintaresurssien prosessi
Kun tiedät, mitä aiotte tehdä, seuraava vaihe on selvittää, mitä resursseja sinun täytyy saavuttaa. Arviointitoimintojen resurssien prosessi auttaa sitä. Tässä prosessissa selvität, mitä tarvittavia inhimillisiä voimavaroja, tarvikkeita ja tarvikkeita sekä tarvittavia määriä.
Arvioi toiminnan kestoa koskeva prosessi
Tämä vaihe on se, missä tapahtuu kovaa työtä, kuinka kauan jokainen tehtävä aiotaan toteuttaa. Tämän prosessin aikana selvität, kuinka kauan se aikoo tehdä jokaisen toiminnon käyttäen tunnistettuja resursseja.
Älä unohda ottaa resurssien saatavuutta ja vapaapäiviä toiminnan aktiviteetteihin. Vain siksi, että tehtävä kestää vain 8 tuntia, se ei tarkoita sitä, että se päättyy aamulla.
Kehitä aikatauluprosessi
Lopuksi voit nyt yhdistää projektin aikataulusi. Kaikkien edellä mainittujen prosessien avulla kerättyjen tietojen pitäisi olla helppoa.
Aikataulun kehittäminen on yksi monimutkaisemmista prosesseista PMBOK® -oppaassa. Tuloja on 13 (kaikki edellä sekä riskit, laajuus ja hankekokonaisuuteen liittyvät elementit). Aikataulu on vain yksi tuotoksista, mutta muut ovat (mielestäni) vähemmän tärkeitä.
Loppujen lopuksi olet käynyt läpi tämän kaiken saadaksesi aikataulun, joka on kriittinen dokumentti projektin suorituskyvyn hallitsemiseksi.
Aikataulun ei tarvitse olla Gantt-kaavio. Tässä on 5 vaihtoehtoa Gantt-kaavioille , joita voit harkita.
Ohjauksen aikatauluprosessi
Lopuksi Control Aikatauluprosessi antaa sinulle työkalut, joita sinun on seurattava ja päivitettävä projektiasiakirjasi, varmistamalla, että muutoksia hoidetaan asianmukaisesti ja että voit hallita projektin ajoituksia.
Projektisuunnitelman laatiminen ja jälkikäteen sen seuranta ovat suuria töitä, mutta kannattaa tietää, että sinulla on aikataulu, josta voi luottaa.