Työntekijät -tiedosto tallennetaan yleensä lukittuun, paloturvalliseen arkistokoteloon lukitussa paikassa, joka on henkilöstöresurssien käytettävissä.
Henkilötietojen henkilötietojen luottamuksellisuus on ensiarvoisen tärkeää.
Kaikista yrityksen omistetuista työntekijätiedostoista työntekijän henkilötiedostoa käsitellään useimmiten päivittäin työnantajan, valvojan tai henkilöstöhallinnon henkilöstön tietoihin.
Huomioita työntekijän henkilöstötiedoston sisällöstä
Nämä perusperiaatteet ja kysymykset, jotka on otettava huomioon asiakirjojen jättämisessä henkilöstötiedostoon.
- Onko työnantajan tarvetta erityinen asiakirja perustella päätöksiä, jos työnantajaa haastetaan? Olisiko työnantajan tarvitsema asiakirja tuomioistuimessa?
- Osaako työntekijä tietää ja ymmärtää, että asiakirja on jätetty hänen henkilötiedostolleen? Useimmissa tapauksissa työnantajilla pitäisi olla työntekijä allekirjoittamaan asiakirja, ei olla samaa mieltä asiakirjan sisällöstä, vaan tunnustaa, että he ovat tietoisia asiakirjasta ja lukeneet sitä.
- Työntekijän henkilöstötiedostoon ei saa koskaan sijoittaa työntekijöitä koskevia yllätyksiä, mielipiteitä tai henkilökohtaisia muistiinpanoja. Ainoastaan tosiasiat, spekulatiiviset ajatukset eivät kuulu työntekijöiden henkilöstötiedostoon.
Työntekijöiden henkilöstötiedoston sisältö
Seuraavassa on suosituksia asiakirjoista, jotka työnantajan on pidettävä työntekijän henkilötiedostossa.
Työllisyyshistoria
- Työhakemus
- Jatkaa
- Jatka kansilehteä
- Koulutuksen vahvistus
- Työn todentaminen
- Hylkäyskirje
- Aseta tehtävän kuvaus
- Työn analyysitiedot
- Työtarjouskirja tai työsopimus
- Työnvälitystoimisto tai väliaikainen toimistosopimus, jos sitä käytetään
- Hätäyhteystieto
- Allekirjoitettu työntekijän käsikirjoitusilmoitus, josta ilmenee työntekijän käsikirjan vastaanotto
- Tarkistuslista uudesta työntekijän suuntautumisesta, josta käyvät ilmi aiheet ja kuka
- Siirtymäsopimukset ja asiakirjat
- Työntekijän ja työnantajan väliset sopimukset, kirjalliset sopimukset, vastaanotot tai tunnustukset (esimerkiksi sopimattomasta sopimuksesta , työsopimuksesta tai yritykseen perustuvasta autosta tehdystä sopimuksesta), esimerkiksi
- Työelämän viralliset lomakkeet, mukaan lukien: siirtopyynnöt, ylennykset , sisäiset työhakemukset ja niin edelleen
- Muu työhön liittyvä asiakirja
Työntekijöiden suorituskyvyn kehittäminen ja parantaminen
- Kopiot käytetyistä suoritustasosta tai työntekijöiden kehittämissuunnitelmista
- Työntekijöiden itsearvioinnit
- Kirjaa kaikista virallisista neuvonnoista
- Huomautuksia osallistumisesta tai myöhästymisestä
- Suorituskyvyn parantamissuunnitelma
- Kurinpitotoimet
- Työntekijöiden tunnustaminen, kuten todistukset, tunnustekirjeet jne
- Työntekijän viralliset ehdotukset ja suositukset, organisaation vastaukset
- Harjoittelutiedot
- Koulutuspyynnöt
- Toimivaltuuksien arviointi
- Koulutusluokka tai istuntoilmoitukset tai aikataulut
- Tarvittavat arvioinnit allekirjoitettu
- Koulutuskustannusraportit
- Valitukset asiakkailta tai työtovereilta
Työntekijöiden irtisanomisaika
- Työntekijän eroaminen kirjeessä
- Poistu haastatteluasiakirjoista
- Cobran ilmoitus
- Työn loppu tarkistuslista
- Työntekijän kaikkien tehtävien lopputulos, kuten lopullinen palkanmaksu , loma-palkkaus, yrityksen omaisuuden palauttaminen ja niin edelleen.
Henkilötiedostoihin liittyvät lisäasiakirjat ovat saatavilla.