Miten järjestää yrityksen kokous

Näyteyrityksen kokoussuunnitelma, jolla pääset alkuun

Onnea! Yhtiömme järjestää kokouksen henkilöstön ryhmälle, joka valitaan kaikilla yrityksen tasoilla. Toimitusjohtaja on antanut sinulle vastuu projektipäällikölle tapahtumasta. Nämä vinkit ja näytehankesuunnitelma osoittavat yhden tapaa, jolla projektipäällikkö voisi lähestyä yrityksen kokousten tai vastaavan monimutkaisen hankkeen projektisuunnitelmaa.

Suunnittele projekti

Ensimmäinen askel on suunnitella suunnitelma.

Aloitat keskustelemalla tapahtumasta sidosryhmien kanssa. Jos tämä tehdään viime vuonna, mikä meni oikein? Mikä meni vikaan? Kuka hallinnoi hanketta ja voi auttaa sinua välttämään tartuntaa tänä vuonna? Koska toimitusjohtaja määräsi projektin sinulle, mitä hän haluaa pois tapahtumasta? Milloin tapahtuma on? Missä? Mikä on budjetti?

Kerää mahdollisimman paljon tietoa. Tämä on luuranko, jolle rakennat projektisuunnitelman.

Rakenna joukkue

Mitä muita resursseja tarvitaan hankkeen onnistumiseksi? Onko muilla osastoilla ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua tekemään tapahtuman menestykseksi? Mitä sinun tarvitsee tehdä saadaksesi apua? Voitteko vain kysyä tai tarvitset virallisen hyväksynnän pomoilta? Kuinka kauan tarvitset niitä? Mitä erityisiä taitoja sinun tarvitsee antaa? Voiko kukaan muu antaa kyseistä taitoa, jos haluamasi henkilö ei ole käytettävissä?

Koska tämä on koko yrityksen kokous, miten HR voi auttaa?

Tarvitsetko apua laitososastolta? Entä markkinointiosasto? Tarvitsetko apua tällä alueella?

Suunnittele aikataulu

Kun tiedät, kuinka kauan kokous kestää, alkaa täyttää aikalohkot. Tarvitsetko avaimen kaiuttimen? Kuka se on? Aiotko pitää osallistujat yhteen vai pilkottaako heidät pienempiin ryhmiin osan ohjelmasta?

Kuinka monta muuta puhujaa tarvitset? Kuka järjestää pienemmät istunnot, jos puhkeat?

Tapahtuma kestää yli yhden päivän? Miten suljet ensimmäisen päivän? Miten avaat uudelleen toisen päivän?

Miten päätetään lopussa? Tarvitsetko sulkemispuheen? Miten hoidat hotellista logistiikan, jos varat hotellin?

Etsi tilaa

Selvitä, kuinka monta ihmistä on tulossa. Määritä sitten, kuinka suuri tila tarvitset. Missä tapahtuma järjestetään? Onko hotellihuoneessa tilaa vai tarvitsetko suurempaa tilaa? Onko toimitusjohtaja halunnut kokouksen pitäytyvän paikan päällä, jotta ihmiset voivat keskittyä vai haluaako se toimistossa kustannusten minimoimiseksi?

Mitkä alueesi ominaisuudet voivat tarjota tarvitsemasi tilan? Onko hotelli lähellä lentokenttää hyvä valinta, joka minimoi matkustusaikaa poissaolevilta ihmisiltä tai jos haluat löytää jotain poissa olevasta kaupungista, joka on hiljaisempi?

Mitä eri tiloista veloitetaan heidän tiloistaan? Mitä ne sisältävät ja mitä sinun tarvitsee ostaa ja tuoda sisään? Antaako heille henkilö, jolla voit työskennellä? Mikä on niiden politiikka, joka koskee materiaalia ja ulkopuolelta tulevia ihmisiä?

Onnistua

Kun olet kerännyt vastaukset ainakin useimpiin näihin kysymyksiin, voit aloittaa projektisuunnitelman.

Muista, että tässä esittelemme vain projektitoimintojen luettelon, vain työnjaon rakenne (WBS). Se ei sisällä mitään tehtävien tai aikajaksojen välisiä riippuvuuksia . Ne lisättiin myöhemmin.

Esimerkki yrityksen kokoushankesuunnitelmasta

Projektin suunnittelussa Projektinhallinnan perusvälineiden avulla keskustelimme projektisuunnittelun ajattelusta ja projektinhallinnan taidoista suunnitteluprosessin aikana. Tässä on, miten projektisuunnitelman työnjaon rakenne (WBS) voisi etsiä projektia yrityksen kokouksen suunnittelusta:

1. Suunnittele projekti

1. Määritä talousarvio
2. Keskustele toimitusjohtajan kanssa projektin tavoitteiden määrittelemisestä
3. Ota yhteyttä edelliseen Project Manager (PM) vinkkeihin
4. Määritä sidosryhmien luettelo
5. Ota yhteyttä sidosryhmiin panoksesta.
6. Määritä tapahtuman suosittu päivämäärä
7. Määritä, kuinka monta puhujaa / esiintyjää tarvitaan

1. Määritä, kuinka monta tukihenkilöä tarvitaan
2. Määritä, kuinka monta työntekijää osallistuu
3. Luettelo tapahtuman mahdollisista sijainneista

2. Rakenna projektiryhmä

1. Ota edustaja markkinoinnista
2. Hanki edustaja HR: stä
3. Katso, onko Ostaminen määrätä jollekulle apua
4. Pyydä Susania käsittelemään kaikki puhujan yksityiskohdat
5. Hanki edustaja laitoksista
6. Ajoittaa projektiryhmän kick-off kokous

3. Kehitetään aikataulu

3a Plan Day One

1. Aseta alkamisaika
2. Aseta aika, järjestä paikka ja henkilökunta rekisteröintiin
3. Määritä aamuistuimen pituus
4. Aseta puheen pituus
5. Laske aamuistuimelle tarvittava kaiuttimien määrä
6. Recruit kaiuttimet
7. Suunnittele aamupäivän keskellä (aika ja pituus)
8. Järjestä kokoushuoneen virkistys tauon aikana (vesi, roskat jne.)
9. Suunnittele lounastauko (aika, pituus, sijainti, menu, kuka maksaa)
10. Suunnitelma iltapäivällä (pituus, kaiuttimien määrä)
11. Rekrytoida iltapäiväpuhujia
12. Plan Day One sulkeminen (aika, kuka, pituus)

3b Suunnittele toinen päivä

1. Aseta alkamisaika
2. Määritä aamuistuimen pituus
3. Laske aamuistuimelle tarvittava kaiuttimien määrä
4. Recruit kaiuttimet
5. Suunnittele aamupäivän keskellä (aika ja pituus)
6. Järjestä kokoushuoneen virkistys tauon aikana (vesi, roskat jne.)
7. Suunnittele lounastauko (aika, pituus, sijainti, menu, kuka maksaa)
8. Suunnitelma iltapäivällä (pituus, kaiuttimien määrä)
9. Rekrytoida iltapäiväpuhujia
10. Suunnittele puheviesti (aika, kuka, pituus)
11. Järjestä lähtöselvitysajoitus hotellin kanssa

4. Suunnittele avaruus

1. Määritä osallistuvien määrä
2. Suunnittele istumajärjestely (rivit vs. taulukot)
3. Laske tarvittava tila
4. Tutki käytettävissä olevia paikkoja tilaa (kustannukset, sijainti, palvelut mukaan lukien)
5. Laske kaiuttimien lukumäärä päivittäin ja yhteensä
6. Määritä tarvittavan tukihenkilöstön määrä ja tyyppi
7. Selvitä, kuinka monta osallistujaa / puhujaa / henkilökunta tarvitsee huonetta
8. Keskustele kustannuksista ja päivämääristä käytettävissä olevien paikkojen kanssa
9. Merkitse sopimus valittuun paikkaan

5. Ilmoita tapahtumasta

1. Viimeistele kaikki yksityiskohdat tapahtuman sijainnin kanssa
2. Varmista, että osallistujat ilmoitetaan
3. Ilmoita kaikki aiheen ja esitysaika / päivä puhujat
4. Ilmoita kaikki tehtävät ja muutokset
5. Hanki vastausviestejä osallistujilta
6. Ilmoita tarvittaessa korvaavan osanottajille

6. Seuratkaa

1. Hanki puheenvuoroja kaiuttimista
2. Tarkastele lopullisia puheita
3. Hanki nimilaput kaikille osallistujille, puhujille ja henkilökunnalle
4. Osta materiaaleja ja lahjoja osallistujille
5. Vahvista tapahtuman sijainti

7. Tarkastele ja arvioi

1. Lähetä tyytyväisyyskysely kaikille osallistujille
2. Lähetä arviointikysely kaikille puhujille
3. Lähetä kiitos kaikille puhujille ja henkilökunnalle
4. Pidä läheinen tapaaminen projektiryhmän kanssa

Suunnittelu edelleen

Edellä esitetyn hankesuunnitelman työnjaon rakenne (WBS) näyttää otoksen yrityksen kokouksen suunnittelusta. Se on vain ääriviiva. Projektiryhmän pitäisi vielä työskennellä näillä tavoilla ja laajentaa niitä monilla. Lisäksi heidän tulee työskennellä kunkin tehtävän, tehtävän suhteellisen merkityksen ja tehtävien välisten suhteiden / riippuvuuksien aikana.