Valitsemasi valintasi riippuu siitä, kenelle kommunikoit, ja kirjeenvaihdon tarkoitus. Sähköposti on nopeampi ja helpompi, mutta jotkin sähköpostiviestit eivät koskaan avaa ja riippuen siitä, kuka kirjoitat ja miksi kirjoitat, saatat joutua lähettämään kirjoitetun ja allekirjoitetun kirjeen tai lähettämään sen verkossa.
Professional Letter- ja Email Writing -ohjeet
Riippumatta siitä, miten kommunikoit, hyvin kirjoitetut kirjaimet sisältävät useita osioita, mitä sisällytetään jokaiseen jaksoon ja miten asiakirja muotoillaan, riippuu siitä, lähetätkö kirjoitetun kirjeen tai sähköpostiviestin.
Tässä on ohjeita kirjeiden ja sähköpostiviestien kirjoittamiseen, mukaan lukien kirjoittamisen, muotoilun ja oikolukemisen kirjeet, esimerkkejä erilaisista liikekirjeistä.
Mitä sisällytetään kirjeeseen tai sähköpostiin
Kirjeiden kirjoittamiseen liittyvä opas sisältää, mitä jokaisessa kirjaimen osassa on lueteltava, miten käsitellään ja allekirjoitetaan kirjoitettuja ja sähköpostiviestejä, kirjeen muotoja ja asettelua sekä esimerkkejä ja malleja.
Osat kirjeestä
- Yhteystiedot
- Tervehdys (tervehdys)
- Kirjeet
- Sulkeminen
- Allekirjoitus
Yhteystiedot
Kuinka otat yhteystietosi mukaan eroavat sen mukaan, miten lähetät kirjeenne. Kun lähetät sähköpostiviestin, yhteystiedot ovat viestin lopussa sivun yläosan sijasta.
Tässä on, mitä sisällytetään sekä näytteitä sekä kirjoitettuihin kirjeisiin että sähköposteihin.
Tunnustus esimerkkejä
Tervehdys on kirjeenne tervehdysosa. Tässä on luettelo kirjeenvaihdos esimerkkejä, jotka toimivat hyvin ammatillinen kirjeenvaihto.
Kirjeet
Kirjeesi kuuluu useita kappaleita.
Ensimmäisessä kappaleessa on oltava johdanto ja lyhyt selitys kirjoitusasiakirjasi syyksi. Toisessa kappaleessa (ja seuraavissa kohdissa) on syytä selittää syyt kirjallisuuteen. Viimeisessä kappaleessa joko vaaditaan lukijan toimintaa, jos pyydät jotain tai ilmoitat, miten seuraat.
Varmista, että kirjeen tarkoitus on selvä. Lukijan on tiedettävä, mitä pyydät ja miten he voivat auttaa sinua. Tai jos tarjoat palveluja tai apua, mitä voit antaa lukijalle.
Sulkeminen
Kirje on suljettu termillä "Best regards" tai "Ystävällisin terveisin", jota seuraa pilkku, sitten allekirjoitus, jos lähetät kirjoitetun kirjeen. Jos lähetät sähköpostiviestin, kirjoita nimesi sulkemisen jälkeen. Seuraavassa on luettelo kirjeen sulkemisista, jotka ovat sopivia yritystoimintaan ja työllisyyteen liittyvään kirjeenvaihtoon.
Allekirjoitus
Viimeinen kosketus kirjeeseen on allekirjoitus, joka sisältää sähköpostiviestissä yhteystietosi.
Kuinka käsitellä kirjeen
On tärkeää käsitellä henkilöä, jonka kirjoitat muodollisesti, ellei sinä tiedä hyvin. Näin voit käsitellä kirjeen, joka sisältää yleisiä tietoja, joita voit käyttää, jos sinulla ei ole yrityksen yhteyshenkilöä.
Kirjeenvaihdon muotoilu
Nyt kun sinulla on kaikki tarvittavat tiedot, tutustu tavalliseen muotoon, jota käytetään kirjainten ja sähköpostiviestien yhteydessä:
Kirjeen kirjoittamista koskevat ohjeet
Seuraava askel on kiillottaa kirjeesi, joten kappaleiden ja sivun yläosan ja alaosan välissä on runsaasti tilaa. Haluat myös valita fontin luettavaksi, ammattimaiseksi tyyliksi ja koolle. Mitä sanot riippuu syystä, jonka kirjoitat, muista räätälöidä kirjeenne sopivaksi henkilökohtaiseen ja ammatilliseen tilanteeseen.
Tässä on askel askeleelta oppaita kirjoittamalla erilaisia kirjasintyyppejä, kuten sivumarginaaleja, fontteja, välilyöntiä ja yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä sisällytetään, sekä esimerkkejä jokaisesta.
- Miten viitekirjaa kirjoitetaan
- Kuinka kirjoittaa erottelukirje
- Miten kirjoittaa kiitos kirje
- LinkedIn-viesti- ja kutsuohjeet
- Professional sähköpostiviestien ohjeet
Esimerkkejä ja mallipohjia
Mallin käyttäminen on loistava tapa aloittaa oma kirjeesi tai sähköpostiviesti, koska olet aloittanut perusmuodon paikallaan. Täytä tiedot vain kirjeen asianmukaisessa osassa.
Esimerkkien tarkastelu on hyödyllistä myös, koska saat ideoita siitä, mitä sanoa omassa kirjeenvaihdossa.
Kirjeenäytteet
Kirjeen näytteet, mukaan lukien liikekirjeet, peitekirjeet, haastattelu kiitoskirjeet, seurantakirjeet, työhön hyväksyntä- ja hylkäämiskirjeet, erottelukirjeet, ylistyskirjeet, liikekirjeet ja enemmän kirjeenäytteitä ja -malleja.
Sähköpostiviestin esimerkit
Työllisyys, työnhaku ja yritysviestin esimerkkitapaukset sekä sähköpostimallit, muotoillut viestin esimerkit ja aihealueet, tervehdykset ja allekirjoitusesimerkkejä.
Oikoluku ja oikeinkirjoituksen tarkistus
Lopuksi ennen kuin tulostat tai lähetät kirjeen tai lähetät sähköpostiviestin, oikoluvun, kieliopin tarkistuksen ja oikolukemisen. Vihje varmistaa, ettei virheitä ole, on lukea se ääneen. Saatat huomata virheitä, joita et ole lukenut tarkastelemalla sitä etsimällä sitä.
Liittyvät artikkelit: Kirje tervehdykset ja terveiset