Ero on se, että henkilökohtaiset avustajat auttavat vain yhtä henkilöä, ja he voivat myös auttaa henkilökohtaisissa tehtävissä, kuten ostoksissa tai sosiaalisten sitoutumisten aikataulussa.
Jotkut siirtävät projektityöhön avustajilleen tai heitä avustajillaan heidän puuttuessa.
Henkilökohtaisten assistenttien työvaatimukset
Vaikka henkilökohtaisia avustajia ei ole asetettu vähimmäisvaatimukseksi koulutuksessa, liike- tai hallintotyön taustat auttavat. Toinen tai kolmas kieli voi olla joissakin tapauksissa tärkeä. Yleisesti ottaen sinulla on taitoja, jotka ovat tärkeämpiä kuin koulutuksesi. Keskustelu joistakin näistä tarpeellisista taidoista voi auttaa sinua päättämään, onko tällainen työ sinulle.
Tässä on luettelo henkilökohtaisista avustajataidoista jatko-opinnoista, kansilehdistä, työhakemuksista ja haastatteluista. Vaaditut taidot vaihtelevat sen mukaan, mihin työhön haet, niin myös tarkista ammattitaitoluettelomme työn ja taitotyypin mukaan . Katso tätä luetteloa ja katso, oletko käyttänyt näitä taitoja aikaisemmissa työpaikoissa tai hankkinut heitä koulutuksen kautta.
Tee muistiinpanoja siitä, milloin ja miten olet käyttänyt tai kehittänyt näitä taitoja.
Sitten lisää ne omaan hakuosi ja kuulokkeesi tai pidä kätevästi täyttämässä työhakemuksia. Ihmiset, jotka näyttävät sovelluksia, etsivät usein avaintaitoja. Sovita taitosi niille, jotka on lähetetty työhön vaaditulla tavalla. Varmista, että ne mainitaan kansilehdessänne ja lueteltu teoksessa.
Sinun tulisi myös kehittää haastatteluja vastauksia siitä, miten käytit taitojasi aikaisemmissa tehtävissäsi. On esimerkki siitä, miten ratkaise ongelma työpaikalla käyttämällä yhtä tai useampaa näistä taidoista. Osoita kuinka taitosi käyttäminen vaikutti projektin onnistumiseen.
Esimerkkejä henkilökohtaisista avustajataidoista
Tämä luettelo ei ole tyhjentävä, mutta sisältää joitain tärkeimpiä, haluttuja taitoja henkilökohtaisiin avustajiin.
Organisaatio ja ajanhallinta
Henkilökohtaisena avustajana suuri osa työstäsi on pitää joku muu järjestäytyneenä ja aikataulussa. Siksi sinun on oltava hyvin järjestäytyneitä. Onneksi organisaatio voidaan oppia. Käytössäsi on erityisiä tekniikoita, joita voit mukauttaa, jotta voit käyttää aikaa tehokkaammin ja muutoin säilyttää elämäsi ja johtajan järjestyksessä.
Kirjallinen ja sanallinen viestintä
Sinun on ymmärrettävä ja noudatettava ohjeita, ja sinun on toimitettava tiedot selkeästi ja rehellisesti. Oman aseman yksityiskohdista riippuen saatat myös olla tyytyväinen asiakkaisiin, vastata kirjeenvaihtoon tai luoda raportteja ja esityksiä. Kaikki nämä tehtävät edellyttävät huipputason viestintätaitoja, kuten puheen ja kirjoittamisen, kuuntelun ja lukemisen.
Tarkkuus ja tarkka huomio
Huomiota yksityiskohtiin on kriittinen osa sekä järjestäytyneestä että hyvin kommunikoinnista.
Epävarma tai epätarkkuus johtaa parhaimmillaan tehottomuuteen, ja se voi myös aiheuttaa vakavia virheitä tai hämmentää johtajan kollegoja.
Tietämys asiaankuuluvasta ohjelmistosta
Ohjelmiston, jota sinun on käsiteltävä, voi vaihdella, mutta todennäköisesti siihen kuuluu tekstinkäsittely, laskentataulukot, tietokannat, kalenterit, työpöydän julkaisu ja PowerPoint tai jotain vastaavaa. Kyky tarjota vähintään vähäinen tekninen tuki on plus. Sinun on ehkä arvioitava useita eri ohjelmia ja sovelluksia, jotka haluat valita itsellesi, joka tarjoaa parhaat työkalut johtajan tavoitteiden saavuttamiseen. Aina, sinun tehtäväsi on tehdä managerisi työ helpommaksi ja yksinkertaisemmaksi, ja se saattaa vaatia paljon jäljessä olevien ongelmien ratkaisemista.
Takt ja harkintavalta
Henkilökohtaisena avustajana sinua usein altistuu arkaluonteisille aineille, liikesalaisuuksilta erittäin henkilökohtaisiin tietoihin, joita sinun pitää pitää luottamuksellisina.
Aihepiiriin liittyvä taito on tahdikkuus, kyky reagoida hellästi tai ei lainkaan tietoa, jota muut ihmiset saattavat hankalilta tai kiusallisilta. Sinun on toisin sanoen oltava turvallinen henkilö, jonka hallintasi on haavoittuvainen. Loppujen lopuksi vain sinä tiedät, kuinka paljon apua he tarvitsevat.
Henkilökohtaisen avustajan taitoluettelo
Hallinnolliset taidot
Nämä taidot ovat usein osa henkilökohtaista avustajaa tai ovat lisäarvoa tuottavia taitoja. Työnantajasi saattaa tarvita jonkun, joka voi tehdä hänelle nämä tehtävät.
- hallinnollinen
- nimitykset
- Kirjeenvaihto
- asioilla
- Tapahtumat
- Tapahtumasuunnittelu
- arkistointi
- Täytäntöönpanomenettelyt
- Aikataulujen säilyttäminen
- kokoukset
- Toimistonhallinta
- Projektinhallinta
- tutkimus
- aikataulutus
- Dictation ottaminen
- Viestien ottaminen
- Huomautukset
- Matkajärjestelyt
- Matkasuunnittelu
Viestintätaidot
Henkilökohtaisena avustajana kaikki viestinnän osa-alueet ovat työn kannalta tärkeitä. Ole valmis osoittamaan kokemuksiasi tai koulutustasi.
- Vastaa puhelimeen
- viestintä
- Sähköposti
- Terveisiä vierailijoille
- Käsittely kysymyksiin
- verkostoituminen
- Sanaton viestintä
- Puhelunseuranta
- Sanallinen viestintä
- Kirjalliset viestit
Taloudelliset taidot
Onko sinulla kokemusta tai koulutusta näistä tehtävistä?
- Kirjanpito
- budjetointi
- osto-
- hankinta
- ostokset
Teknologiaosaaminen
Pystytkö käyttämään erilaisia alustoja ja laitteita ja tekemään perusvianmäärityksiä?
- Tietokone (PC, Mac, tabletti)
- Tietokannanhallinta
- Microsoft Office
- Esitys Valmistelu
- raportit
- Tekstinkäsittely
Henkilökohtaiset valmiudet taitoihin
Nämä taidot ovat usein osa persoonallisuuttasi. Näytä, miten olet käyttänyt niitä ja kehittänyt niitä.
- luottamuksellisuus
- diplomaattinen
- harkinnan
- Joustavuus
- Ihmissuhde
- moniajo
- organisaatio
- Positiivinen asenne
- Ongelmanratkaisu
- Professional Demeanor
- Omaehtoinen
- Joukkuepelaaja
- Ajanhallinta
- Työskennellä itsenäisesti
Jos et ole käyttänyt näitä taitoja edellisessä työpaikassa, tutustu siihen, miten olet kehittänyt ne vapaaehtoisilla tai palkattomilla työpaikoilla tai käytä niitä henkilökohtaisessa elämässäsi. Käytätkö näitä taitoja osana uskoyhteisöä vai oppilashankkeeseen koulussa? Oletko kehittänyt taitoja osana urheiluseuraa tai yksittäistä urheilua? Tämä kokemus voi olla myös arvokasta ja tehdä sinusta paremman ehdokkaan asemalle.
Esimerkki henkilökohtaisesta avustajasta jatkaa
Seuraavassa esimerkissä, joka on suunniteltu henkilökohtaiselle avustajalle, huomioi, kuinka monta edellä mainittua taitoa on sisällytetty tekstiin - erityisesti alkuperäiseen "Qualifications Summary".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Matkapuhelin: 870.123.4567
Henkilökohtainen avustaja
Yksityiskohtainen ja erittäin organisoitu henkilökohtainen avustaja, joka on hyvin perehtynyt saamaan saumatonta tukea C-tason johtajille. Moitteettomasti ja itsenäisesti hoitavat hallinnolliset, nimittävät ja matkustavat aikataulut, ostokset ja tapahtumien suunnittelun vastuut vaivattomasti. Keskeiset taidot:
- Hallinnollinen : käsitellä arkaluonteisia tietoja ja käsitellä kaiken kirjeenvaihdon ja sanelun tinkimättömällä koskemattomuudella ja luottamuksellisuudella. Varmistetaan stressitön toimintaympäristö johtopäätöksille koordinoimalla ennakoivasti kokouksia ja erityisiä tapahtumia sekä ratkaisemalla komplikaatioita kehitysvaiheissa.
- Viestintä: Luo helposti raportti asiakkaiden, myyjien ja hankkeen sidosryhmien kanssa sekä henkilökohtaisesti että kirjallisesti. Adept verkottuu osapuolten välillä diplomaattisesti hankkeiden ja tapahtumien laadun varmistamiseksi.
- Taloushallinto: pystyy hyödyntämään kirjanpitokoulutusta kirjan tasapainoiseen tasapainoon ja budjetointi- ja ostotoimintojen suorittamiseen.
- Keskeiset vahvuudet: Positiivinen ja täydellinen ammattilainen käytössään, kykyä herättää muiden luottamusta ja sitoutumista. Teknisiä tietoja ovat Microsoft Office Suite, QuickBooks ja Adobe Creative Suite. Sujuva espanja.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Presidentin henkilökohtainen avustaja (20XX to Present)
Tarjoa kattava hallinnollinen ja henkilökohtainen tuki boutique-rahoitusneuvontayrityksen perustajalle, jonka vastuualueeseen kuuluu sanelu, kirjeenvaihto, toimistohallinto, toimittajasuhteet, nimittämisajo, matkojen koordinointi ja tapahtumasuunnittelutoiminnot.
- Suunnitteli kaikki yksityiskohdat erittäin onnistuneista asiakassuhteista, kuten golf- ja tenniskentän viikonloppuista, rahoitussuunnittelun seminaareista ja osakkeenomistajajuhlia.
- Ostettu ja suojattu kustannustehokas matka- ja viihdepalvelujen toimittaja, vähentämällä matkakuluja 15%.
- Hyödynnettävä Adobe Creative Suite -sovellus luoda visuaalisesti kiinnostavia uusia markkinointiesitteitä ja kuukausittaista uutiskirjettä.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Hallintoavustaja (20XX - 20XX)
Toiminut hallinnollisena avustajana kolmen CPA: n ryhmään. Tervehtivät asiakkaat ja keräsivät henkilökohtaiset yhteystiedot ja taloudelliset tiedot; organisoituja asiakastiedostoja. Ajoitettiin ja otti muistiinpanoja kokouksissa, hoidettiin puhelimen vastaanottoa ja käsiteltiin kirjeenvaihtoa.
- Usein asiakkaiden ja työnantajien kiitosta iloisesta käyttäytymisestä ja yksityiskohtaisesta yksityiskohdasta.
- Auttoi kouluttamaan sekä asiakkaita että uutta henkilöstöä omien verohallinto-ohjelmiensa käyttöön.
koulutus
Kauppatieteiden maisterin tutkinto (pienet: kirjanpito); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Tennis Team, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, ulkomailla ulkomailla Madridissa, Espanjassa