Valmistuksesi määrittelee, tulevatko haluttuja tuloksia
Yhdessä kokouspöytäkirjojen kanssa osallistujat saavat kokouksen jälkeen vastaanottamansa asiakirjat , esityslista on kokouksen suunnitelma ja edellisen kokouksen raportoitu seuranta.
Kun kehität sellaisen kokouksen esityslistaa, jota ei ole suunniteltu säännöllisesti, seuraavat vaiheet auttavat sinua. Myöhemmin tässä artikkelissa näet säännöllisen kokouksen järjestysmallin. Kaksi erilaista kokousta on samanlaisia, mutta eivät ole täsmälleen samat.
Kokousaikataulun kehittäminen
Ensinnäkin tunnistaa, tarvitaanko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelun helpottamiseksi. Sitten päätät, mitä toivottavasti saavutat pitämällä kokousta. Tee kokouksesi tavoitteet . Määritetyt tavoitteet muodostavat puitteet tehokkaalle kokoussuunnitelmalle . Varmista, että et ole suunnitellut enemmän kuin kohtuudella saavutettavissa kokouksenne aikataulussa.
Kuten Stephen Covey sanoi "Tehokkaiden ihmisten seitsemän tavan", "Aloita loppujen lopuksi mielessä". Kokouksen tarkoitus määrittelee kokouksen painopisteet, kokoustavoitteet ja kokouksen osanottajat.
Esityslistan laatiminen on suunnitelman tekeminen kokoukselle.
Aloitat päätavoite tai tarkoitus, jonka yrität saavuttaa pitämällä kokousta. Kun olet päättänyt tavoitteestasi, sinun on selvitettävä, tarvitsetko ylimääräisiä työntekijöitä avustamaan suunnitelmasi. Jos kyllä, pyydä heitä liittymään sinuun kokouksesi esityslistan tekemiseen yleensä sähköpostilla tai tekstillä, jotta lisät kokousta ei tarvita.
Päätökset tehdä, kun kehität kokousasiakirjasi
Kun olet määrittänyt yleisen tavoitteen, sinun tai sinun joukkueesi on tehtävä seuraavat päätökset. Kokouksen tarkoituksen tai tavoitteen lisäksi jokainen näistä kohdista näkyy kokouksen esityslistalla.
- Tarvittavat osallistujat varsinaiseen kokoukseen,
- Kohteet, jotka tarvitsevat keskustelua tai toimia, jotka johtavat tavoitteen tai tarkoituksen toteutumiseen,
- Aika, jonka olet ennakoinut ryhmältä, on tarpeen keskustella jokaisesta kohteesta,
- Kokouksen ajankohta ja aika,
- Sopiva paikka, joka pitää kaikki osallistujat mukavasti kokouksen,
- Ennakkotyö kokoukseen. Tämä sisältää kaikki lukemiset, dokumentointi , tiedot, kokouspöytäkirjat edellisestä kokouksesta tai muut valmistelut, jotka tekevät todellisen kokouksen onnistuneeksi. Tämä valmistelu tulee liittää kokouksen ilmoitukseen ja esityslistaan, kun jakat ne kutsutuille osallistujille.
Edellä mainittujen päätösten lisäksi tavallisten kokousaiheiden esityslistan tulisi sisältää:
- Tarkastele kokouksen tarkoitusta, esityslistaa ja odotettuja tuloksia ja tuotetta.
- Tarkastele edellisen kokouksen pöytäkirjaa.
- Tarkastele osallistujien edistymistä edellisessä kokouksessa tehdyistä sitoumuksista ja toimenpiteistä.
- Huomautuksensaajan tai johtajan on tarkasteltava osallistujien sitoumuksia tämän kokouksen aikana lopullisena esityslistanä.
Päätä, ketkä osallistuvat kokousaikataulusi toteuttamiseen
Kun olet päättänyt, että kokous on tarpeen tavoitteen saavuttamiseksi, sinun on kehitettävä osallistujaluettelo.
Kaikki työntekijät eivät voi tai pitäisi osallistua jokaiseen kokoukseen, mutta kutsumalla oikeita osallistujia lisäävät menestyksen todennäköisyyttä.
Kuinka tunnistaa osallistujat, joita tarvitaan kokousaikataulun toteuttamiseen
Määritä osallistujat joko kerran tai lyhytsarjaan tai säännöllisesti ajoitettuun tai jatkuvaan kokoukseen asettamalla itsellesi kysymyksiä, kuten seuraavaksi.
- Kuka omistaa ryhmän kehittämän ratkaisun?
- Kuka omistaa prosessin, josta ryhmä keskustelee?
- Kuka tietää, mitä tietoja jakat?
- Kuka voi antaa tietoja ja tosiasioita päätöksenteon ohjaamiseen?
- Kuka on kokemusta tai asiantuntemusta jakaa ryhmän kanssa?
- Kenen on tuettava kaikkien ratkaisujen tai tehtävien toteuttamista?
- Kenen on annettava lupa tai resurssit kokouksen tuloksen saavuttamiseksi?
- Kuka voi vastustaa kaikkien ratkaisujen tai suuntausten toteutumista?
Tarvitsetko kokousjärjestelyjä säännöllisesti järjestettäville kokouksille?
Jokaiseen kokoukseen ei tarvita mukautettua kehitystä. Suurin osa työntekijöistä järjestää säännöllisesti kokouksia omille yksiköilleen tai työryhmilleen. Sinulla on myös tiimejä ja projekteja, joihin osallistut.
Jatkossa oleva hanke ei välttämättä vaadi kokousta äskettäin kehitettyä esityslistaa, mutta tiimillesi on hyvää palvelua ottamalla tavanomainen lähestymistapa kokoukseen.
Säännöllisesti suunniteltu työntekijöiden kokous on jaettu kolmeen segmenttiin, joista jokaisella on tavanomaiset esityslistan kohdat: informaatiotarvikkeet, toimintotiedot ja ennakointi.
Säännöllisesti järjestettävien kokouksien kokousohjelman osat
Tiedotteet
Kirjoita kaikki esityslistat, jotka ovat informatiivisia jokaisessa kokouksessa. Esimerkiksi johtaja päivittää ryhmän ylimmän johdon kokouksen tuloksista.
Toimintaesineet
Aseta esityslistalle kaikki kohteet, joita odotat, että ryhmä haluaa tarkistaa jokaisella säännöllisesti järjestetyssä kokouksessa. Esimerkiksi suorituskyky talousarvioon ajanjaksolla ja kustannussäästöjen tunnistaminen ja jatkuvat parannukset, joita ryhmä aikoo saavuttaa.
Suunnittelu eteenpäin
Aseta esityslistalle kaikki kohteet, jotka ryhmä haluaa suunnitella tai valmistautua etukäteen. Esimerkiksi lyhyen aikavälin tavoitteet ensi kuussa tai tarve työtoverien avustamiseen tulevissa tehtävissä.
Jos noudatat näitä ohjeita, kun kehität kokousasiakirjasi, lisää todennäköisyyttä, että kokouksesi tuottaa tuloksia.
Näyte kokousaikataulusta säännöllisesti sovitulle kokoukselle
Käytä tätä otosohjelmaa säännöllisesti järjestetyssä kokouksessa varmistaaksesi, että kokouksesi tuottaa etsimäsi tuloksia.
- Lämpeneminen ja tervehdys. Harkitse lyhyt jäänmurtaja riippuen siitä, kuinka usein ryhmä kokoontuu.
- Tarkastele kokouksen tarkoitusta, esityslistaa ja odotettuja tuloksia ja tuotetta.
- Tarkastele edellisen kokouksen pöytäkirjaa.
- Anna tarvittavat osasto- ja yritystiedot, joita joukkue tarvitsee.
- Tarkastellaan toimia, toimintasuunnitelmia ja sitoumuksia. Tarkastele ryhmän etenemistä tavoitteista.
- Keskustele ja tee päätöksiä kokouksen esityslistan kohdista.
- Tunnista seuraavat vaiheet.
- Tunnista seuraavan kokouksen tarkoitus, tulos ja esityslista.
- Kokouksen lopussa merkinnän tulee tarkistaa ihmisten kokouksen aikana tekemät sitoumukset.
- Määritä tarvitsemasi apu ihmisiltä, jotka eivät ole ryhmässä, ja anna osallistujille yhteyttä.
- Määritä, kuka kokouksen ulkopuolelle osallistujien on tiedettävä, mitä ja päättää viestinnän toteuttamisesta.
- Lähettäkää pöytäkirja 24 tunnin kuluessa kokouksesta tai välittömästi, jos muistilappu otti liitetiedot sähköisesti (normi).
Lisää liittyen pitämään tehokkaita kokouksia