Kuinka muodollista projektin tarkastus on
Projektitarkastus on yleensä muodollinen harjoitus.
Epävirallista vastaavaa kutsutaan yleensä vertaisarvioinniksi. Tällöin kollega tarkastelee projektia ja siihen liittyvää dokumentaatiota ja antaa sinulle palautetta siitä, mihin sinun pitäisi viettää hieman enemmän aikaa.
Projektitarkastukset ovat muodollisia, koska niillä on yleensä määritelty joukko kysymyksiä, ja ne toteutetaan joku, joka tekee tällaista asiaa säännöllisesti.
Kuka suorittaa projektin tarkastuksia
Projektitarkastuksen suorittaja voi olla toinen projektipäällikkö (luultavasti joku, jolla on paljon kokemusta hankkeiden toteuttamisesta), mutta on todennäköisemmin Project Office -yrityksen henkilö, joka suorittaa usein auditointeja.
Se on joku, joka voi pitää itsensä puolueettomana, joten se ei ole linjanjohtajasi tai projektin sponsori. Se voi olla jopa henkilöstöryhmä, riippuen projektin koosta.
Miten valmistaudutaan projektin tarkastukseen
Ensimmäinen ja tärkein asia, jona organisoida on saada kopioita projektin dokumentaatiosta tarkastajalle tarkistaa.
Jos sinulla on projektikoordinaattori , pyydä heitä vetämään yhteen pakkausdokumentteja (mieluiten sähköisesti). Kaikkien tietojen on oltava helposti saatavilla, mutta vaikka et, tämä vaihe voi vielä kestää jonkin aikaa. Varmista ainakin, että sinulla on tilintarkastajalle hankesuunnitelma , riskiloki , julkaisutietokanta, budjetti ja aikataulu.
Kuka tarvitsee olla mukana
Tämä riippuu siitä, millaisia asioita tilintarkastaja haluaa tarkastella. Sinä, projektipäällikkönä, pitää viettää aikaa heidän kanssaan. Odota, että tiimisi jäsenet kutsutaan myös keskusteluun tilintarkastajalle.
Muista, että mitä kauemmin he käyttävät tilintarkastukseen liittyvien tehtävien hoitamiseen, sitä vähemmän aikaa projektityöhön, joten sinun on ehkä tehtävä joitakin toimintoja uudelleen ja työskenneltävä hitaammin tarkastusjakson aikana.
Kuinka kauan projektin tarkastus kestää
Projektitarkastuksessa ei ole kiinteää määräaikaa. Suurten hankkeiden kohdalla kestää kauemmin. Pienissä projekteissa tilintarkastaja voisi tehdä muutaman tunnin. Heti kun tiedät, että projektia aiotaan tarkastaa, kysy tilintarkastusryhmältä, kuinka kauan he ennakoivat työstään.
Tarkastus etsii
Jos tilintarkastusta kutsuttiin erityisen huolenaiheen takia, esimerkiksi laatutarkoituksiin epäonnistumisen vuoksi, odottaa, että se tutkii kyseisen alueen syvästi. Rutiininomainen tarkastus näyttää laajasti projektinhallinnan eri osa-alueilta ja hankkeen toteuttamisaloilta. Se kattaa projektinne ajan, kustannukset ja laadun sekä sidosryhmien sitoutumisen.
Tarkastuksen tavoitteena on selvittää, aikooko hanke saavuttaa tavoitteensa vai ei.
Jos tilintarkastaja katsoo nykyisen suorituksen perusteella, että hanke ei saavuta näitä tavoitteita, hän esittää toimintasuosituksia.
Suositukset riippuvat siitä, mitä löytyy
Tilintarkastuskertomuksen suositukset riippuvat siitä, mitä he ovat löytäneet. Odottakaa heidän olevan positiivisia ja muotoiltu tavalla, jonka avulla he voivat helposti hyväksyä ne. Niiden pitäisi olla käytännöllisiä.
Yhdessä ääripäässä tilintarkastaja voi suositella, että projekti on suljettu, vaikka tämä tapahtuisi vain, jos he kokivat olevan epätodennäköistä, että jokin projekti toimisi tältä osin eteenpäin, antaisi organisaatiolle mitään arvoa.
Tarkastele projektin tarkastusta myönteisenä kokemuksena. Sen pitäisi antaa varhainen varoitus mahdollisista merkkeistä, joiden vuoksi projekti on vaikeuksissa, ja se on tilaisuus työskennellä kokeneen projektin ammattilaisen kanssa.
Suositusten täytäntöönpanon pitäisi tehdä sinusta, tiimistänne ja projektistasi menestyksekkäämpiä, ja se voi olla vain hyvä asia.