Mikä rakenne toimii parhaiten sinulle?
On olemassa kolme yhteistä organisaatiorakennetta, ja projektipäälliköt toimivat kaikissa niissä: toiminnallinen, projekti ja matriisi. Katsotaanpa kunkin edut ja haitat, jotta tiedät, mitä vastustat, kun liityt uuteen rakenteeseen.
Toiminnallinen organisaatiorakenne
Toiminnallisessa organisaatiorakenteessa projektipäällikkö ja kaikki resurssit toimivat samalla yritysjohdolla, kuten myynti- ja markkinointiosastolla. Yleensä toiminnallisella johtajalla on enemmän valtaa kuin projektipäällikkö.
edut
Toiminnallinen rakenne antaa sinulle pienintä valtaa projektinjohtajana, mutta tarjoaa paljon muita etuja:
- Se toimii hyvin pienryhmille ja pienille projekteille, koska tehtävällä on täysi hallinta tiimin jäsenille ja muille resursseille.
- Voit käyttää helposti tarvitsemasi asiantuntijoita, koska ne ovat samalla toiminnallisella alueella.
- Se on nopea saada kaikki yhdessä ratkaisemaan hankkeen ongelmat.
- Voit rajoittaa tarvitsemasi projektiviestintävälineitä, koska tiimi on suhteellisen pieni ja yksinkertainen.
- Sinulla on usein innostuneita tiimin jäseniä, jotka haluavat työskennellä projektissa, koska he tarjoavat heille uramahdollisuuksia. Projektityö voi olla hyvä tapa motivoida tiimisi.
- Jos luovutat projektin toiminnalliselle tiimille, se on toiminnallinen tiimi, johon työskentelet, mikä voi helpottaa projektin sulkemista.
haitat
Vaikka tällä rakenteella on runsaasti etuja, harkitse myös joitain haittapuolia:
- Työ tapahtuu siilossa, mikä voi tarkoittaa sitä, että sinulla ei ole käytössänne henkilöitä, jotka sijaitsevat toiminnallisella sektorilla.
- Projektiryhmän henkilöt voivat olla uskollisempia osastolleen tai tiimityöhönsä kuin projektiin liittyvään työhönsä, mikä voi aiheuttaa ristiriitoja.
- Suuri projekti voi päätyä toiminnalliseen projektipäällikköön jokaisesta toiminnosta. Se voi johtaa töiden putoamiseen halkeamien läpi, jos kaikki projektipäälliköt eivät toimi harmonisesti yhdessä.
- Toiminnallinen työ voi olla eristyksissä, koska sinulla ei ole mahdollisuutta verkottua laajalti yrityksessä. Strategisen painopisteen säilyttäminen voi olla vaikeampaa.
Projektin organisaatiorakenne
Erityisryhmiä kootaan projektityöhön liittyvien projektien parissa. Projektipäällikkö on todennäköisesti johtoryhmän vastuu projektiryhmän jäsenistä. Esimerkkejä tästä ovat suuret rakennustyöt, mutta myös yritysaloitteet, jotka edellyttävät erityisryhmää. Projektinjohtajalla on perimmäinen toimivalta ilmoittaessaan hankesuunnittelijalle ja projektilautakunnalle . Henkilöt työskentelevät suoraan projektipäällikön kanssa.
edut
Hankerakenteen ilmeinen etu on se, että sinulla on tiukempi hallinta, mutta myös muita etuja on olemassa.
- Joukkueilla voi olla vahva identiteetin tunne. Se on helpoin rakenne, jolla luodaan vahva tiimikulttuuri.
- Koko joukkue on keskittynyt tiimin tavoitteisiin, joten uskollisuus on ristiriidassa projektin parissa työskentelevien päivätyön kanssa. Heidän päivätyö on projekti.
- Resurssit ovat omistautuneet projektiin, joten työn aikataulutus on paljon helpompaa. Tiedät, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä, eikä ole vaaraa, että heidät irrotetaan lyhyellä varoitusajalla toiselle johtajalle tavalliseen tapaan.
- Tässä rakenteessa toteutettavat projektit ovat hyviä ympäristöjä, joilla parannetaan projektinhallintataitoja ja teknisiä johtamistaitoja.
haitat
Hankerakenne on helpoin työskennellä, mutta sillä on vielä joitain haittapuolia.
- Yhden hankkeen omistettu tiimi on kallis sitoutuminen. Se on yleensä vaihtoehto vain suurissa hankkeissa.
- Jos poistat ihmisiä toiminnallisista tehtävistään, heillä saattaa olla vaikeuksia palata, varsinkin jos projekti on pitkä. Projektityö on venyttely ja palaaminen siihen, mitä teit ennen monialaista ympäristöä uudella, haastavalla hankkeella työskentelevän ajan jälkeen ei ole monille ihmisille houkutteleva mahdollisuus. Joukkueen siirtymisen hallinta projektin sulkemisen yhteydessä tulee entistäkin tärkeämmäksi.
- Joskus projektin sulkeminen voi merkitä työn menettämistä, jos yritys on siirtynyt ja toinen rooli ei ole käytettävissä.
- Heidän luonteensa mukaan omat joukkueet imevät resursseja vain yhden asian käsittelyyn. Ne voivat rajoittaa hankkeiden määrää, joita yritys voi tehdä kerrallaan, varsinkin kun eri hankkeet edellyttävät samoja taitoja.
- Tämäntyyppisen rakenteen projektipäälliköt tekevät ryhmien johdonhallintaa, mikä tarkoittaa sitä, että vietät aikaa ja vaivaa henkilöstötehtävissä, joita sinun ei tarvitsisi tehdä muissa rakenteissa. Jos nautit tämän elementin kanssa ihmisten kanssa, tämä tekijä voisi olla etu.
Matriisin organisaatiorakenne
Kolmas vaihtoehto on matriisirakenne. Resurssit jakautuvat sekä tavanomaiseen työhön että projektityöhön. Se voi merkitä sitä, että kaksi johtajaa tai "pisteviiva" -vastuu projektipäällikölle ja joukkueenjohtajalle. Toiminnanohjauslinjan rakenne on normaalisti paikalla ensin, ja projektipäällikkö ottaa pisteviivan.
Tämä rakenne jakaa vallan ja viranomaisen toiminnallisen tai jakautuneen ryhmänjohtajan ja projektinjohtajan välillä. Sinun täytyy käyttää neuvottelutaitojasi täydellä voimallaan!
edut
Matriisirakenteet ovat hyvin yleisiä, koska ne antavat johtajille mahdollisuuden tehdä joustavia valintoja siihen, miten ihmiset viettävät aikaa. Olet todennäköisesti töissä matriisiympäristössä jossain vaiheessa urasi. Tämän rakenteen edut ovat seuraavat:
- Resursseja käytetään tehokkaasti ja ne voivat siirtyä hankkeiden välillä tarpeen mukaan.
- Voit työskennellä monilla eri asioilla, joskus rinnakkain - vaikka tätä kohtaa voidaan pitää myös epäedullisena.
- Joukkueet ja yksilöt voivat olla hyvin reagoivia. Jos uusi projekti tulee, se on etusijalla, se on helppoa kääntyä ja yhtäkkiä keskittyä johonkin muuhun. Et voi tehdä sitä helposti projektiryhmässä, joka kestää kauemmin irtisanomista ja uudelleenjärjestelyä.
- Rakenne vaatii, että jokainen käyttää samaa projektinhallinnan elinkaarta ja menetelmää, joten hankkeiden välinen siirtyminen on helppoa. Ihmiset voivat liittyä projektiryhmään, jolla on suhteellisen vähän opastusta, kun terminologia ja prosessit ovat yleisiä.
haitat
Kuten kaikkien kokoonpanojen kohdalla, tämä on myös haaskut. Huolimatta siitä, että se on yhteinen rakenne, monet nykyaikaiset työpaikat eivät ole löytäneet ylikuormituksen ongelmia. Yksilöiden antaminen liian paljon tekemistä varten voi olla helppoa, jos sinulla ei ole järjestelmiä, joiden avulla voidaan hallita ja valvoa koko työmäärää. Muita haittoja ovat seuraavat:
- Hankkeiden välinen ristiriita on yleinen, koska saatat taistella samoista resursseista kuin toinen projekti.
- Toinen hanke saattaisi olla rajattu parhaisiin resursseihin - sopivimpiin ihmisiin, joilla on oikeat taidot - tai heidän linjapäällikkönsä eivät välttämättä anna heille mahdollisuutta hanketyöhön.
- Yksilöiden tavanomaisten tehtävien ja projektityön välillä voi olla ristiriita, etenkin kun molemmat johtajat antavat heille eri painopisteitä.
- Resurssit saattavat olla ristiriidassa tulevan uran kehitystyön kanssa. Vaikka saatat tietävän, että haluat jäädä projektinhallinnassa, sinulla voi olla mahdollisuus siirtyä toimimattomammaksi toiminnalliseksi rooliksi tai projektisuuntautuneemmaksi rooliksi. Mutta paljon uramahdollisuuksia on hyvä asia, vaikka se tekee vaikeita päätöksiä.
Organisaatiorakenne, joka toimii täydellisesti kaiken tavanomaisen työn kannalta, ei aina toimi projekteissa, ja sinun on hallittava ympäristöä, jossa työskentelet. Jokin näistä rakenteista saatava kokemus on hyvä idea, jotta voit kokea niitä ensiksi. Se auttaa sinua päättämään, mikä ympäristö sopii sinulle parhaiten ja sopii taitojasi ja mieltymyksiisi. Sitten voit tehdä tietoon perustuvan valinnan, jos sinulla on mahdollisuus päättää tulevasta työympäristöstäsi.
Kunkin projektin organisaatiorakenteen etujen ja haittojen ymmärtäminen antaa sinulle mahdollisuuden selvittää, missä voit viettää aikaa ja vaikutteita, jotta saat kaiken irti tiimistänne ja auttaa projektiesi päätyä onnistuneesti.