Lue alla olevista vihjeistä viitekirjeen kirjoitta- miseksi sekä mitä materiaaleja pyydetään ehdokasta ja milloin sanoa (ja miten sanoa ei) kirjeen kirjoittamista jollekin.
Mikä on viitenumero?
Viitekirja, joka tunnetaan myös suosituskirjeenä, on kirje, joka puhuu jonkun työkokemuksesta, taidoista, asiantuntemuksesta, henkilökohtaisista ominaisuuksista ja / tai akateemisesta suorituksesta. Sitä kirjoittavat entinen työnantaja, kollega, asiakas, opettaja tai joku muu, joka voi puhua myönteisesti kyseisestä henkilöstä.
Kun tarvitset viitenumeroita
Tarvitset viitenumeroita, yleensä noin kolme, milloin voit hakea työpaikkoja, harjoittelupaikkoja, vapaaehtoistyöntekijöitä, korkeakouluja ja tutkijakouluohjelmia. Viitekirja on positiivinen merkitys taidoistasi ja ominaisuuksillesi, jonka kirjoitti joku, joka tuntee teoksesi, luonne ja saavutukset.
Viitekirje selittää, miksi lukijan pitäisi valita sinut ja mikä oikeuttaa sinut hakemaan tilaisuutta. Yksikköä pyydetään lähettämään kirjeitä palvelukseen tai hyväksyttäväksi laitoksessa, tai työnhakija tai hakija voi tarjota hänet.
Mikä on viitekirjeessä
Viitekirja on positiivinen merkitys taidoistasi ja ominaisuuksistasi. Se selittää, miksi lukijan pitäisi valita sinut ja mikä oikeuttaa sinut hakulomakkeeseen.
Ammattikirjeen kirjoittama kirjoittaja yleensä kirjoittaa ohjaaja, kollega, asiakas, opettaja tai professori, joka on hyvin perehtynyt teidän saavutuksiin työtyyppisessä ympäristössä.
Siihen sisältyy tyypillisesti kuvaus asemasta ja vastuusta, yrityksen keston ajasta sekä yrityksesi kyvyistä, pätevyydestä ja maksuista.
Henkilö tai henkilökohtainen viitekirja voi kirjoittaa perheen ystävä, ohjaaja tai naapuri, joka voi todistaa sellaiset piirteet, jotka tekevät sinusta hyvän ehdokkaan etsimäänsi asemaan. Se selittää, miten kirjailija tuntee sinut ja keskustelee omien ominaisuuksiensa kanssa, koska ne sopisivat työtehtäviin.
Mitä tehdä ennen kirjoitusohjeen kirjoittamista
Ajattele ennen kuin sanoit "Kyllä". Ennen kuin päätät kirjoittaa kirjeen, varmista, että sinusta tuntuu, että voit kirjoittaa positiivisen kirjeen tämän henkilön puolesta. Jos et tiedä henkilöä hyvin, tai älä usko, että voit puhua suuresti henkilön taidoista tai kyvyistä, on hyvä hylätä suosituspyyntö . Itse asiassa on parempi sanoa, ettei suosituksen kirjoittamista ole sen sijaan, että kirjoitettaisiin kielteinen viittaus henkilöön. Voit olla epämääräinen, kun hylkäät pyynnön, yksinkertaisesti sanomalla: "En tunnu olevani paras henkilö kirjoittaa sinulle suosituksen." Jos mahdollista, ehdota joku muu, jonka he saattavat kysyä.
Pyytää tietoa. On hyvä pyytää henkilöltä kopio heidän CV: stä tai ansioluettelostaan, vaikka olet tuntenut heidät jo pitkään.
Niillä voi olla uusia akkreditointeja tai saavutuksia, ja haluat antaa mahdollisimman paljon nykyisiä tietoja. Tämä auttaa myös ohjeiden käyttämisessä kirjeen kirjoittamisessa.
Jos viitekirje koskee tiettyä työmahdollisuutta, pyydä myös jäljennös työpaikan lähettämisestä. Vastaavasti, jos viitekirje koskee tiettyä koulua tai ohjelmaa, pyydä lisätietoja koulusta. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä helpompi on kirjoittaa kirje.
Hanki kaikki yksityiskohdat. Kun pyydät tietoja hakijasta, saat kaikki tarvittavat tiedot kirjeen toimittamisesta. Pyydä kenelle lähetät kirjeen, kun määräaika on, ja minkä muodon kirje pitäisi olla. Kysy myös, onko mitään tietoja, jotka koulu tai työnantaja haluaa sinun sisällyttää kirjeeseen.
Mitä sisällytetään viitekirjaan
Ellei ehdokas anna lomaketta, johon haluat kirjoittaa suosituksen, sinun on kirjoitettava viittaus virallisena kirjeenä. Viitetiedot tulee aloittaa sekä sinun että työnantajan yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti) ja päivämäärä. Jos tämä on sähköposti eikä varsinainen kirje, kirjoita yhteystietosi kirjeen lopussa allekirjoituksen jälkeen .
Yhteystiedot ja tervehdys: Jos kirjoitat kirjeen yksittäiselle tai palkkaamiskomitealle, sisällytä heidän yhteystietonsa kirjeen yläosaan ja tervehdyksesi. Jos kirjoitat yleisen kirjeen, voit kirjoittaa " Kenelle se voi huolestua " tai yksinkertaisesti aloittaa kirjeesi ensimmäisen kohdan kanssa.
Tervehdys: Aloita kirjeesi "Hyvä herra / herra sukunimi". Jos et tiedä työnantajan sukunimiä, kirjoita vain "Hyvä palkkausjohtaja". Jos hakija hakee akateemista ohjelmaa, voit kirjoittaa "Hyvä hakijakomitea".
Johdanto: Selitä suhteesi henkilön kanssa, jolle kirjoitat kirjeen. Voit ilmoittaa, kuinka kauan olet tuntenut henkilön. Sitten selitä, miksi kirjoitat kirjeen. Muista sisällyttää yrityksen nimi, työpaikka, koulu tai mahdollisuus, jota henkilö hakee. Esimerkiksi "olen ollut James Smithin valvoja XYZ-yhtiössä viimeisten viiden vuoden ajan. Olen tyytyväinen voidessani suositella hänelle ABC Companyn päätilintarkastajan asemaa.
Kehon yleiskatsaus: Kirjeessä on erityisiä tietoja hakijan henkilökohtaisista ominaisuuksista (luovuutta, kärsivällisyyttä, luottamusta jne.), Erityisosaamista (erinomaiset viestintätaidot, organisaatiotaidot jne.). Ole mahdollisimman tarkka.
Ensimmäinen kohta: Viitekirjeen ensimmäinen kappale selittää sinun yhteytesi suositelluille henkilöille, myös siitä, miten he tuntevat heidät ja miksi olet valmis kirjoittamaan viitekirjeen suositella työpaikkaa tai tutkijakoulua. Mainitse suhteesi (henkilökohtainen tai ammatillinen), jonka kanssa olet suositellut henkilö.
Toinen kappale (ja kolmas ja neljäs)
Viitekirjeen keskimmäiset kohdat sisältävät tietoja henkilöstä, jonka kirjoitat, mukaan lukien miksi he ovat päteviä ja mitä he voivat osallistua. Tarpeen vaatiessa käytä useampaa kuin yhtä kappaletta. Ole tarkka ja jakaa esimerkkejä siitä, miksi tämä henkilö on pätevä hakija. Jos voit, kerro tiettyjä tapauksia, joissa olet havainnut, että henkilö onnistui käyttämään asemaan tarvittavaa taitoa.
Yritä kuvata ominaisuuksia ja taitoja, jotka liittyvät tiettyyn työhön , kouluun tai tilaisuuteen. Esimerkiksi, jos henkilö hakee työtä johtajana, keskitytään henkilön johtajuuteen ja viestintätaitoihin .
Kirjeen sulkeminen
Sulkemisvaiheessa tarjoa lisätietoja ja lisää yhteystietosi (puhelin ja sähköposti), jotta voit antaa suullisen suosituksen tai vastata tarvittaessa lisäkysymyksiin. Voit myös toistaa, että suosittelette tätä henkilöä "sydämellisesti" tai "ilman varausta".
Allekirjoitus: Lopeta kirje allekirjoitusasi, käsin kirjoitettuasi, jonka jälkeen kirjoitettu nimi. Jos kyseessä on sähköposti, kirjoita vain kirjoitettu nimi ja noudata yhteystietojasi. Näin voit lopettaa kirjeen, jossa esimerkkejä liiketoiminnan sulkemisista.
Suosituskirjeen pituus, muoto ja fontti
Ennen kuin aloitat kirjeen kirjoittamisen: Pyydä hakijaa lähettämään sinulle oma CV, transkriptio, CV tai muu aineisto, joka auttaa sinua kuvaamaan henkilöä tarkasti. Voit myös pyytää selvitystä hänen hakemuksestaan ja tietoja yrityksestä. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä helpompi on kirjoittaa vahva suositus.
Pituus: Suosituskirjeessä on oltava enemmän kuin yksi tai kaksi kohtaa. tämä lyhyt kirjain viittaa siihen, et joko tiedä henkilöä hyvin tai et täysin hyväksy niitä. Haluat kuitenkin säilyttää kirjeen ytimekkäästi ja keskittyä muutamiin keskeisiin kohtiin, joten vältä useamman kuin yhden sivun kirjoittamista. Kolme tai neljä kappaletta, jotka selittävät, kuinka tiedät henkilön ja miksi suositat niitä, on sopiva pituus.
Formaatti: Suosituskirjeen tulisi olla yksi välimatka välissä kunkin kappaleen välissä. Käytä noin 1 "marginaalia sivun ylä-, ala-, vasemmalle ja oikealle ja kohdista teksti vasemmalle (useimpien asiakirjojen kohdistus).
Fontti: Käytä perinteistä kirjasinta , kuten Times New Roman, Arial tai Calibri. Fontin koon on oltava 10-12 pistettä, joten sitä on helppo lukea. Kirjasinkoko on hyvä tapa pitää kirjaimesi yhdelle sivulle.
Muokkaa: Muista lukea kirjeenne ennen sen lähettämistä. Sinulla voi olla joku muu muokata kirjainta, mutta kätkee ehdokkaan nimen säilyttääkseen yksityisyytensä.
Tarkista esimerkki
Hyvä Ms Johnson,
Olen innoissani suosittelemaan Sarah Jonesia digitaalisen markkinoinnin johtajan asemasta Saber Marketing & PR: ssa. A & B Media -yrityksen markkinointijohtajana minulla oli ilo työskennellä Sarahin ohjaajana, kun hän näytti täällä markkinointikumppanina. Vastuullinen, täsmällinen ja erittäin kirkas, Sarah oli yksi A & B Media -yhtiön parhaista lahjakkuuksista, ja olen ehdottomasti hyväksynyt hänen pätevyytensä ja taitotarjontaansa.
Olin jatkuvasti vaikuttunut tietoon, jonka hän toi pöydälle ja hänen omistautuneisuutensa pysytellä uusimman kentän yläpuolella. Sarah yhdistää terävät analyyttiset taidot ja vahva intuitio. Tiesin aina, että voisin luottaa siihen, että hän täyttää määräajat ja ylittää odotuksemme. Hänen kahden vuoden aikana kanssamme hän saavutti lukuisia saavutuksia, kasvatti sosiaalisen median sitoutumistaan 20 prosentilla, laski verkkosivustemme poistumisprosentti 10 prosentilla ja kasvatti sijoituksemme sijoitusta digitaalisiin kampanjoihin 15 prosentilla.
Vaikka Sarahin ammattitaito oli erittäin arvokas A & B Mediaille, hän oli myös hieno joukkueen pelaaja. Optimistinen, mukava ja helppo päästä mukaan, Sarah oli todellinen ilo toimistossa ja edisti monia myönteisiä suhteita osastollamme sekä koko yrityksessä.
Sanoin, että olen erittäin luottavainen minun suositukseni ja uskovat, että Sarah olisi erinomainen sovitus Saber Marketing & PR. Jos haluat kertoa lisää kokemuksistani Sarahin kanssa, lähetä sähköpostia osoitteeseen melissa@abmedia.com tai soita numeroon 555-555-5555.
Ystävällisin terveisin,
Melissa Bradley
Markkinointijohtaja
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Kirjeen muotoilu
Jos lähetät kirjeen työnantajalle tai koululle, muista noudattaa oikeaa yrityskirjeen muotoa . Tämä sisältää luettelon yhteystietosi, päivämäärän ja kirjeen vastaanottajan (tyypillisesti vuokraavan henkilön) yhteystiedot. Sisällytä myös käsinkirjoitettu allekirjoitus fyysisen kirjeen alareunassa.
Jos kuitenkin lähetät tämän kirjeen sähköpostitse, sinun ei tarvitse lisätä yhteystietoja tai päivämäärää kirjeen yläosaan. Sen sijaan luetkaa yhteystietosi sähköpostisi allekirjoituksen jälkeen . Varmista myös, että sinulla on selkeä ja ytimekäs aihealuettelo, jossa luetellaan ehdokkaan nimi, työ, jota he hakevat (tarvittaessa) ja kirjeen tarkoitus. Esimerkiksi otsikkorivi voisi olla seuraava: "Suositus etunimen sukunimestä - Henkilöstöasiantuntija".
Käytä viitemallin mallia
Jos et ole varma, mitä kirjoittaa, käytä viitekirjamallia ja muokkaa sitä sisällyttämällä tiedot. Mallipohja on hyödyllinen tapa nähdä, miten muotoilee kirjeesi ja mitä haluat sisällyttää kirjeeseen.
Voit myös tarkastella näyte-viitetekstejä ideoille siitä, mitä haluat lisätä omaan kirjeeseesi. Muista kuitenkin vaihtaa kirjain niin, että se koskee sitä henkilöä, johon kirjoitat kirjeen.
Lisää näytteitä: viitekirjeesimerkkejä