Paljon yritystoimintaan liittyvää kirjallista kirjoitusta on huono, huonosti kirjoitettu, epäjärjestys, jargonilla täynnä ja epätäydellinen.
Usein se on liian pitkä tai liian lyhyt. Kaikki nämä ominaisuudet vaikuttavat tehottomaan liiketoiminnan kirjoittamiseen.
Olitpa sitten kirjoittamassa myyntiehdotusta, sähköpostisi pomoasi tai ohjelmistopaketin ohjekirjaa, on tiettyjä vaiheita, joiden on oltava tehokkaita. Seuraa näitä viittä vaihetta:
- Järjestä materiaali
- Harkitse yleisöäsi
- Kirjoita ajatuksiasi
- Oikosulje materiaaliasi
- Muokkaa materiaalia
Organisaatio on avainasemassa
Jos et järjestä materiaalia, se ei mene hyvin, eikä ole järkevää. Kirjoittaminen voi olla yksinkertaista tai monimutkaista. Kun kirjoitat sähköpostiviestiä, joka ilmoittaa henkilökunnan kokouksesta, tämä on yhtä helppoa kuin ajatusten kerääminen. Toisaalta sinun on luultavasti kehitettävä monimutkainen ääriviivat valmiiden materiaalien eteen, jos kirjoitat maanjäristyksen tekemän farmaseuttisen tutkimuksen tuloksia. Riippumatta siitä, mihin tehtävään, ilman sopivaa organisaation tasoa (jopa ajatusten järjestämiseen), et voi sisällyttää kaikkea mitä tarvitset tai anna tärkeämpiä aiheita esiin.
Laiminlyönnit tai väärä tarkennus tekevät yrityksestesi kirjoittamisen vähemmän selkeiksi.
Tunne yleisösi
Ennen kuin alat kirjoittaa, ajattele haluamaasi yleisöä. Esimerkiksi yrityksesi uuden 401 (k) -ohjelman esitys voi olla samaa muotoa, kun se annetaan talousjohtajalle ja työntekijöille, mutta siihen sisältyvät tiedot vaihtelevat.
Sinun on myös otettava huomioon sävy. Nopea sähköpostiviesti joukkueellesi, joka muistuttaa heitä vuosittaisesta yrityskutsusta, ei ole samaa kuin yrityksesi vuosikertomuksessa.
Muista myös, että kommunikoit tehokkaammin yleisösi, jos keskityt siihen, mitä haluat heidän kuulemisen sijaan siitä, mitä aiotte sanoa .
Sana hyvistä kirjoituksista
Hyvillä kirjailijoilla on eri kirjoitustyypit. Jotkut mieluummin kirjoittavat kaiken ja palaavat sitten ja muokkaavat sitä. Toiset haluavat muokata, kun ne kulkevat. Joskus heidän tyylinsä vaihtelee sen mukaan, mitä he kirjoittavat.
Kun kirjoitat (tai kun muokkaat), ota huomioon pituus. Käytä tarpeeksi sanoja, jotta merkityksesi olisi selkeä, mutta älä käytä tarpeettomia sanoja vain, jotta se olisi kukkainen. Liiketoiminnan kirjoittamisen on oltava selkeää ja tiivis, ei verbose ja kukkainen. Muista, että kukaan liiketoiminnassa ei ole aikaa lukea muuta kuin tarpeellista.
Toisaalta, älä tee pala liian lyhyt. Sinun on kirjoitettava tarpeeksi niin, että merkityksesi on selkeä eikä sitä ymmärretä väärin. Kuvittele, onko varastopaikka merkitty "käytetty mutta hyvä". Olisi epäselvää, jos tämä tarkoittaisi, että laitetta oli käytetty paljon, tai että laite ei enää ollut uusi vaan silti toimiva.
Muutama lisäsana olisi merkinnyt selkeän merkityksen. Älä myöskään käytä jargonia tai lyhenteitä, koska ne voivat tarkoittaa erilaisia asioita eri lukijoille. Kirjoitustyyliisi riippumatta kaikkien kirjoittajien on tarkistettava ja muokattava kaikkia kirjoitettuja materiaaleja, jopa sähköposteja.
Oikoluku ja muokkaus
Riippumatta kirjoitustyypistäsi, kaikkien kirjoittajien on korjattava ja muokattava kaikkia kirjallisia aineistoja, jopa sähköposteja. Kun olet valmis kirjoittamaan, oikaise työsi. Voit sitten muokata sitä. Oikoluku uudelleen lukee, mitä kirjoitit, jotta kaikki päänne sanat tekisivät sen oikein paperille. Koska aivot toimivat nopeammin kuin sormemme, voit jättää sanat, jättää lopettamisen tai käyttää väärää homonyymiä (esim. "Siellä" sen sijaan, että "heidän"). Oikoluku pitää nämä virheet kiinni. On selvää, että yhden linjan sähköpostin lukitus on helppoa ja vain katselemalla sitä, kun kirjoitat, voi olla tarpeeksi.
Jos kirjoitat kuitenkin käsikirjan, oikoluku on monimutkaisempi ja kestää kauemmin.
Kun olet tarkistanut materiaalin, on aika muokata. Joskus oikoluku ja muokkaus voidaan tehdä samanaikaisesti, mutta se on tehokkaampaa, kun ne tehdään peräkkäin.
Syysi, jonka muokkaat, on korjata tai muuttaa kirjoittamasi materiaalin materiaalin ääni (ja lukea) paremmin. Kun kirjoitat yritystoimintaan, tämä tarkoittaa virheiden korjaamista ja tekstiä niin selkeän ja suppean kuin mahdollista.
Et kirjoita romaania
Kun kirjoitat liikeyritykselle, et kirjoita seuraavaksi "suurta amerikkalaista romaania". Kirjoituksesi on oltava tarpeeksi kuvailevia, mutta sinun ei tarvitse maalata eläviä sanahakuja käyttäen paljon isoja sanoja ja puheen lukuja. Jos tarkoitat "lasirakennuksia", älä kirjoita "lasimaisia domicileja", kirjoita "lasi talot".