Executive Assistant Skills List ja esimerkkejä

by Alison Doyle

Avainasiakirjat resumeista, kansilehdistä ja haastatteluista

Toimeenpanovirkailijat ovat samankaltaisia kuin hallinnolliset avustajat tai sihteerit, koska he kaikki tukevat jonkun muun työn - tavallisesti toimeenpanovallan - hoitamasta tai valvomasta toimistotehtäviä. Erona on se, että toimeenpanovastaava on nimenomaan ylimmän johdon ylimmän toimihenkilön jäsen. Tämä merkitsee muiden toimihenkilöiden valintaa ja koulutusta sekä myös tehtäviä, joilla voisi olla dramaattinen vaikutus yrityksen menestykseen.

Vaikka monet yritykset odottavat, että toimeenpanovirkailijat ovat suorittaneet jonkin verran asiaan liittyvän korkeakoulututkinnon, harvoista vaaditaan tutkinto. Laaja asiaankuuluva työkokemus on tärkeämpää, mieluiten useita vuosia johtajana tai hallinnollisena avustajana.

Executive Assistant Duties

Toimeenpanovastaavalla on samat tehtävät kuin hallinnollinen avustaja: puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen; lähettää muistiinpanoja, sähköposteja ja kirjeitä toimeenpanovallan puolesta; vierailijoiden vastaanottaminen ja aikataulujen käsittely. Mutta ne toimivat myös gatekeeperina, päättävät siitä, kuka saa päästä johtajalle ja mitä tietoja pääjohtaja saa.

He tekevät usein tutkimuksia ja valmistelevat raportteja, jotka vaikuttavat yrityksen politiikkaan. Nämä velvollisuudet merkitsevät sitä, että johdon assistenttien on ymmärrettävä perusteellisesti heidän työnantajansa työ. Tämän seurauksena nämä työntekijät voivat toimia myös toimeenpanovallan ja muun toimihenkilön välisenä yhteyshenkilönä.

Kuinka käyttää taitoluetteloita

Muista kirjoittaa kannekirjeesi ja jatkaa korostamalla taitoja, joita mahdollinen työnantaja haluaa. Voit käyttää seuraavaa luetteloa saadaksesi käsityksen siitä, mitä nämä halutut taidot voivat olla, mutta muista aina lukea työnkuvaa huolellisesti, koska kaikki yritykset eivät etsi samaa tehtävää toimeenpanovirastolla.

Tutustu myös työtehtävien ja taitotyyppien luetteloihin . Valmistaessasi haastatteluasi suunniteltaesitte antaa esimerkkejä tietyistä ajankohdista, joihin olet luonut erilaiset taidot, joita mahdollinen työnantaja haluaa.

Esimerkkejä Executive Assistant Skills

Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, ja vaadittavat taidot voivat vaihdella hieman yrityksestä toiseen tai jopa samasta yrityksestä toiseen toimistosta toiseen. Kuitenkin suurin osa tärkeimmistä ja halutuimmista taidoista, joilla on tuleva executive assistentti, on täällä.

Kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
Yksi tapa miettiä toimeenpanovastaavan roolia on itse asiassa viestinnän asiantuntija. Merkittävä osa tehtävää sisältää viestinnän ja koordinoinnin ihmisten kanssa koko yrityksen, ja joskus myös asiakkaiden kanssa, riippuen liiketoiminnan tyypistä. Kyky olla ammattimaisia, selkeitä, täsmällisiä ja täsmällisiä sekä suullisesti että kirjallisesti ylittää luettelon vaatimattomista viestintätaidoista .

Tietokonetaidot
Executive-assistentit tarvitsevat enemmän kuin yksinkertaista taitoa sanojen käsittely- ja laskentataulukko-ohjelmista. Tarvittavat tietokonepohjaiset taidot sisältävät myös kyky perustaa ja ylläpitää sähköpostijärjestelmiä, tiedostojen jakojärjestelmiä ja kalentereita sekä pätevyyttä tilasto-ohjelmiston, julkaisuohjelmistojen ja tietokantojen kanssa.

Oman teknisen tuen erikoisasiantuntija on aina plus, varsinkin kun toimeenpanovastaavien odotetaan usein tekevän kaiken kirjoittimen vahvistamisesta uuden ohjelmiston ehdottamiseksi.

Ihmissuhdetaidot
Vahva ihmissuhdetaito on myös välttämätöntä vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, kouluttamalla muuta hallinnollista henkilökuntaa ja työskentelemällä toimitusjohtajien ja huipputason johtajien kanssa. Koska toimeenpanovastaavat käsittelevät usein arkaluonteisia yrityksen tietoja, on tärkeätä paitsi säilyttää kunnollinen luottamuksellisuus myös aina käyttäytyä tavalla, joka ehdottaa henkilökohtaista harkintaa ja eheyttä. Lyhyesti sanottuna on luotava luottamusta.

Ajanhallinta
Toimeenpanovastaava tarvitsee paitsi hoitaa myös oman ajan hyvin, mutta myös pomo. Tämä tarkoittaa useiden ihmisten tarpeiden ja vaatimusten yhteensovittamista luomaan toimiva aikataulu ja sitten usein muuttamalla aikataulua lyhyellä varoitusajalla tilanteiden muuttuessa.

Työssä saattaa olla myös tahdikkuutta varmistaen, että johto pysyy aikataulussa, eikä häiritse.

Tutkimusosaaminen
Tutkimus on itsessään taito, joka vaatii perehtyneisyyttä useisiin hakukoneisiin sekä tietoresursseja, jotka ovat tärkeitä tietyille yritykselle tärkeille aloille. Ilman näitä kykyjä toimeenpaneva avustaja ei pysty valmistamaan raportteja, joita toimeenpanovirasto tarvitsee.