Viralliset projektit Seuraa viittä vaiheprosessia seurauksena
- Aloitus: projektiryhmän muodostus, projektin rahtaus ja kick-off.
- Suunnittelu: hankkeen laajuuden viimeistely, yksityiskohtainen työn jakautuminen, riskin arviointi, resurssivaatimusten tunnistaminen, aikataulun viimeisteleminen ja varsinaisen työn valmistelu.
- Toteutus: hankkeen määrittelyn ja laajuuden edellyttämän todellisen työn suorittaminen.
- Seuranta ja hallinta: hallinnointi , raportointi ja valvonta resurssien ja budjettien aikana toteutusvaiheessa.
- Projektin sulkeminen: hankkeen toteuttaminen, arvioitu oppitunti, projektiryhmän keskeyttäminen.
Perinteinen projektivirta
Riippumatta projektin koosta, vaiheen kulku on sama. Hanke aloitetaan tai käynnistetään peruskirjan avulla, joka yksilöi projektin johtajan ja kuvaa hankkeen merkitystä.
Kun hanke on aloitettu, se siirtyy suunnitteluvaiheeseen. Tässä ydin ja työryhmät tunnistavat tarvittavan työn, jotta hankkeen laajuus voidaan saavuttaa ja kehittää arvioita ja arviointeja aikaa, kustannuksia, resursseja ja riskejä varten.
Suunnitteluvaiheen jälkeen työ alkaa ja tapahtuu määritellyssä järjestyksessä, joka on välttämätöntä siirtyä edeltävästä tai edeltävästä toiminnasta seuraajaksi.
Projektin riippuvuudet ovat tärkeässä asemassa tässä vaiheessa.
Projektin johtaja ja tiimin jäsenet valvovat, raportoivat ja ohjaavat koko projektia, kunhan hankkeen toteutus jatkuu. Tämä työ jatkuu, kunnes toteutusvaihe on valmis ja hanke toimitetaan asiakkaalle.
Viimeinen vaihe, lähellä hanketta, sisältää toimituksen käärimisen, arvioitujen kokemusten arvioinnin ja projektiryhmän keskeyttämisen, jotta jäsenet voivat siirtyä seuraavaan aloitteeseen.
Käteviä tai iteratiivisia kehitystyyppisiä projekteja varten suunnittelu ja toteutus tapahtuvat lyhyissä kireissä tai spriteissä, ja vaiheet toistuvat, kunnes hanke on valmis asiakkaan tyytyväisyyteen.
Yksityiskohtainen selitys jokaiselle vaiheelle
Aloitus: Vankka projekti-aloittaminen ei ainoastaan aseta projektia menestykseen, vaan se myös luo perustan kaikille tuleville vaiheille. Aloittamisen aikana saat projektiryhmän jäsenet, kerro heille projektin kokonaistavoitteista ja kysy asiakkaalta tai projektin omistajalta mahdollisimman monta kysymystä, jotta voit suunnitella projektin tehokkaasti. On myös hyvä aika rakentaa joukkueen innostusta hankkeesta ja kerätä viime hetken yksityiskohtia, jotka voivat vaikuttaa projektisuunnitteluun. Muita vaiheita ovat:
- Sidosryhmäanalyysi
- Toimeenpanoviraston tehtävä
- Asiakirjojen kehittäminen ja viestintä
- Virallinen kick-off kokous
Suunnittelu : Kun olet aloittanut projektin ja kerännyt kaikki tarvittavat tiedot, aloitat projektin suunnittelun. Suunnitteluvaihe riippuu projektin koosta, siitä, kuinka paljon tietoja sinun on järjestettävä ja kuinka suuri joukkueesi on.
Suunnittelun lopputuloksen tulisi olla selkeä hankesuunnitelma tai aikataulu, josta kaikki noudattavat annettuja tehtäviä. Hanke-suunnitteluohjelma, kuten Microsoft Project tai Basecamp, on erittäin hyödyllinen projektin suunnittelussa. Jos sinulla ei ole pääsyä näistä ohjelmista, tee yleinen haku verkossa ilmaiseksi hankesuunnitteluohjelmistoon. Vaikka projektin suunnitteluohjelma on hyödyllinen, se ei aina ole välttämätöntä. Excelin ja Wordin avulla suunnitelman laatiminen ja viestintä tiimille ovat yhtä tehokkaat. Erityisiä tehtäviä suunnitteluvaiheessa ovat:
- Eri sidosryhmien viestintäsuunnitelman laatiminen
- Yksityiskohtaisen työnjaon rakenne.
- Kriittisen polun tunnistaminen.
- Piirtämään resurssit projektisuunnitelmaan ja hienosäätämään työn sekvensointia projektin riippuvuuksien ja resurssirajoitusten perusteella.
- Yksityiskohtaisen aikataulun laatiminen.
- Riskien arviointi ja riskiprioriteetin ja lieventämissuunnitelman kehittäminen.
Tehtävä: Nyt kun sinulla on vankka projekti, joukkue voi aloittaa projektin suorittamisen määrätyille tehtävilleen. Se on vaihe, jossa kaikki todella aloittavat työn tekemisen. Haluat virallisesti aloittaa toteutusvaiheen henkilökohtaisissa kokouksissa varmistaakseen, että kaikilla on se, mitä he tarvitsevat aloittaakseen projektin osan toteuttamisen. Joukkueen aloittaminen oikealla tiellä on olennainen osa hankkeen menestystä, joten selkeästi laatii aikataulun ja viestintäsuunnitelman.
Valvonta ja valvonta: Vaikka projekti on toteutusvaiheessa, alat seurata ja valvoa sen varmistamista, että se liikkuu suunnitellulla tavalla. Projektissa voi seurata ja hallita erilaisia tapoja. Ajoittaiset sisäänkäynnit tiiminjohtajien kanssa, järjestetyt päivittäiset "stand-upit" tai muodolliset viikoittaiset tilaustilaisuudet ovat tehokkaita. Näistä kokouksista tai viestintäkanavista tulevat tiedot ilmoittavat palauteilmoitukselle ja viime kädessä kaikki suunnitelmat ja muutokset, jotka ovat välttämättömiä projektille. Muita tärkeitä toimia tässä vaiheessa ovat:
Noudattaa ennalta vahvistettua viestintäsuunnitelmaa, jotta sidosryhmien tietoisuus hankkeen tilasta varmistetaan.
Työryhmien ja työtehtävien seuranta kriittisellä tiellä.
Tunnistamalla mahdollisuuksia parantaa aikataulutietojen suorituskykyä nopeuttamalla tai suorittamalla toimintaa samanaikaisesti tai tarvittaessa kaatamalla ohjelmat lisäämällä resursseja.
Todellisten tai suunniteltujen kustannusten seuranta.
Joissakin tapauksissa seuranta, laskeminen ja raportointi hankesuunnitelman ansainnut arvosta.
Valvoa ja lieventää riskejä ja kehittää riskisuunnitelmaa tarpeen mukaan.
Projektin sulkeminen: Kun kaikki hankkeen yksityiskohdat ja tehtävät ovat täydelliset ja asiakkaan tai projektin omistajan hyväksymät, voit lopettaa projektisi. Hankkeen sulkeminen on yhtä tärkeää kuin sen käynnistäminen, suunnittelu ja toteutus. Haluat dokumentoida kaikki hankkeen tiedot ja organisoida ne niin hyvin, jotta voit tarvittaessa palata siihen. On myös hyvä hetki pitää post mortem projekti, joten kaikki tiimin jäsenet voivat pohtia, mikä meni oikein tai väärin projektin aikana. Se olisi dokumentoitava niin, että tulos voidaan jakaa muiden projektijäsenten kanssa ja tallentaa projektihistorian kansioon. Lopuksi on tärkeää virallisesti lykätä projektitiimiä, antaa palautetta ja suorituskyvyn arviointeja, kuten yrityksesi käytäntö on osoittanut.
-
Päivitetty Art Petty