Kuten esimiehen, yksi suurimmista tavoista, jolla projektipäällikkö tukee projektipäällikköä, on käsiteltävissä asioissa vain henkilö, jolla on projektin sponsorin organisaationäkökulma.
Kun projektipäälliköt joutuvat ongelmiin, jotka vain hankkeiden sponsorit voivat ratkaista, tässä on ne asiat, jotka projektipäälliköt tekevät.
Pakokaasun kaikki muut vaihtoehdot
Projektin sponsorit ovat yleensä organisaatiotasolla, jossa useimmat päätökset ovat vaikeita, koska jos päätös on helppoa, se tehdään alemmalla tasolla. Heidän on tehtävä vaikeita päätöksiä nopeasti, joskus vain vähän tietoa.
Projektinjohtajana sinun on varmistettava, että olet käyttänyt kaikkia muita vaihtoehtoja ongelman ratkaisemiseksi ennen projektiin osallistumista. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on projektiryhmän jäsen, joka ei täytä sitoumuksiaan. Ennen kuin otat ongelman hankesuunnittelijalle, sinun kannattaa yrittää ratkaista ongelma yhden-to-one -ohjelman kanssa projektiryhmän jäsenen kanssa. Kun tämä ei toimi, sinun tulee mennä tiimin jäsenen ohjaajalle. Kun tämä ei ratkaise ongelmaa, voit ottaa ongelman projektin sponsoriin. Olet käyttänyt vaihtoehtoja ratkaisemaan ongelmat alhaalta ylöspäin.
Nyt projektipelaaja voi käsitellä asiaa ylhäältä alaspäin. Hankkeen rahoittajan tulisi selvittää ongelma hänen vertaisarvioijansa kanssa ja ilmoittaa sinulle sovitusta toimintatavasta.
Viimeinen asia, jonka haluat tapahtua, on saada projektin sponsori tekemään päätöslauselma, jonka saatte toteuttaa omalla viranomaisella ilman apua.
Joskus tämä tapahtuu. Kaikki tekevät virheitä. Opi näistä tilanteista, kun ne tapahtuvat, ja sinä tulet parempaan projektipäällikköön. Seuraava kerta, kun samanlainen tilanne ilmestyy, käsitellään sitä paremmin kuin ennen.
Ole tarkka siitä, mitä tarvitset
Vaikka projektin sponsorit ovat tottuneet työskentelemään puutteellisista tiedoista, projektin johtaja ei saisi jättää olennaisia tietoja. On tärkeää, että hankkeen rahoittajalla on asiayhteys tilannetta varten, joka tarvitsee hänen huomionsa.
Kun hankkeen sponsori on sopiva asiayhteys päätöksestä, kerro siitä, mitä tarvitset sponsorilta. Tarvitsetko suunnan eteenpäin? Tarvitsetko lupaa ryhtyä tiettyyn toimintaan? Tarvitseeko ongelma ratkaistu? Tarvitsetko resursseja, joita et voi hankkia?
Jos et ole ajatellut tarkasti, mitä tarvitset, saatat päättää siitä, mitä tarvitset, mutta huomaat myöhemmin, että olet erehtynyt. Ajattele asiaa ennen kuin otat sen sponsoriin, jotta minimoisit riskin tuhlaavan toistensa ajasta.
Pidä pyyntösi keskittynyt
Projektin sponsorit ovat kiireisiä ihmisiä. Lukemattomat ongelmat vetävät aikataulunsa imevät ajastaan pois.
Kun projektinjohtajalla on todellinen tarve hankkeen sponsorin ajalle, tämä ei ole huono asia eikä tunkeutuminen sponsorin ajankohtaan.
Projektinjohtajan ja projektin sponsorin kanssa kuluvan ajan tulee olla erittäin tuottavaa. Pidä pyyntösi keskittynyt, joten käytät vain yhtä paljon sponsorin aikaa kuin tarpeen.
Koska pokerielämäsi kokee sinulle tehokasta tuottavuutta, hän odottaa tapaamisia. Korkean tason organisaatiot käyttävät usein aikaa tuottavissa kokouksissa, joihin heidän on osallistuttava. Osallistuminen tuottavaan kokoukseen voisi olla energinen muutos vauhtia projektin sponsori.