Miten työntekijät joutuvat maksamaan takaisin, kun he käyttävät rahaa liiketoimintaan?
Matkakustannuksiin voi sisältyä majoitusta, lentoja, maakuljetuksia, vinkkejä kynnyksille, aterioita ja muita satunnaisia kuluja, joita työntekijä saattaa kokea tien aikana.
Muut liiketoiminnan kulut voivat sisältää sellaisia kohteita, kuten ottaa asiakkaita tai mahdollisia työntekijöitä lounaaseen, hankkia kirjoja tai muita oppimateriaaleja, jotka työnantaja kattaa tai ajokulut kierrättää yrityksen omaisuutta.
Organisaation maksetut kulutyypit löytyvät yhtiön liikematkoista, viihdykkeistä ja yleisesti korvauskelpoisista menoista työntekijäkäsikirjassa . Tutustu yrityksen toimintaan, koska työnantaja voi kattaa kustannukset, jotka vaihtelevat kuivapesu ja kuntosali jäseneksi pitkiä matkoja.
Liikematkavierailuasiakkaiden viihde on toinen korvaava kustannus, mutta tiedä yrityksesi toimintatavat niin, että et ylitä kuluja. Haluat osoittaa vieraanvaraisuuden ja kohteliaisuuden ylittämättä työnantajan talousarviota tällaisiin menoihin.
Nyt suosittuja ovat yrityksen luottokortit, jotka on osoitettu henkilöille, jotka ovat korkean tason työntekijöitä, ja muille työntekijöille, jotka joutuvat usein matkustamaan yrityksille.
Sen sijaan, että maksaisivat kulut omalla rahallaan, työntekijät veloittavat kaikki lukuun ottamatta luottokorttitietoja ja vinkkejä.
Tämä on kätevä tapa palkanmaksu työntekijälle, sillä luottokorttilaskut dokumentoivat tarkat kulut ilman, että työntekijä joutuu tallettamaan tuloja ja täyttämään matkakorvausraportit.
Kulujen korvausraportin täyttäminen
Sekä yrityksen luottokorttikäytössä että käteismaksun yhteydessä työntekijöiden on todennäköisesti täytettävä kulukorvaus palautettaessa matkansa. Yhtiön luottokortilla heidän on selitettävä vähemmän kuin ilmeiset maksut, jotka näkyvät luottokorttimaksuissa (paljon helpompaa kuin täyttää kustannusraportti tyhjästä). He myös veloittavat yhtiöltä lisätapauksia, jotka he maksivat omalla rahallaan tai luottokortillaan.
Kun työntekijä maksaa käteisvarat, hänen on listattava ja joskus perusteltava jokainen kuluerä, jolle korvausta pyydetään. Nämä tarkistetaan kirjanpidolla samoin kuin luottokorttiyhtiön antamat lausunnot. Korvaamatonta kulua tai yrityspolitiikan ulkopuolelle jäävää kustannusta ei korvata - siis tarve tietää yrityksesi liikematkustusta koskevat säännöt.
Useimmat yritykset ovat asettaneet päivämäärän, jonka mukaan kustannuskorvausraportit on jätettävä, jotta työntekijät saisivat korvauksen ja että kirjanpito olisi asianmukaista. Työntekijöiden on noudatettava näitä sääntöjä huolellisesti, koska jotkut organisaatiot eivät korvaa kuluja, jotka otetaan käyttöön määräajan jälkeen. Tunne yrityksesi säännöt.
Toinen menetelmä työntekijöiden matkustuskulujen maksamiseen on per päivä .
Epätavallinen lukija kysymys liittyvät kulukorvaukseen
Lukija kysyi: "Ulkomailla toimivilla myyntiedustajillamme on suuria alueita (useat valtiot) ja matkustavat rutiininomaisesti usein yöpymisvaatimuksia. Olin tietoinen kirjanpitoyksikön kautta, että myyjä otti lemmikin heidän kanssaan yhdellä tällaisella matkalla ja veloitti hotellin lemmikkieläimenpalkkion yrityksen luottokortille. Hän väitti, että hotelli ei erota maksua ja hän oli suunnitellut korvaavan yrityksen.
"Olen hämmästynyt ja etsinyt ehdotuksia siitä, miten käsitellä tätä tilannetta.H HR-vaistoni kertoa minulle, että kirjoitan tämän työntekijän väärinkäytökseksi yrityksen varoista, mutta saan vastarintaa myyntijohdolta, joka haluaa minun laatimaan erityisen lemmikkipolitiikan.
"Yhtiön luottokortin käyttö on selkeästi maininta," Tätä korttia käytetään VAIN YRITYKSEN KULUT.
Kortin henkilökohtainen käyttö voi johtaa kortin menettämiseen tai irtisanomiseen. Lisäksi myyntineuvottelijat ovat vastuussa luvattomista maksuista. " Oletko kirjoittanut tällaisesta aiheesta aiemmin? "
HR-vastaus: Tässä on se, mitä sinun tarvitsee harkita. Oliko työntekijä menossa kirjanpitoon ja selittänyt ongelman, että hotelli ei pystynyt erottamaan lemmikkimaksuja? Vai onko hän joutunut tarkkailemaan kustannuksiaan kirjanpidossaan?
Ensinnäkin on vaikea uskoa, että hotelli ei pystynyt erottamaan lemmikkimaksuja. Toiseksi, jos hotelli ei pystynyt erottamaan veloitusta lemmikistä, kuinka hän tietää, mitä maksaa takaisin kirjanpidolle?
Jos hän aikoi maksaa lemmikkieläimestä perittävän maksun vain, jos hänet jää kiinni, eikä hän vapaaehtoisesti tarjonnut maksamista, koska hän on ansainnut kurinpitotoimet . Tämä riippuu myös siitä, miten olet aiemmin kohdellut samankaltaisia tilanteita. Ovatko muut työntekijät korvaaneet yhtiölle eri kuluja ja saaneet kurinpidollisia toimia?
Usein kun tarkastelet tilannetta, huomaat, että toisaalta on olemassa politiikka ja miten se on toteutettu ja sovellettu toisaalta. Et halua käsitellä tätä yksilöä eri tavalla kuin muita työntekijöitä on käsitelty aiemmin.
Kurinpitotoimet eivät ole kunnossa, jos muut työntekijät ovat aiemmin yksinkertaisesti korvanneet samankaltaisia kuluja. Muista, etten ole asianajaja, joten tämä on vain HR-kollega.
Lemmikkien matkustussäännön tekeminen ei ole suositeltavaa, koska se on esimerkki yrityksestä, joka häiritsee työntekijän henkilökohtaista elämää. Jos työntekijät haluavat maksaa lemmikkinsä matkustelemaan heidän kanssaan, ei ole yrityksen huolenaihe.
Niin kauan kuin lemmikkieläimet eivät vaikuta siellä oleskelun kustannuksiin tai kykyyn osallistua matkan liiketarkoituksiin, se ei ole työnantajan liiketoiminta. Työntekijän tulee luonnollisesti maksaa lisämaksut, joita lemmikkieläimet aiheuttavat.
Matkustopolitiikka on hieman hämmentävää, ja se voi vahvistaa osuutta "vastuussa luvattomista maksuista", kun politiikka on jo todennut, että vain yrityksen kulut ovat sallittuja.
Lue lisää: 10 vinkkejä liikematkojen kustannusten vähentämiseen Pitäisikö työntekijät jakaa huoneet?
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.