Jos kirjoitat kirjeen organisaation edustajana, tiedä, että vaikka jotkut yritykset sallivat työntekijänsä kirjoittavan viitekirjeet vapaasti, muut voivat sensuroida tai kieltää heidät kokonaan.
Joten muista selvittää, mitä työnantajan käytännöt ovat ennen suostumusta.
Monilla organisaatioilla on myös viittauksia henkilöresurssien kautta. Tarkista yrityksen toimintaohjeet ennen jatkamista.
Jos olet yrityksen omistaja ja nykyinen tai entinen urakoitsija pyytää sinulta suositeltua kirjettä, lue seuraava opas, jotta voit käyttää harkintasi.
Milloin sinun pitäisi kirjoittaa suosituskirje
Hakijan pitäisi olla joku, jonka tiedät melko hyvin ja kenen kanssa olet työskennellyt äskettäin. Et todennäköisesti voi esimerkiksi antaa suositusta kenelle kymmenen vuotta sitten työskennellesi tai kenen kanssa olet työskennellyt vain kuukaudessa. Vaikka se saattaa olla houkutteleva, luotat joko vanhoja tai tarpeettomia tietoja, joista molemmat voivat olla harhaanjohtavia. Ei ole mitään keinoa tietää. Joten, ellet voi todella puhua jonkun nykyisten taitojen kanssa, kohteliaasti hylkää pyynnön.
Sinun on tiedettävä ehdokas roolissa, jonka avulla voit kirjoittaa mielekkäitä viittauksia. Esimerkiksi, jos olet työskennellyt henkilön kanssa freelance-kirjailijana, mutta hän aloittaa nyt koiranmuutosta, et voi todistaa hänen taitojaan toisessa maailmassa.
Tällaisissa tapauksissa on parasta hylätä ja ehkä tarjota neuvoja siitä, kuka voisi tehdä paremman ehdokkaan. Jos hän haluaa aloittaa koiranratkaisuyrityksen, hänellä tulee olla jo vakaa asiakaskunta, joka voi todellakin vakuuttaa kyvyistään.
Kirjoita kirje vain, jos voit rehellisesti tarjota positiivisen viitteen. Jos sinulla ei ole mitään positiivista sanoa heidän suorituksestaan, tee rehellinen asia ja sanokaa, että et voi osallistua.
Jos tunnet olevasi pakotettu antamaan tekosyy, miksi:
- Ole täysin rehellinen ja sanokaa, että et ole tyytyväinen kirjoittamaan heidän puolestaan.
- Kerro valkoiselle valheelle, kuten "En voi kirjoittaa suosituksia."
Vaikka saatat tuntua hankalalta tai syylliseltä, luota intuitiosi. Epätavallisen kirjeen lisäksi hakija ja potentiaalinen työnantaja eivät toimi.
Pidä kiinni fakteista
Kun olet valmis kirjoittamaan kirjeen, pitää se keskittyä ja sisältää vain sellaisia tietoja, jotka ovat tosiseikkoja ja totuudenmukaisia . Vältä sanoa jotain, joka on ehdottomasti mielipidettä - se voi toimia jonkun kanssa, jota pidetään tulevana työllistämisenä ja joka voi johtaa oikeudellisiin ongelmiin sinulle ja yrityksellesi. Korkea vaatimus, kuten "Louisa on loistava kirjoittaja", on itsessään vaarallinen. Sinun pitäisi pystyä tukemaan sitä ulkopuolisella tunnustuksella tai palkinnolla, jonka hänen työnsä sai. Jos et voi sanoa, "Louisa tuotti meille jatkuvasti hyvää sisältöä".
Samalla tavalla vältä liioiteltuja ja liian positiivisia lausuntoja. Jos rakentaa joku ylös liikaa, kirjeessä ei ehkä ole mitään painoa tulevien asiakkaiden tai työnantajien kanssa.
Viitekirjeen rakenne
1. Esittele itsesi avauspuitteeseen asettaaksesi asemaasi ja suhteesi ehdokkaaseen.
Kerro lukijalle, miksi olet valmis valmistamaan tällaisen kirjeen.
2. Vahvista tiedot hakijasta ja missä hän työskentelee tällä hetkellä (jos hän on):
- Henkilön tehtävänimike ja yritys
- Kuinka kauan olet työskennellyt henkilön kanssa
- Kun työskentelitte henkilön kanssa, jos et tällä hetkellä
- Liikesuhteen luonne tai kyky, jolla työskentelitte ehdokkaan kanssa.
- Tarjoa tuomionne hakijan ammattitaitoa ja ammattitaitoa koskevista ominaisuuksista. Korosta heidän arvokkaimpia piirteitään, kuten kirjoittamisen taitoja, ongelmanratkaisuja tai ajanhallintaa. Voit piirtää poikkeuksellisia kykyjä ja ilmoittaa, että onnistuisit palauttamaan heidät tyytyväisinä ja huomaat erityisesti, miten heidän ammattimaiset palvelut ovat hyödyttäneet sinua ja organisaatiota.
4. Lisää loppuosa lisäämällä muita esimerkkejä tai anekdootteja sopiviksi.
5. Lopuksi sulje tarjoamalla vastauksia kaikkiin lisäkysymyksiin tai antamalla seurantaa koskevia tietoja.
Liiketoimintaohjeet, jotka suosittelevat ammatillisia palveluja
Tarkasta seuraavat ammattikirjeet, jotka suosittelevat ammattilaispalveluja.
Esimerkki 1
Hyvä herra Eggleston,
Kirjoitan suositella Daniel Lightheartin, CPA: n palveluja. Daniel on työskennellyt lakimiesyritykselleni viimeisten 15 vuoden ajan kirjanpitäjänä ja kirjanpitäjänä. Hänen tietämyksensä ja huomiota yksityiskohtiin ovat auttaneet pitämään yhtiömme reilusti viimeaikaisessa taantumassa ja merkittävän rakenneuudistuksen kautta.
Uskon, että suosittelen Danielin kirjanpitopalveluja.
Hän ei ole vain perusteellinen, vaan myös helppokäyttöinen ja aina valmis ottamaan aikaa keskustella huolenaiheistani ja vastaamaan kysymyksiin.
Jos sinulla on lisäkysymyksiä, ota yhteyttä minuun.
Terveiset,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Toimisto: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Esimerkki 2
Hyvä Kelly,
Olen varapresidentti ABC Watchen kirjallisesti suositella markkinointi palveluja Michaela Brown. Michaela loi ja toteutti meille monia onnistuneita kampanjoita heinäkuusta 2012 tammikuuhun 2016.
Hänen suunnittelutyökaluohjelmansa asiantuntemus yhdessä hänen yhteistyöhenkään ja innovatiiviseen henkiin teki hänestä go-to-asiantuntijan tärkeimmistä projekteistamme. Hän otti yksimielisesti Twitterinsa 1000: sta yli 52 000: een kolmessa kuukaudessa käyttämällä eteenpäin ajattelevia strategioita. Hän oli yksityiskohtaisesti suuntautunut, organisoitu ja aina avoin rakentavalle palautteelle, joten liikesuhteemme ovat vaivattomia ja miellyttäviä.
Suosittelen Michaelaa kaikesta roolista, jonka kautta hän voi edistää hänen merkittävää luovuuttaan ja omistautumistaan. Jos hän on palkannut, olen varma, että hän ottaisi markkinointityönne uudelle korkeudelle.
Jos sinulla on lisäkysymyksiä, ota yhteyttä minuun.
Terveiset,
Lisa Moore
Varapresidentti, ABC kellot
Toimisto: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Vastaa seuraaviin kysymyksiin
Suosituskirjeen lähettäminen on elintärkeää potentiaaliselle työnhakijalle tai palveluntarjoajalle ja seuraamalla tätä muotoa saat hyödyllistä tietoa mahdolliselle asiakkaalle tai työnantajalle. Saatat saada yksinkertaisen "kiitos" vastauksen tai he voivat kysyä tarkempia kysymyksiä hakijasta. Joka tapauksessa, muista vastata nopeasti.