Katso näytteet oikeasta ja virheellisestä dokumentaatiosta inhimillisiin voimavaroihin
Dokumentaatio Työsuhteesta
Dokumentaatio on kirjallinen tietue työntekijän toiminnasta, keskustelusta, suorituskyvyn valmennuksesta , väärennöksistä, kurinpitotoiminnasta, myönteisestä panoksesta, palkitsemisesta ja tunnustamisesta, tutkimuksista, vaatimusten ja tavoitteiden saavuttamisesta, suoritusten arvioinnista ja muusta.
Dokumentaation avulla työnantaja tai työntekijä voi säilyttää kirjallisen tietueen tapahtumista ja keskusteluista, joita tapahtui tietyn tapahtuman ympärillä. Työsuhteiden dokumentointi antaa kirjallisen tietueen, joka voi olla tarpeen sellaisten toimien tukemiseksi, kuten työntekijöiden edistäminen , työntekijöiden palkankorotukset ja kurinpitotoimet, mukaan lukien työsuhteen päättyminen .
Työntekijöiden dokumentointi on yleensä sekä myönteistä että kielteistä, kun se on tarpeen. Se on tosiasia ja ei tuomitseva. Se kuvaa tapahtumia, koska ne eivät ole katsojan mielipiteitä ja ajatuksia tapahtumasta. Dokumentaatiossa kuvataan myös sellaiset toimet, jotka on tehty tärkeissä tapauksissa, kuten silloin, kun annat muodollisen työntekijän tunnustamisen tai harjoitat kurinpidollista toimintaa.
Muista, että asiakirjat on luotava mahdollisimman lähelle tapahtumaa, jotta asiakirjat ovat oikea-aikaisia, yksityiskohtaisia ja tarkkoja.
Oikeudenkäynnissä dokumentaatio työntekijän menneisyydestä on usein kriittinen sen tuloksen kannalta, jonka työnantaja kokee tapahtumasta.
Tavoitteena on tuottaa oikeudenmukainen kuva työntekijän tuloksesta keskittymällä puhtaasti negatiivisiin tapahtumiin.
Asiakirjojen tyypit
Politiikat, menettelyt, työntekijöiden käsikirja ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ovat myös dokumentointimuotoja, joissa kirjataan odotetut työntekijöiden käyttäytyminen ja työpaikkatarpeet ylläpitämään toimiva ja oikeudenmukainen työpaikka, jossa työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Dokumentaatio on myös kirjoittanut syytetyn, syyttäjän ja todistajien lausunnot vihamielisille työtapahtumille, joihin liittyy työntekijän virheitä, kuten seksuaalista häirintää .
Dokumentaatio voi olla muodollinen ja säilytetään työntekijän henkilötiedostossa . Työntekijöiden odotetaan allekirjoittavan tämän dokumentaation todistaakseen, että he ovat saaneet kopion ja tarkistaneet sisällön. (Allekirjoittaminen ei ole samaa mieltä asiakirjoissa olevien lausumien kanssa.)
Tämä dokumentaatio sisältää myös sellaiset pysyvät tiedot kuin allekirjoitettu työllisyyshakemus, kirjalliset työsuositukset , sovellusmateriaalit, kuten ansioluettelot ja kansilehdet sekä taustatarkastukset. Työntekijöiden henkilötiedostoa lukuun ottamatta ylläpidetään myös I-9-lomaketta, jolla varmistetaan työntekijän työskentelyoikeus Yhdysvalloissa, samoin kuin lääkärilehdet, FMLA-tietueet jne.
Dokumentaatio voi olla myös epävirallista, kuten johtajan kirjaa hänen keskusteluistaan työntekijän kanssa vuoden aikana. On tärkeää, että johtajat ylläpitävät tätä dokumentaatiota kaikilta raportoivilta työntekijöiltään; työntekijää ei pitäisi erottaa suorituskyvyn vuoksi. (Tätä voitaisiin pitää myöhemmin syrjivänä.)
Asiakirjojen käyttö
Myös kriittisten tapahtumien, positiivisten tai negatiivisten, tapahtuvien tapahtumien dokumentointi on suositeltavaa, jotta johtajilla on tietyn ajan kuluttua työntekijän suoritustasosta.
Dokumentaatiota käytetään muilla tavoin organisaatioissa. Näihin voi kuulua menettelytapoja, työohjeita ja tietokoneohjelmien ohjeita muutamiin, mutta henkilöstötoiminnan tarkoituksiin näissä asiakirjoissa käytetään yleisesti. Ja nämä ovat ohjeita asiakirjan oikeasta tallentamisesta.
Suoritusdokumentaationäytteet
Työntekijän suorituskyvyn dokumentointi antaa sinulle mahdollisuuden kurittaa , irtisanoa tai oikeudenmukaisesti edistää, palkita ja tunnistaa työntekijöitä. Ilman dokumentaatiota, mikä tahansa tapaus on vaikea ja potentiaalisesti riskialtista työnantajalle.
Työnantajan on vältettävä mahdollisia syytöksiä työntekijöiden syrjivästä kohtelusta .
Laillisuus syrjään, hyvät työnantajat haluavat luoda työympäristön, joka on oikeudenmukainen, johdonmukainen ja tukee työntekijöiden tavoitteita ja urasuunnitelmia.
Tätä ympäristöä tukee johtaja ammatillinen dokumentointi työntekijöiden suorituskyvystä - sekä lohdullinen käyttäytyminen että korjaustoimenpiteiden tai parannusten tarpeet. Aiemmin asiakirjan käsittelyä käsiteltiin yksityiskohtaisesti. Nämä näytteet antavat sinulle lisää esimerkkejä asianmukaisesta dokumentaatiosta.
Dokumentaationäytteet
Väärä :
Mark on yleensä myöhässä töihin. Merkki epäonnistuu liian paljon työtä.
Oikea :
1. huhtikuuta: Mark kutsuttiin sairas ja jäi 8 tuntia työtä.
4. huhtikuuta: Mark saapui töihin kello 10, kaksi tuntia myöhässä suunnitellusta alkamisajastaan.
6. huhtikuuta: Merkitse lääkärin määräaika ja sitten kotiin uuteen uuniin.
12. huhtikuuta: Mark kutsuttiin sairaaksi ja jäi 8 tuntia töitä.
Väärä :
Mary on epäluotettava. Hän tuskin koskaan tekee mitä hän sitoutui tekemään.
Oikea :
2. toukokuuta: Mary lupasi, että ehdotusluonnoksen ensimmäinen luonnos olisi nähtävillä tämän päivän viikottaisessa kokouksessa. Mary ei valmistellut asiakirjan luonnosta odotetulla tavalla. Hän sanoi, että hän oli ollut liian kiireinen ja ihmiset, joiden apu hän tarvitsi, eivät olleet takaisin hänen kanssaan.
Manager vastasi: Mitä apua tarvitset? Tiedot? Kuka ei ole saanut takaisin sinulle ja mitä tarvitsit niistä?
Carl ja Michael tarvitsivat päivittää Marian heidän edistymisestään.
Mikä tekee sinusta niin kiireisen, että sinulla ei ollut aikaa seurata sitoutumistasi? Tee liian monta sitoumusta rajoitetusti aikaa niiden täyttämiseksi.
Mitä voin auttaa sinua?
Milloin annat asiakirjojen luonnoksen tarkistettavaksi?
Nämä näytteet antavat yleiskatsauksen siitä, mikä vaikuttava dokumentaatio näyttää väärällä kirjallisuudella. Seuraa näitä ohjeita, jotta voit dokumentoida tehokkaasti ja laillisesti työpaikkasi toimintatavat, suorituskyvyt ja tapahtumat.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.