Office Assistant Skills List ja velvollisuudet

by Alison Doyle

Luettelo toimistojen avustajista jatko-osuuksille, kansilehdille ja haastatteluille

Toimistoapulaisia kutsutaan joskus sihteereiksi tai hallinnollisiksi avustajiksi, mutta heidän tehtävänään on avustaa toimiston toiminnassa. Riippumatta siitä, kuuluuko toimisto asianajotoimistoon, lääketieteelliseen toimintaan, oppilaitokseen tai yritykseen, tarpeet ovat samankaltaiset; jollakin on tallennettava tietueita, ylläpidettävä aikatauluja ja huolehdittava rutiininomaisesta viestinnästä toimiston toimesta.

Joku voisi olla sinä.

Toimistotyöntekijöiden työtehtävät

Toimistotyön assistenttien sijainnit ovat yleensä samankaltaisia, mutta työ on edelleen vaihtelevaa - se vaihtelee päivittäin vain toimistosta toimistoon. Tänään saatat toimia vastaanottovirkailijana, huomenna saattaa vaatia tulostimen korjaamista, ja seuraavana päivänä sinun täytyy tuoda koko arkistokaappi 2000-luvulle. Tarvitset erittäin laajan taitojoukon onnistua.

Toimiston assistentit ovat liiketoiminta-alan suurimpia sankareita, koska kun teet tehtävänne, kukaan ei huomaa. Toimisto näyttää toimivan itse. Mutta jotkut ihmiset nauttivat nopeasta, mutta joustavasta työstä, tunteen olevan kaiken ydin. Ja hyvä sihteeri voi silti löytää työn melkein missä tahansa, missä tahansa organisaatiossa.

Kuinka käyttää taitoluetteloita

Voit käyttää näitä taitoluetteloita koko työnhakuprosessin ajan.

Ensinnäkin näiden taitojen nimet toimivat avainsanoina, joten käytä niin monta kuin voit, kun kirjoitat ansioluettelosi. Älä luota palkkaamaan esimiehiä selvittämään, että sinulla on mitä he haluavat, kerro heille suoraan.

Toiseksi voit käyttää näitä samoja avainsanoja kansilehdessäsi . Keskity erityisesti niihin, jotka tulevan työnantajanne huolehtivat eniten.

Sinun on tehtävä tutkimustasi, koska vaikka toimistotyöntekijöiden työpaikat ovat usein samankaltaisia, esimiesten palkkaaminen vaihtelee ensisijaisesti. Työnkuvaus sisältää luultavasti luettelon vaadituista taidoista. Kiinnitä huomiota siihen.

Lopuksi voit käyttää tätä keskustelua suunnitellessasi haastatteluasi . Varmista, että sinulla on valmis ainakin yksi esimerkki, kun osoititte kutakin tässä lueteltua 6 parasta taitoa.

Se voi myös auttaa tarkastelemaan työn ja taitotyyppien luetteloita .

Top Kuusi toimistoavustajaa

Alla on lueteltu kuusi tärkeintä toimistosihteeriä sekä pidempi luettelo taidoista, joita työnantajat saattavat odottaa.

Verbaaliset viestintätaidot: Viestintä on kriittinen pehmeä taito toimistotyöntekijälle. Sinun on vuorovaikutuksessa esimiehesi kanssa, toimistosi henkilökunnalta, avustaville ammattilaisille ja mahdollisesti muille saman organisaation toimistoille tai asiakkaille. Te kaikki työskentelet ryhmänä, ja sinä olet sen tärkein viestintäkeskus. Sinun on oltava iloinen, avulias, hyvin informoitu, artikuloitu ja hyvä kuuntelija joka päivä.
Kirjalliset viestintätaidot: Useimmat toimistosihteerit kirjoittavat paljon. He voivat kirjoittaa muistiinpanoja, täyttää lomakkeita tai tehdä kirjeitä tai sähköposteja. Jotkut luovat sisältöä yrityksen verkkosivuille tai muokkaavat tekstiä muille. Selkeä, kirjallinen viestintä on välttämätöntä.

Ystävällisyys: Toimistosihteeri voi olla ensimmäinen henkilö, jonka asiakas näkee tullessaan toimistoon. Jos toimiston ensisijainen matkustaja sattuu olemaan tällä hetkellä, toimistosihteeri voi olla ainoa henkilö, jonka kävijä on vuorovaikutuksessa. Sinun on oltava valmis tervehtimään jokaista kävijää hymyillen ja ystävällisellä sanalla ja auttamaan heitä kaikessa mitä tarvitset niin pitkälle kuin pystyt. Joten hyvät ihmissuhdetaidot ovat välttämättömiä.
Teknologiaosaaminen: Vanhana päivinä sihteerit tekivät paljon kirjoittamista. Ajat ovat muuttuneet ja teknologia onkin, mutta toimistotyöntekijät voivat silti odottaa viettääkseen runsaasti aikaa näppäimistön eteen. Kirjoituskoneen sijaan sinun on tunnettava tiensä erilaisista ohjelmistosovelluksista. Tietäen, miten tehdä kevytteknologian tuki ja miten korjata röyhkeä tulostin ei satuta.

Organisaatio: Toimiston assistenttien on oltava äärimmäisen organisoituja, jotta ne voivat tehokkaasti manipuloida monia tehtäviään. Sinun täytyy auttaa pitämään yllä muitakin ihmisiä myös pitämästä kalentereita toimiston säilyttämiseksi.
Ongelmien ratkaiseminen: ongelmanratkaisu tai kriittiset ajattelutaidot ovat tärkeitä toimistosihteerille, sillä usein olet henkilö, jolla on muita kysymyksiä tai asioita.