Kanban projekteissa on tavallisesti visuaalinen lauta, joka koostuu verkosta ja kortista. (Ole varma, mitä Kanban on? Lue tämä johdanto Kanbanille projektinhallinnassa.) Lauta voi olla fyysinen, joka koostuu paperilapuista (tavallisesti 3 "x 5" korttikortista tai tahmeista muistiinpanoista) taululle tai seinälle. Vaihtoehtoisesti hallitus voisi olla sähköinen - useat ohjelmistot ja -alustat tukevat Kanban-tyyppisiä projektinhallintajärjestelmiä. Digitaalinen ratkaisu on loistava työkalu, kun projektiryhmä ei ole fyysisesti paikallaan tai kun tiimin jäsenet joutuvat pääsemään hallitukseen, kun he ovat poissa toimistosta.
01 Kanbanin verkko
Yksinkertaisissa projekteissa Kanban-tyyppisellä verkolla olisi todennäköisesti yksi rivi ja useita sarakkeita. Sarakkeet edustavat prosessia, jonka kautta työ virtaa, vasemmalta (alusta) oikealle (loppu). Jos joukkue kohdistuu useampaan kuin yhteen tyyppiseen työhön tai jos on alaryhmiä tai eri työvirtoja, hallituksen järjestäjä voi käyttää rivejä erottamalla kortit pystysuoraan.
Kortit liikkuvat kartongin kautta sarakkeiden mukaan niiden nykyisen vaiheen mukaan. Tämä kuva näyttää tyypillisen Kanban-verkon toiminnassa.
Kun Kanbanin hallitus on perustettu, projektiryhmä tavallisesti kokoontuu laudalla säännöllisesti, "pysyvällä" tai hyvin lyhyellä kokouksella. Ryhmän tavoitteena on "vetää" työtä hallituksen lopulliseen sarakkeeseen, joka usein on merkitty "Valmis". Näissä kokouksissa joukkue kertoo, milloin kukin kortti pystyy siirtymään seuraavaan sarakkeeseen. Jos joku työskentelee kortin siirtämisessä eteenpäin ja on havainnut esteen, se olisi merkitty standup-kokouksessa, kun asiaa on käsitelty ongelman ratkaisemiseksi.
02 Kanbanin kehys
- Poista huono monikäyttö. Psykologit ja työtä opiskelevat sosiologit ovat kirjoittaneet paljon tähän aiheeseen. Tutkimukset osoittavat, että kytkentätehtävät hidastavat meitä ja aiheuttavat laatuongelmia henkisen palauttamisen ja muiden setup-kustannusten vuoksi.
- Rajoita työ käynnissä. Jotta huono monikäyttö olisi mahdollisimman vähäistä, sinun on rajoitettava Kanban-järjestelmään vapautuvien korttien määrää. Älä anna johdon lisätä useampia kortteja (tehtäviä, projekteja tai ominaisuuksia) hallituksen "Doing" -sarakkeisiin. Tämä vaihe saattaa edellyttää huomattavaa muutosta johtajien mielikuvissa, jotka uskovat, että työn lopettamiseksi ajoissa on aloitettava mahdollisimman pian.
- Edistä kulttuuria ongelmien ratkaisemiseksi ryhmänä eikä motivoida syyttää muita.
- Pidä huollon kärjessä etusijalla. Takaisinluokan sarakkeen yläosassa olevat kortit ovat seuraavat tehtävät, projektit tai ominaisuudet, jotka tarjoavat asiakkaalle ja yritykselle eniten arvoa.
Kanban-järjestelmä on tehokas tapa toteuttaa monenlaisia hankkeita. Kuten useimmat Lean-työkalut, se toimii parhaiten yhdistettynä oppimisen ajatteluun ja jatkuvaan parantamiseen. Kanbanin hallitusta ei ole toteutettu yhdellä "oikealla" tavalla, ja monet tekijät voivat vaikuttaa sen rakenteeseen ja tiimin käyttäytymiseen. Yleensä jokainen projektiryhmä, joka käyttää hallitusta, olisi koulutettava Kanbanin käsitteisiin ja sallittava kehittää ja parantaa Kanban-järjestelmäänsä sen käytön jälkeen.
Lue lisää Monica Borrellista hänen täydellisessä biossaan .