Valtion organisaatiot toteuttavat hankkeita, kun osa ihmisen työn toteuttamisesta on muuttumassa. Projektinhallintainstituutin mukaan hanke on "tilapäinen ryhmätoiminta, joka on suunniteltu tuottamaan ainutlaatuista tuotetta, palvelua tai tulosta." Kun hanke muuttaa organisaation liiketoimintaa, hankkeen lopputuotteet sisällytetään päivittäiseen työhön ja parantavat siten organisaation työtä ikuisesti.
Se voi kuulostaa helppoa, mutta se ei ole. Muutos on hankalaa, ja hankkeet voivat kulkea helposti kaiteilta. Joka päivä syntyy haasteita, jotka uhkaavat hankkeen etenemistä ja menestystä. Tämän vaaran torjumiseksi hankkeet tarvitsevat tiettyjä keskeisiä elementtejä. Kun seuraavat kohteet ovat paikallaan, hankkeella on hyvät menestysmahdollisuudet.
01 Sitoutunut projekti Sponsori
Hankesuunnittelijalla on neljä hankkeen ensisijaista tehtävää. Ensinnäkin sponsori valvoo hanketta. Hän kiittelee projektityöryhmää julkisesti ja yksityisesti. Toiseksi, sponsori tukee projektipäällikköä . Kun projektipäällikkö tarvitsee esteitä, hän kutsuu sponsoria apua varten, koska sponsori on organisatorinen vaikutus, jotta asiat tapahtuvat. Kolmanneksi sponsori yhdenmukaistaa resurssit tarjoamalla heille suoraan tai työskentelemällä muiden korkean tason ihmisten kanssa saadakseen resursseja. Kun toimeksiantaja on vahva projektihankkija, sponsorin vertaiset ovat todennäköisesti tärkeämpiä resursseja. Neljänneksi toimeksiantaja helpottaa päätöksentekoa. Kun projektiryhmä huutaa, sponsori voi välittää päätöstä tai tasoittaa tekemään päätöksen.
Sponsori pysyy ajan tasalla viestinnän jatkuessa projektin johtajan kanssa. Molemmat työskentelevät yhdessä selvittääkseen, milloin rahoittajan on ryhdyttävä toimiin ja käyttämään voimakkaammin sponsorin vastuualueita projektinjohtajan tukemiseksi. Esimerkiksi projektipäälliköllä saattaa olla vaikeuksia saada tietoja organisaation talousosastosta. Hankesuunnittelija voi lähestyä tilintarkastustuomioistuimen päällikköä tilasta ja pyytää, että tiedon saanti on etusijalla kilpailevien tehtävien yläpuolella.
02 Selkeä tavoitteet ja soveltamisala
Ennen projektin tekemistä tai jopa suunniteltua hanketta, hankkeen sponsorin on määriteltävä hankkeen tavoitteet ja laajuus. Tavoitteet ovat suuria asioita, joita hankkeen on tarkoitus saavuttaa. Ota esimerkiksi ohjelmiston parannusprojekti. Henkilöstöosasto käyttää tunnettua muokattavissa olevaa yritysohjelmistoa palkkojen hallintaan. Organisaatio haluaa lisätä moduulin oppimisen hallintaan. Projektin tavoitteena on muokata oppimisen hallintaohjelmisto organisaation liiketoiminnan tarpeisiin ja integroida se nykyiseen palkkahallintojärjestelmään.
Laajuus määrittelee hankkeen parametrit. Jatketaan ohjelmistoprojektin esimerkkinä; tämän hankkeen soveltamisala rajoittuu vain oppimisen hallintajärjestelmän käyttöönottoon ja integroimiseen palkkahallintojärjestelmään. Monta kertaa on hyödyllistä tunnistaa asioita, jotka eivät kuulu soveltamisalaan. Tätä hanketta varten muiden moduulien lisääminen on laaja. Tilitoimisto ei voi tulla projektin johtajaan ja pyytää laskutusta, myyntisaamisia tai maksullisia moduuleja.
Moduulin lisääminen sen jälkeen, kun projekti on määritetty, antaa mahdollisuuden liikkumiseen . Hyvät projektipäälliköt ja projektipäälliköt suojaavat laajuutta ja ovat hyvin haluttomia lisäämään keskiprojektia. Hankkeen laajuuden lisääminen lisää hankkeen resursseja, kuten aikaa ja rahaa. Lisäksi lisätutkimuksen laatiminen asettaa työtuotteiden laadun vaaraan.
03 Hyvä projektipäällikkö
Projektinjohtajilla on yleensä seuraavat piirteet, jotka auttavat heitä siirtämään projektia pitkin. Projektinjohtajat ovat suunnittelijoita. He ajattelevat työjärjestystä ja tietävät, mitä tulee tapahtua sen jälkeen, kun tiimi täyttää tehtävänsä. He tekevät hyviä suunnitelmia, mutta tietävät myös, milloin ne ovat joustavia ja suunnattavat suunnitelmasta. Projektinjohtajat ovat luotettavia. Kun menestys riippuu muiden työstä, projektipäälliköt tarvitsevat ihmisiä luottamaan heidän hyvään tarkoitukseensa ja osaamiseensa. Luottamus on erityisen tärkeä projektipäällikön ja projektin sponsorin välisessä suhteessa. Projektinjohtajat ovat yleensä ekstrovertteja, koska valtaosa heidän työstään liittyy viestintään.
He pitävät ihmisiä vastuullisina heidän sitoumuksilleen. Tässä on esimerkki. Projektiryhmän jäsenen ohjaaja kertoi projektipäällikölle, että tiimin jäsen voi jakaa projektille neljä tuntia viikossa. Tämä tiimin jäsen on menettänyt kaksi viikoittaista kokousta peräkkäin, eikä hän ole edistynyt tehtävissään tehtävissä tehtävissä. Ensimmäisen vastaamattoman kokouksen jälkeen projektipäällikkö tapasi ryhmän jäsenen keskustellakseen poissaolosta ja jättäneistä määräajoista. Joukkueen jäsen sanoi, että hänellä oli enemmän painavia prioriteetteja. Projektipäällikkö epäili, että tämä ei ollut totta, joten toisen vastaamattoman kokouksen jälkeen projektipäällikkö tapasi ryhmän jäsenen ohjaajan. Ohjaaja kertoi projektipäällikölle, että hän varmistaisi, että joukkueen jäsenen käyttäytyminen muuttuisi.
04 Sidotut sidosryhmät
Hankkeen sidosryhmiä ovat henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita hankkeen menestyksestä, mutta eivät ole projektiryhmän jäseniä. He eivät ajattele projektia päivittäin kuten projektipäällikkö tai projektiryhmän jäsenet, mutta he haluavat olla keskeisessä asemassa keskeisten päätösten ja yleisen edistymisen suhteessa hankkeen tavoitteisiin.
Sidosryhmillä on omat motiivinsa jatkaa projektitoimintaa, mutta hankkeen vetäjän vastuulla on tuoda ne kahteen osaan, jotka edistävät työtä hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Monissa tapauksissa tämä edellyttää herkkää tasapainoa liiallisen panoksen saamiseen ja liian vähän panoksen saamiseen. Sidosryhmät eivät voi painaa jokaista päätöstä. Se heitti projektin ja teki jokaisen päätöksen taistelusta. Sitä vastoin sidosryhmiä ei voida sulkea pois, koska lähes jokaisen hankkeen suuri osa täyttää sidosryhmät.
05 Dedicated Project Team -jäseniä
Projektiryhmän jäsenet suorittavat hankkeen työn. Monta kertaa projektiryhmän jäsenet on määrätty projektille tavallisten tehtäviensä lisäksi, mikä merkitsee sitä, ettei muuta työtä vähennetä hankkeen aiheuttaman lisätyön korvaamiseksi. Projektinjohtajat voivat auttaa tiimin jäseniä neuvottelemaan heidän esimiehensä kanssa tästä asiasta, mutta projektipäälliköllä ei ole määräysvaltaa vastuuhenkilöistä, jotka projektiryhmän jäsenet ovat hankkeen ulkopuolella.
Tiimin jäsenten omistautuminen projektiin on erittäin arvokasta. Ilman omistautumista, määräajat luisevat, ja työ tuotteet eivät ole laadukkaita. Erityisryhmien jäsenet ovat motivoituneita hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi ajallaan, budjetissa ja laadullisissa odotuksissa.