Kulut voivat olla majoitus, henkilökohtainen ajoneuvo mittarilentokorvaus , lennot, maakuljetukset, vinkit kynnyksille, aterioita, vinkkejä tarjoilijoille, huonepalvelu ja muut satunnaiset kulut, jotka työntekijä saattaa kokea tien aikana.
Organisaation korvaamat menot löytyvät yrityksen liikematkustajasta. Tutustu yrityksen toimintaan, sillä kustannukset vaihtelevat kuivapesun ja kuntosalin jäsenyyden mukaan.
Asiakkaan viihde konferensseissa, myyntitilaisuuksissa ja paikan päällä on toinen korvaava kustannus, mutta tiedä yrityksesi toimintatavat niin, että et ylitä viihdykustannuksiin asetettuja rajoja.
Tyypillisesti järjestöt maksavat työntekijöiden matkakuluja näillä kolmella tavalla.
- Yrityksen luottokortit myönnetään työntekijöille, jotka matkustavat usein yritykseen. Työntekijät voivat veloittaa suurimman osan kuluista, joita he joutuvat tekemään työmatkalla yrityksen luottokortilla. Vihjeitä ja pikaruokaa koskevien palkkioiden korvaamiseksi työntekijöiden on täytettävä kustannusraportti .
Maksukortit ovat käteviä työntekijöille, koska heidän ei tarvitse joutua maksamaan käteistä maksamaan liiketoiminnan kulut ennen korvausta. Ryhdy tuntemaan yrityksesi toimintatavat; saatat joutua vielä kääntämään kuitit ja muut tositteet.
- Käteinen: Organisaatiot, joissa ei ole työntekijäyritysten luottokortteja, edellyttävät työntekijöiden täyttävän kulukorvauksen jokaisesta kulusta työntekijän ollessa matkalla. He yleensä vaativat kuitit ja jonkin verran perustelut kustakin kulusta.
Vain harvoin organisaatio pyytää työntekijöitä maksamaan suurista lipputuotteista, kuten lentohinnasta, ja hakeakseen korvausta myöhemmin. Yrityksen ostotilaus tai yritysluottokortti maksaa suurista kustannuksista eteenpäin. Mutta työntekijöitä vaaditaan usein maksamaan käteistä ulos taskusta päivittäisiin matkakuluihin, jotka myöhemmin korvataan.
- Per päivä: Per päivä on päiväraha tietyn määrän rahaa, joka työntekijä on annettu kattamaan kaikki kulut. Työntekijä on vastuussa terveiden matkakulujen valinnasta parametrien rajoissa, jotka hänelle annetaan päivittäin.
Jotkut yritykset maksavat suoraan kuljetuksen ja asumisen, mutta antavat matkustajille päivittäisiä kuluja, kuten ateriat ja maakuljetukset. Työntekijöille on tiedossa, että heillä on käytössään kuluja pitääkseen ylimääräistä käteistä per päivästä. Yritykset yleensä sallivat tämän.
Liikematkustajille suunnattua työntekijää kehotetaan pysymään ajan tasalla yhtiön matkustuskäytännöistä ja korvauksen kattamisesta. Kustannukset, jotka jäävät politiikan ulkopuolelle, ei yleensä korvata tai kateta.
Useimmat yritykset vaativat tuloja, lukuun ottamatta niitä, jotka maksavat per päivä. Yrityksellänne on todennäköisesti myös lomake, jonka he odottavat työntekijöiltä matkakulujen kääntämiseen.
Jotta korvattavissa olevat kulut pysyisivät, työntekijöille annetaan usein määräaika, jonka mukaan heidän on toimitettava kustannusraportti ja käännyttävä sovellettaviin tuloihin. Rahoitusosastolla on ohjeita, joiden avulla se pysyy ajan tasalla.
jos sinulla on kysyttävää siitä, mikä on organisaatiosi asianmukaiset matkakustannukset, tarkista johtajan ja HR: n kanssa.
Et halua käyttää rahaa ja saada yllätyksen myöhemmin.
Lue lisää: 10 vinkkejä liikematkojen kustannusten vähentämiseen Pitäisikö työntekijät jakaa huoneet?