Vastaanottovirkailijan työnkuvaus
Vastaanottovirkailijat suorittavat hallinnollisia ja toimistotehtäviä, kuten puhelin- ja sähköpostiosoitteen vastaanottamista, vierailijoiden vastaanottamista sekä yleistä tietoa organisaatiosta yleisölle ja asiakkaille.
Vastaanottovirkailija on määritelmän mukaan ensimmäinen henkilö, jonka kävijä tavallisesti näkee. Toimistokompleksin tai lääketieteellisen laitoksen etuosassa on yleensä vastaanottovirkailija, jonka ensisijaisena tehtävänä on ohjata vierailijoita oikeaan toimistoon laitoksessa. Yksittäisissä toimistoissa voi olla myös oma vastaanottovirkailija tai toimistosihteeri tai toimistopäällikkö voi hoitaa tehtävänsä. Itse asiassa kolme palkkaluokkaa toisiinsa jossain määrin. Vaikka toisinaan unohdetaan, vastaanottovirkailijoilla on keskeinen ja luotettava rooli kaikissa yrityksissä.
palkkaus
Kirjanpitäjien mediaanitulot olivat 27,920 dollaria vuodessa toukokuussa 2016 Bureau of Labor Statisticsin mukaan. Se vaihtelee alueen ja kokemustason mukaan.
Top 5 taidot Vastaanottovirkailijat tarvitsevat
Seuraavassa on tietoa parhaista taidoista, joita työnantajat etsivät vastaanottovirkailijoiden vuokrauksessa:
1. Ammattitaito
Vastaanottovirkailijana sinun pitäisi olla ensimmäinen henkilö, jonka asiakas tai muu kävijä näkee saavuttuaan.
Tämä tarkoittaa, että olet vastuussa kaikkien ensimmäisestä vaikutelmasta työnantajallesi. Sinun on siis muodostettava yrityksesi ihanteet sekä käyttäytymisessä että ulkonäössäsi. Katso osa. Tervehdi kaikille hymyillen ja ystävällisellä sanalla ja näytä, että olette iloinen voidessani auttaa.
2. Viestintätaidot
Viestintä on erittäin tärkeää, koska ensisijainen tehtäväsi on tervehtiä ihmisiä, selvittää, mitä he tarvitsevat ja auttaa heitä saamaan sen.
Suurin osa tästä tiedonannosta on suullisesti joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse.
Vierailijoiden vuorovaikutuksen lisäksi sinun on myös työskenneltävä läheisessä yhteistyössä kaikkien ihmisten kanssa, joiden kävijät tulevat näkemään. Jos tärkeä kokous katoaa, saatat joutua selittämään, miksi. Jos joku on huono päivä, saatat kärsiä siitä.
Jos hätätilanne kehittyy toimipaikkasi edessä tai edessä, saatat olla ensimmäinen henkilö, joka joutuu vastaamaan siihen ja päättää, mitä tehdä. Ja aina sinun on varmistettava, että tietosi virtaa sinut tarkasti ja tehokkaasti.
3. Teknologiaosaaminen
Ilmeisimmin, käytät puhelinjärjestelmää, joka todennäköisesti sisältää useita sisäisiä ja ulkoisia linjoja, joiden pitää toimia sujuvasti. Sinun on myös todennäköisesti oltava perehtynyt laskentataulukoihin, sanastokäsittelyohjelmaan, yrityksen sähköposti- ja tiedostojen jakojärjestelmiin ja mahdollisesti useisiin sosiaalisen median alustoihin sekä yrityksesi omiin ohjelmistoratkaisuihin. Kopiointilaite on aina ja paperi aina tukkeutuu. Voitko korjata sen?
4. Organisaatio
Sinulla on suuri osa työnantajan sisäisestä viestinnästä. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun ei pidä vain järjestää itsesi järjestäytyneeksi , sinun pitää pitää myös kaikki muut järjestetyt.
Voit olla vastuussa myös varastosta ja oikaisusta lukemateriaaleihin tai informaatioresursseihin myös odotusalueellasi.
5. Monikäyttökyky
Sinulla on vain harvoin vain yksi asia. Uuden puhelun voi tulla sisään, kun olet edelleen verkossa ensimmäisenä, joten sinun täytyy tervehtiä uusi soittaja ja palata sitten takaisin. Samaan aikaan kolme henkilöä voi odottaa henkilökohtaisesti puhuvan kanssasi. Sinun on pidettävä kunkin henkilön tarpeet erillään mielessäsi, ei laiminlyödä ketään eikä saa ylityksiä tai turhautuneita. Jotkut ihmiset nauttivat haasteesta. Jotkut eivät. Jos voit tehdä moniajoa wel l: stä, voit olla omaisuus työnantajallesi ja yrityksellesi, ja olet todennäköisesti onnistunut vastaanottovirkailijana.
Vastaanottovirkailijoiden taitoluettelo
Vastaanottotyön edellyttämät taidot vaihtelevat sen tehtävän perusteella, jota käytät.
Tässä on luettelo mahdollisista taidoista, joita saatat joutua ansaitsemaan.
A - G
- tarkkuus
- Hallinnollinen tuki
- Vastaus kysymyksiin
- Nimitysaikataulu
- Apua muiden puolesta
- Silmää yksityiskohdille
- Toimistotuki
- Asiakassuhteet
- viestintä
- Tietokone
- Vahvista nimitykset
- Kirjeenvaihto
- Asiakaslähtöisyys
- Asiakaspalvelu
- Tiedon syöttö
- Postin toimittaminen
- diplomatia
- Suorittamalla vierailijoita
- Sähköpostin kirjeenvaihto
- Tapahtumasuunnittelu
- arkistointi
- Puhelun edelleenlähetys
- Ystävällinen
- Vastaanottotoiminnot
- Terveisiä vierailijoille
H - M
- Ihmissuhde
- Turvallisuuden kulkulupien myöntäminen
- posti
- Vieraskirjojen hallinta
- kokoukset
- Viesti ottaa
- Microsoft Office
N - S
- Toimistotilastot
- Toimistolaitteet
- Toimistotuki
- organisaatio
- Puhelinsoitot
- priorisointi
- Tietojen antaminen
- Lukemateriaalin tarjoaminen
- Täsmällisyys
- Vieraiden rekisteröinti
- Luotettavuus
- tutkimus
- Puheluiden tarkastelu ja ohjaaminen
- Omaehtoinen
- puhelinvaihde
T - Z
- ryhmätyö
- Puhelin
- Ajanhallinta
- Pysäköintilupien vahvistaminen
- Sanallinen viestintä
- Odotustilan kunnossapito
- Tervetuloa vierailijoille
- Tekstinkäsittely
- Kirjallinen viestintä
Vastaanottovirkailijaan sisällytettävät lauseet
Vastaanottovirkailijan kannanotossa pitäisi olla useita osioita, kuten tavoite tai profiili , yhteenveto pätevyydestä , osaamisalueista, saavutuksista, työhistoria, taidot ja koulutus.
Seuraavat lauseet auttavat käsittelemään uudelleenjulkaisuasi. Voit käyttää näitä lausuntoja joko ammattitaidon, pätevyyden tai vahvuuksien osiossa:
• Hyvin ammattitaitoinen tervehdys vierailijoille ja ohjaaminen oikealle henkilölle tai osastolle
• Hyvin perehtynyt vieraiden kirjan hallintaan ja turvapasseille
• Hands-on kokemus tietojen antamisesta vierailijoille ja vastaaminen heidän kysymyksiinsä
• Todennettu kirjaus puhelujen vastaamisesta / edelleenlähettämisestä ja viesteistä
• Osoitettu kyky käsitellä puhelin- ja sähköpostitutkimuksia
• Voi säilyttää järjestetyn vastaanottoalueen
• kattava tietämys lukemateriaalin järjestämisestä odotusalueella
Vastaanottovirkailijan seuraavia työtehtäviä koskevia lausuntoja annetaan aiemmassa aikataulussa, ja niitä voidaan käyttää kuvaamaan kokemuksiasi aiemmin pitämästäsi työstä. Jos haluat kirjoittaa nykyisen vastaanottotyön kuvauksen ansioluettelossasi, sinun on muutettava nämä lausekkeet esille.
• Tervehdi, avustaa ja ohjaa vieraita, työntekijöitä, vierailijoita ja suurta yleisöä
• vastasi kaikkiin tuleviin puheluihin ja käsitteli soittajan kyselyjä
• Tarjoaa toimiston tukipalvelut tehokkuuden varmistamiseksi
• vastasi vieraisiin ja julkisiin kyselyihin
• vastaanotetaan, ohjataan ja ohjataan puhelimitse faksiviestejä
• Suunnatut työntekijät, vieraat ja yleisö oikeaan henkilökuntaan
• ylläpitää riittävästi toimistotarvikkeita
• Tarjoaa sanan käsittely ja kirkon tuki
• Otti ja lähetti postin
• ylläpitää yhteistä arkistointijärjestelmää ja tallentaa kaikki kirjaimet
• Koordinoi toimistotarvikkeiden korjaus ja huolto
• Edellyttäen hallintopalveluja toimistopäällikölle
Vastaanottovirkailija jatkaa esimerkkiä
Se auttaa aina olemaan esimerkki, joten tässä tarkastellaan, mitä vastaanottovirkailija jatkaa, ja se voidaan räätälöidä työnhakuun:
Etunimi Sukunimi
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222 - 3333)
firstnamelastname@email.com
Työkokemus
Vastaanottovirkailija / hallinnollinen avustaja
Smithin ja Reillyn lakitoimistot
Colonie, NY
Tammikuu 201X - läsnä
- Ajoittaa ja osallistua kokouksiin, ottaa kokouspöytäkirjat ja jakaa minuutit sähköpostitse kaikille kumppaneille.
- Järjestä asiakirjat tuomioistuimen päivämäärien valmistelemiseksi
- Ensimmäinen asiakkaiden yhteyshenkilö.
- Tilaus ja ylläpitäminen toimistotarvikkeita yritykselle.
- Järjestetään ja vastataan sähköpostiin tarpeen mukaan.
Vastaanottovirkailija
Smithin hammaslääkärin toimisto
Albany, NY
Joulukuu 20XX - joulukuu - 20XX
- Tervehtivät potilaat, kun he saapuivat.
- Ajoitetut tapaamiset henkilökohtaisesti ja puhelimitse.
- Käsitellyt lääketieteelliset tiedostot (merkinnät, lajittelu ja arkistointi).
- Vaaditut hammashoidon vakuutusyhtiöt.
- Saapuvan ja lähtevän postin ja sähköpostin käsittely.
Asiakaspalvelun edustaja
Kansallinen valta ja kaasuyhtiö
Albany, NY
Syyskuu 20XX - joulukuu 20XX
- Vastatut asiakaspalvelupyynnöt.
- Ratkaistu asiakkaiden ongelmat ja huolenaiheet.
- Suunnilleet asiakkaat asianmukaisiin resursseihin.
- Mukavasti käytetty tietokonepohjainen asiakaspalvelujärjestelmä.
Muu kokemus
Camp Happiness - Leirin neuvonantaja
Kesä 199X
Latham High Gazette - sanomalehtien toimittaja
Juniorit ja vanhemmat lukuvuodet
koulutus
ABC College, Albany, NY
Humanististen tieteiden kandidaatti
Päällikkö: Liiketalous
Skills
- Erinomainen MS Office -taito.
- Erinomainen kielioppiosaaminen.
- Kokemus vastaamaan monilinjaisiin puhelimiin.
- Mukava käyttäen erilaisia toimistolaitteita.
- Kyky ylläpitää järjestettyä ja siistiä työtilaa.
- Vahva asiakaspalvelutaito.
Vinkkejä kirjoituksen tekemiseen
Muista mainita kaikki tarvittavat taidot huomioiden ansioluettelon laatimisen yhteydessä, pitäen mielessä, millaista toimistoa sinä työskentelet. Kirjoita palautteesi nimenomaan töihin, jota varten olet hakemassa.
Jos esimerkiksi haet lääketieteelliseen toimipaikkaan, muista korostaa taitojasi, joita käytetään tällaisessa asetuksessa, kuten asiakaspalvelussa, puhelimessa tai arkistointityössäsi. Näin pystyt vastaamaan taitojasi työnkuvaukseen .