Miksi haluat lähettää ammattimaisen sähköpostin? On olemassa useita syitä. Voit lähettää kannekirjasi potentiaaliselle työnantajalle, kiitos kirjeelle kollegallesi, joka suostui olemaan viittaus, erokirje nykyiselle päällesi tai pyyntö suositukselle.
Sinulla voi olla muita syitä ei-henkilökohtaisten sähköpostiviestien lähettämiseen. Tosiasiassa on hyvä varmistaa, että kaikki sähköpostisi on järjestetty ja ammattimaiset. Tässä on, mitä haluat sisällyttää viesteihinsi, mitä ei sisällytetä ja miten suljet, allekirjoittavat ja lähetät sähköpostiviestejäsi.
Professional sähköpostiviestien ohjeet
Tarkastele näitä vaiheita laadukkaiden ammattitason sähköpostien kirjoittamiseen ja saat aina suuren vaikutuksen vastaanottajaan:
- Kohde-rivi: Kohderyhmän on sisällettävä tiivistelmä kirjoitusasi. Aiheesi voi olla yhtä yksinkertainen kuin "Kiitos" tai "Suosituspyyntö".
- Tervehdys: Vaikka kirjoitat hyvin lyhyen sähköpostiviestin, kirjoita tervehdys. Jos tiedät henkilön nimen, sisällytä se. Jos et ole etunimietenä henkilön kanssa, soita heille heidän nimensä kautta.
- Pituus: Pidä sähköpostisi niin ytimekäs kuin mahdollista. Ihmiset hajoavat pitkiä sähköpostiviestejä, joten niihin kuuluu vain olennaisia tietoja.
- Fontin tyyli: Vältä ornatoita, leikkisä tai värillisiä fontteja; ne vain häiritsevät vastaanottajaa todellisesta sanomastasi. Vältä ylikuormitusta myös lihavoidulla ja kursiivilla, jotka tekevät sähköpostin näyttävän sekavalta. Älä myöskään kirjoita kaikkia isoja kirjaimia. tämä tulee esiin vihaan tai ylivoimaisesti sähköpostissa.
- Hymiöt: Älä sisällytä hymiöitä ammattimaiseen sähköpostiviestiin; tallenna ne henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon.
- Oikeinkirjoitus ja kielioppi: Vain koska kirjoitat sähköpostin, ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi olla epäselvä oikeinkirjoituksesta ja kieliopista. Muokkaa sähköpostisi huolellisesti ennen lähettämistä. Virheettömät viestit kertovat vastaanottajalle, että sähköpostisi on otettava vakavasti.
- Sulkeminen: Kirjaudu ulos lyhyt "Kiitos", "Paras" tai muu yksinkertainen lähetys ja sitten nimi. Useimmissa sähköpostitileissä voit upottaa allekirjoituksen nimesi, otsikon ja yhteystietojen avulla jokaiseen sähköpostiin. Tämä on loistava tapa tehdä jokainen kirjeenvaihto ammattimaisemmaksi.
Lisäviestien sähköpostiviesti
Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, käy läpi kaikki nämä vaiheet ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta:
- Varmista , että sanomasi on valmis: Varmista, että sähköpostiviestin otsikkorivi on täytetty, olet lisännyt allekirjoituksen , lähetät viestin oikealle yhteyshenkilölle ja olet täyttänyt viestin lähetyskeskuksen kopioi itsellesi niin, että sinulla on tietue sähköpostiviestistä.
- Todista sähköpostiviesti: Ennen kuin lyö lähetys, varmista myös, että valitset oikeinkirjoituksen ja tarkista kieliopillesi ja pääomasi. He ovat yhtä tärkeitä sähköpostin työnhaun kirjeenvaihdossa kuin ne ovat paperilla.
- Lähetä testiesähköpostiviesti: Ennen kuin lähetät sähköpostisi, lähetä viesti ensin ensin tarkistaaksesi, että muotoilu toimii ja mikään ei näytä paikoilta. Jos kaikki näyttää hyvältä, mene eteenpäin ja lähetä sähköpostia yritykselle tai henkilölle, johon olet ottamassa yhteyttä.
- Lähetä kopio sähköpostiviestistä itsellesi: Käytä kopio-kenttää lähettämällä kopion sähköpostiviestistä itsellesi, jotta sinulla on kirjaa siitä, kun lähetit viestin ja kenelle lähetit sen. Nämä tiedot löytyvät myös lähetetystä kansiosta.
- Tiedoston kopioiminen: Monien sähköpostiohjelmien avulla voit lähettää kansioita helpottamaan tärkeiden aiempien sähköpostiviestien löytämistä. Määritä kansio kaikkiin työnhaun sähköpostiviesteihin ja lähetä kopio lähettämäsi sähköpostiviestistä työnhakukansioon.
Tarkista sähköpostisi säännöllisesti
Aika on olennaista, kun etsit työnhakua, joten on tärkeää tarkistaa sähköpostisi säännöllisesti ja usein, jotta et menetä tärkeitä tilaisuuksia. Vähintään tarkista sähköpostisi aamulla ja aikaisin iltapäivällä, joten sinulla on aikaa vastata oikein vastaaviin viesteihin.
Näinä päivinä älypuhelimella voi helposti tarkistaa sähköpostisi missä tahansa, milloin tahansa ja aina, kun haluat - ei enää lippua tietokoneeseesi. Itse asiassa voit saada ilmoituksia uusista sähköpostiviesteistä, jotta voit lukea ne heti, kun ne osuvat postilaatikkoosi.