Miten voit hallita ensimmäisen projektin onnistuneesti

Onnea! Olet juuri vastannut tärkeästä uudesta projektista. Selvästi, pomosi tarjoaa tätä tilaisuutta luottamus äänestää taitojasi. Ja kun olet innoissasi, tämä on ensimmäinen kerta, kun olet vastuussa kokonaishankkeesta ja se on hieman pelottavaa

Useat kysymykset käyvät mielessäsi:

• Miten aloitan?
• Mitkä ovat tarvittavat toimenpiteet hankkeen siirtämiseksi aloittamisesta sulkemiseen?

• Kuinka rakentaa korkean suorituskyvyn omaava projektiryhmä?
• Kuka minä pyydän apua tässä prosessissa? Onko Executive-sponsori?

Tämä viesti keskittyy auttamaan jokaista uutta johtamaan projektia , komiteaa tai tiimialoitetta organisaation ainutlaatuisen toiminnan kannalta. Olipa kyseessä loma-osapuoli tai johtava uusi tuotekehitysprojekti, projektinhallinnan työkaluja ja prosesseja on olemassa, jotta onnistumismahdollisuutenne olisi paljon suurempi.

Ymmärrä ensin hankkeen prosessin viisi vaihetta:

Vaikka kannustan sinua lukemaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta , tiedä, että ne ovat:

1. Aloitus: hankkeen käynnistäminen.
2. Suunnittelu: kaikki hankkeen työn suunnittelu.
3. Toteutus: tosiasiallisesti suoritetaan työtä.
4. Hallinta ja valvonta: kaikki hankkeen aikana tekemäsi työn edistymisen seuranta.
5. Sulkeminen: hankkeen loppuun saattaminen ja toimittaminen ja tiimin purkaminen.

Nämä vaiheet ovat identtiset jokaiselle projektille.

13 Perusvaiheet hankkeen aloittelijalle:

1. Määritä soveltamisala: Ensimmäinen ja tärkein vaihe projekteissa on määritellä hankkeen laajuus . Mitä sinä olet valmis tai luonut? Mikä on hankkeen tavoite? Yhtä tärkeää on määritellä, mitä ei sisälly projektisi ulottuvuuteen. Jos et saa tarpeeksi määritelmää pomoistasi, selkeitä asioita itse ja lähetä se takaisin yläkertaan vahvistusta varten. Vaikka esimerkki on hieman pois liiketoiminta-aihe, voimme kaikki liittyä häät vastaanotto. Suunnittelessasi hääjuhlaa saatat olla sinun laajuudestasi: valmistautua häätilaisuuteen 100 hengelle, täydellinen päivällinen, avoin baari, hääkakku ja live-bändi tanssia varten tietyn päivämäärän kustannuksella, joka ei saa ylittää 20 000 dollaria.

1. Määritä käytettävissä olevat resurssit: Mitä ihmisiä, laitteita ja rahaa sinulla on käytettävissän hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi? Projektinjohtajana sinulla ei tavallisesti ole suoraa valvontaa näistä resursseista, vaan heidän on hallittava niitä matriisinhallinnan avulla .
2. Ymmärtää aikajana: Milloin projekti on suoritettava? Kun kehität projektisuunnitelmaa, sinulla on jonkin verran joustavuutta siitä, kuinka käytät projektin aikana aikaa, mutta määräajat yleensä korjataan, kuten hääjuhlan tapauksessa. Jos päätät käyttää ylityötunteja aikataulun noudattamiseksi, sinun on punnittava tämä budjetin rajoitusten vastaisesti.
3. Kokoa projektityösi: Hanki ihmiset tiimiisi ja aloita valintaikkuna. He ovat teknisiä asiantuntijoita. Siksi niiden toiminnallinen valvoja määräsi heidät projektiin. Sinun tehtäväsi on hallita tiimiä.
4. Yksityiskohtainen työ, osa 1: Mitkä ovat tärkeimmät osat tai komponentit, jotka on luotava hankkeen loppuunsaattamiseksi? Esimerkiksi häiden vastaanottaminen edellyttää korkeaa tasoa: vastaanottohalli, ruoka, juoma, kakku, vieraat ja viihde. Tietenkin jokainen näistä suuremmista tuotteista voidaan jakaa moniin muihin kohteisiin. Se on seuraava askel.
5. Yksityiskohtainen työ, osa 2: Häiden vastaanoton esimerkissä edellä on todennäköisesti tiimi tai henkilö, joka vastaa eri osista. Työskentele tiimin jäsenten kanssa selvittämään tarvittavat tiedot kunkin tärkeimmän kohteen saavuttamiseksi. Elintarvikkeiden vastuuhenkilön on ymmärrettävä vaihtoehdot, kustannusrajoitukset ja tehtävä valintoja, jotka tukevat soveltamisalaa . Esitä pienemmät askeleet kussakin suuremmassa vaiheessa. Kuinka monta tasoa syvälle menette yksityiskohtaisiin vaiheisiin riippuu projektin koosta ja monimutkaisuudesta.

1. Kehitä alustava suunnitelma: koota kaikki vaiheet suunnitelmaan. Hyvä tapa tehdä tämä on käyttää ensisijaisuustaulukkoa, joka määrittää, mitä kohteita on ennen muita kohteita. Muodolliset projektinhallintakäytännöt edellyttävät verkkokaavion kutsumista ja kriittisen polun tunnistamista. Vaikka tämä saattaa olla tarpeesi tai tietosi korkeammaksi, keskeinen asia on järjestää toiminnot oikeaan järjestykseen ja kohdentaa resursseja toimintaan. Kysymyksiä ovat: Mitä tapahtuu ensin? Mikä on seuraava askel? Mitkä vaiheet voivat jatkua eri resursseilla? Kuka aikoo tehdä jokaisen askeleen? Kauanko se kestää? Saatavilla on monia erinomaisia ​​ohjelmapaketteja, jotka auttavat paljon tätä yksityiskohtaisuutta sinulle. Pyydä muita vastaavia kantoja, mitä he käyttävät.
2. Luo lähtötasosi suunnitelma: saat palautetta alustavasta suunnitelmastasi tiimiltäsi ja muilta sidosryhmiltä. Säädä ajastasi ja työaikataulusi sopivaksi projektiksi sopivaan aikaan. Tee tarvittavat muutokset alustavaan suunnitelmaan peruslinjaussuunnitelman laatimiseksi.

1. Pyydä projektin oikaisut: Projektille ei ole koskaan aikaa, rahaa tai lahjakkuutta. Sinun tehtäväsi on tehdä enemmän resursseja kuin ihmiset odottavat. Projektissa on kuitenkin usein rajoja, jotka ovat yksinkertaisesti epärealistisia. Sinun on tehtävä asiasi ja esitettävä se pomoksi ja pyytää, että näitä epärealistisia rajoja muutetaan. Pyydä muutoksia projektin alussa. Älä odota, kunnes on vaikeuksia pyytää tarvitsemasi muutokset. Kuitenkin, jos hankkeesi liittyy häät, älä odota menestystä pyytämällä monia merkittäviä muutoksia!
2. Suunnittele suunnitelmasi, mutta älä kuole sitä varten: Suunnitelma on tärkeä, mutta suunnitelmaa voidaan muuttaa. Sinulla on suunnitelma ajaa työhön joka aamu. Jos yksi risteys on estetty onnettomuuden takia, muutat suunnitelmasi ja menetät eri tavalla. Tee samoin projektisuunnitelmasi kanssa. Muuta niitä tarpeen mukaan, mutta pidä mielessä aina laajuus ja resurssit.
3. Seuratkaa tiimisi edistymistä: Et saa edistystä hankkeen alussa, mutta aloita sitten seurata mitä jokainen tekee joka tapauksessa. Tämä helpottaa kysymysten saamista, ennen kuin ne tulevat ongelmiksi.
4. Dokumentti Kaikki: Pidä kirjaa. Joka kerta, kun muutat perustilasuunnitelmaa, kirjoita muistiin muutos ja miksi se oli tarpeen. Joka kerta kun uusi vaatimus lisätään hankkeeseen, kirjoita siitä, missä vaatimus on peräisin ja miten aikataulu tai budjetti on sopeutettu sen takia. Et voi muistaa kaikkea, joten kirjoita ne niin, että voit etsiä niitä projektin loppuarvioinnissa ja oppia niistä.
5. Pidä kaikki tietoiset: Pidä kaikki hankkeen sidosryhmät ajan tasalla edistymisestä. Kerro heille menestyksestäsi, kun täytät jokaisen virstanpylvään, mutta ilmoita heille myös ongelmista heti, kun he tulevat. Pidä myös tiimisi ajan tasalla. Jos muutoksia harkitaan, kerro ryhmälle heitä niin pitkälle kuin mahdollista. Varmista, että kaikki joukkueet ovat tietoisia siitä, mitä kaikki muut tekevät.

Bottom Line

Sinun ei tarvitse olla muodollinen projektipäällikkö projektin aloitteesta. Käytä kuitenkin projektinhallinnan työkaluja ja logiikkaa tavoitteiden selkeyttämiseen, työn yksityiskohtiin, tiimin rakentamiseen sekä työn suorittamiseen ja seurantaan. Paras menestys!